Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Информационные системы электронного документооборота, их роль в системе управления. Повышение эффективности организации ООО "Валга" за счет использования информационных технологий при организации документационного сопровождения деятельности менеджера.

дипломная работа , добавлен 13.01.2015


Организационная структура Минского автомобильного завода. Программное обеспечение информационных технологий в системе управления предприятием, функциональные подсистемы. Классификация современных автоматизированных информационных систем управления.

контрольная работа , добавлен 11.11.2010


Нормативно-методическая база организации документационного обеспечения. Термины и определения в делопроизводстве. Делопроизводственные функции системы управления персоналом. Документирование оценки деятельности персонала, организация документооборота.

реферат , добавлен 21.03.2010


Проблемы автоматизации документооборота, бухгалтерского учета и других формализованных процессов управления производством. Современное состояние информационных технологий в России, методы внедрения IT как инструмента управления экономикой предприятия.

курсовая работа , добавлен 02.08.2015


Появление понятия "документационное обеспечение управления". Способы документирования (запечатления информации). Требования к оформлению организационно-распорядительных документов и архивного их хранения. Постановление: оформление и состав реквизитов.

контрольная работа , добавлен 30.12.2012


Понятие информационных систем управления предприятием, оценка их роли и значения, проблемы и задачи в процессе внедрения. Анализ и оценка использования информационных технологий на исследуемом предприятии, разработка путей его совершенствования.

дипломная работа , добавлен 16.02.2012


Значение информационных технологий в управлении предприятием. Характеристика систем автоматизации управления предприятием. Организационная структура ООО "Четыре сезона". Краткий обзор существующих систем. Выбор и эксплуатация информационной системы.

курсовая работа , добавлен 11.01.2011

Управленческая документация является основой деятельности современной организации - в документах сосредоточивается до 85% информационных ресурсов практически любой структуры управления. В связи с этим процессы документирования и документооборота приобрели самодовлеющий характер и требуют собственных автоматизированных систем управления.

За последние 10-15 лет офисная автоматизация пережила революцию в области работы с документами. Если раньше система автоматизации делопроизводства рассматривалась как система автоматизации деятельности преимущественно технического персонала канцелярий, секретариатов, архивов, связанной с подготовкой, регистрацией, перемещением, контролем исполнения и поиском документов, то теперь составлением и пересылкой документов с помощью ПК, объединенных в сети, занимаются сами авторы и исполнители документов. Они теперь являются непосредственными участниками технологий документационного обеспечения - с момента создания документов до контроля исполнения и работы с документным архивом. Система автоматизации документирования и документооборота стала решающим инструментом повышения эффективности труда сотрудников, участвующих в принятии решений, и, соответственно, деятельности организации в целом.

В настоящее время организация, которая хочет получить современные решения по созданию автоматизированной технологии ДОУ, имеет достаточно широкий выбор - от приобретения индивидуально разработанных информационных систем в случае крупных организаций до готовых комплексных систем - для небольших и средних по масштабам организаций.

Организациям, поставившим перед собой цель автоматизировать делопроизводство, приходится решать ряд проблем. Приведем некоторые из них:

В организациях нередко нет четкого понимания того, что собственно следует автоматизировать в технологии делопроизводственных процессов. Сказывается отсутствие специалистов, одновременно разбирающихся в делопроизводстве и хорошо знающих рынок и возможности программных систем в области автоматизации документационного обеспечения управления. Рекламная информация бедна по содержанию и далеко не всегда соответствует истине, отсутствие единой терминологии мешает взаимопониманию заказчика системы и ее производителя и т. д.;

Организации предстоит выработать и осуществить серьезным комплекс мероприятий по упорядочению управленческих процессов и отражающих их процедур делопроизводства. Требуется упорядочить распределение обязанностей, делегирование полномочий, установить четко, кто какие задачи решает и на каком уровне, определить порядок согласования документов, их утверждение и подписание и т. д., т. е. в конечном счете - оптимизировать систему управления;

Организациям при внедрении автоматизации ДОУ необходимо определиться в выборе одного из двух подходов, которые условно документоведы называют «российским» и «западным».

Традиционно российская технология работы с документами пред-полагает три уровня иерархии: руководитель организации - служба делопроизводства - исполнитель. Западные традиции связаны с персональной ответственностью исполнителя за документ и со-ответствующие решения по нему, поэтому содержат два уровня иерархии: руководитель высшего звена управления - исполнитель (менеджер).

Российская традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также детально регламентированной и централизованно контролируемый «доархивный» документооборот. Технология ДОУ во многом закреплена в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях. Производится отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках.

Традиции западного делопроизводства связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово «документооборот»). Регистрация документов производится непосредственно исполнителем, отсутствует централизованный контроль исполнения. Предметом регламентации в традиционных западных системах управления документами является систематизированное хранение уже исполненных документов (подобно отечественному архивному хранению). Именно исходя из такой традиции и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами. Отсюда сложность использования технологий электронного документооборота в российском делопроизводстве на базе западных программных систем. Требуется соответствующая адаптация западных продуктов к российским условиям, сложившимся в течение столетий.

При выборе варианта автоматизации ДОУ организация-заказчик должна сделать выбор между двумя классами систем управления документами - Workflowи Groupware.

Оба класса систем ориентированы на автоматизацию коллективной работы в офисе. Вместе с тем при выборе методологии построения автоматизированной системы в конкретной организации следует учесть, насколько она соответствует принятому в ней стилю управления и системе менеджмента.

Дело в том, что к системам типа Workflow относятся системы, ориентированные на автоматизацию работы целой корпорации (т. е. на совместную работу нескольких рабочих групп), поддерживающие четкое разделение по бизнес-процессам и маршрутизации работ в сети исполнителей. Применительно к документообороту это означает, что соответствующая документация жестко привязана к управленческим процедурам на основе распределения функций между сотрудниками управленческого аппарата. Документооборот в данном случае как бы накладывается на технологические процедуры управления. Системы типа Workflow более приемлемы дня крупных организаций и государственных структур.

К типу Groupware относятся системы, в которых отсутствует жестко заданная схемабизнес- процессов и которые предназначены для функционирования в небольшом коллективе - рабочей группе (5-100 чел.). Элементами Groupware являются электронная почта, база документов, коллективный органайзер.

Выбор организацией автоматизированной системы управления документами в конечном счете должен исходить из состава необходимых требований к предлагаемым на рынке программным продуктам, которые можно свести к следующим характеристикам:

Используемые технологии делопроизводства;

Соответствие основным задачам делопроизводства;

Функциональные характеристики систем (функциональная полнота, открытость и др.);

Программная реализация (поддержка распределенного режима и др.);

Стоимостные показатели.

Выше были кратко охарактеризованы технологии делопроизводства, базирующиеся на российской и западной традициях. Коснемся далее кратко характеристик программных систем соответствующего направления.

Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы на использование в государственных учреждениях и организациях, они сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной структуре управления. Задача таких систем сводится к обеспечению сопровождения бумажного документооборота, снижению трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако данные системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов документирования и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными мостиками для постепенного перехода от бумажных к безбумажным технологиям. К системам автоматизации ДОУ по данной технологии относятся:

Система ДЕЛО (продукт компании «Электронные офисные системы»);

Система «Золушка-\\"1!\и. Служебная корреспонденция (НТЦ ИРМ, Москва).

В подпункте 7.8.4 будут подробнее представлены функциональные возможности систем ДЕЛО.

Программные системы западного направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что в свою очередь предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Основной особенностью «западной» технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем. Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение.

При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры сотрудников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач, в соответствии с ролью каждого работника в той или иной процедуре документооборота организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по структуре организации, т. е. по ее подразделениям и отдельным работникам.

К системам данного направления в Российской Федерации широко представлены следующие три класса автоматизированных информационных систем:

Системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД: «Lan- Docs»- АО «Ланит»; OPTIMA-WorkFlow- компания «Оптима»; «Кодекс» - ГП «Центр компьютерных разработок»; «AquaDoc» - компания «Аквариус Консалтинг» и т. д.;

Системы, разработанные российскими фирмами с использованием технологии LotusNotes: «СompanyMedia» - компания «Интер Траст»; «БОСС-Референт» - компания Ай Ти; «Эскадо» - ЗАО Интерпроком ЛАН и др.:

Русифицированные версии популярных западных систем: «Documentum 4i» - компания Documentum; «DOCSOpen»- компанияHummingbird»; «LotusDomino\ Notes»- корпорация IBN; «DocuLive»- концерн Siemens; «WorkEхpeditor»- корпорация Compaq и т.д.

Для сравнения далее в п. 7.8.4 и п. 7.8.5 приводятся характеристики двух программных систем - «ДЕЛО» и «БОСС-Референт» , ориентированных соответственно на российские и западные технологии документирования и документооборота.

Управленческая деятельность в любой организации также основана на переработке информации и производстве новой информации, что позволяет говорить о наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Оснащение компьютерами отдельных рабочих мест, не принесло желаемых результатов, хотя и ускорило процессы создания и правки проектов документов, уменьшило количество ошибок и улучшило общий внешний вид компьютерной распечатки по сравнению с машинописью.

На этом этапе компьютеризации ДОУ наибольшее значение имеют программные средства автоматизированного рабочего места .

Программные средства любого компьютера подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют:

• тестовые, диагностические и антивирусные программы;
• операционные системы;
• командно-файловые оболочки.

Это программные средства общего назначения, следует отметить тенденцию расширения возможностей следующих поколений операционных систем, в том числе за счет интеграции в них всех перечисленных выше программных средств.

Среди прикладных программных средств , необходимых для компьютеризации документационного обеспечения управленческой деятельности, можно выделить:

• системы подготовки текстовых документов;
• личные информационные системы;
• системы управления базами данных;
• программы по распознаванию текстов;
• программы выхода во внешнюю среду;
• системы обработки финансово-экономической информации;

• системы подготовки презентаций;
• системы управления проектами;
• экспертные системы и системы поддержки принятия решений;
• системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. По своим возможностям они делятся на текстовые редакторы; текстовые процессоры; настольные издательские системы.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он, в основном, для подготовки текстов программ, которые не требуют форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.

Использование для подготовки и печати документа редактора текстов на качественном уровне соответствует использованию электрической пишущей машинки, только более производительной из-за легкости повторения, печати с хранимой в электронной памяти заготовки и возможности, как исправления опечаток, так и частичной переработки текста путем вставки или исключения новых фрагментов.

Из множества имеющихся программ-редакторов можно выделить Norton Editor, Side Kick, Brief, многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit, редакторы Турбо-систем.

Одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие бумажного документа образу копии на экране. Не последнюю роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти, интеграция с другими программными продуктами. У каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программы, в которых возможна настройка интерфейса под свои вкусы и потребности.

Текстовые процессоры имеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Предварительная настройка текстового процессора и принтера, на котором предполагается печатать текст, позволит:

• выводить текст, обеспечивающий заданный вид страницы на экране, давая представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;
• предварительно задавать такие параметры, как абзацные отступы, заголовки, тип и размер шрифта для различных элементов текста, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.д.;
• автоматически проверять орфографию и получать подсказки при выборе синонимов;
• выводить и редактировать таблицы и формулы;
• объединять документы в процессе подготовки текста к печати;
• автоматически составлять оглавление и алфавитный справочник.

Но практически все текстовые процессоры (и их версии) имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, часто не может быть прочитан и, следовательно, отредактирован и напечатан другими. Печать может быть выполнена на принтере любого типа, в том числе и матричном.

В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой необходимо установить особое программное обеспечение - конверторы, обеспечивающие получение выходного файла в формате текстового процессора-получателя документа.

К текстовым процессорам, позволяющим подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги, можно отнести: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Лексикон и др. Однако для большинства офисов системы Word и WordPerfect не нужны: они сложны, содержат много невостребуемых возможностей.

Вторая группа текстовых процессоров имеет существенно меньшие возможности, однако проще в использовании, работает быстрее и требует меньше памяти, ими легче пользоваться. К ним можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Но фактическим стандартом российских офисов стал Microsoft Word, версий 6.0, 97, 2000, 2002.

Настольные издательства готовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Настольные издательства, по сути, являются инструментом верстальщика и предназначены не столько для создания документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Они позволяют легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размеры отступов, дают возможность комбинировать различные шрифты. Тексты, подготовленные настольными издательствами, распечатываются только на лазерных принтерах.

К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows. Освоение сложных в эксплуатации «настольных типографий» вряд ли целесообразно для тех, кому лишь изредка требуется красиво подготовить открытку, письмо или объявление.

Системы Microsoft Publisher, Pageplusfor Windows не предназначаются для получения промышленной полиграфической продукции. Их используют эпизодически, для тиражирования красочных документов в небольшой фирме. Они ориентированы на пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени.

Предложенная классификация систем подготовки текстов во многом условна, т. к. появляются новые усовершенствованные версии, что размывает границы между классами.

Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и, по существу, выполняют функции секретаря или электронного органайзера:

• планирование личного времени на различных временных уровнях с возможностью своевременного напоминания о наступлении запланированных мероприятий;
• ведение персональных или иных картотек с возможностью автоматической выборки необходимой информации;
• соединение по телефонным линиям с ведением журнала телефонных переговоров и выполнением функций, характерных для многофункциональных телефонных аппаратов;
• ведение персональных информационных блокнотов для хранения разнообразной личной информации.

Системы управления базами данных предназначены для создания, хранения и манипулирования массивами данных большого объема. Разные системы этого класса различаются способами организации хранения данных и обработки запросов на поиск, а также характером хранящейся в базе информации. Эти системы работают как на персональном компьютере, так и при работе в компьютерной сети.

Системы обработки финансово-экономической информации предназначены для обработки числовых данных, характеризующих различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составления соответствующих управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Они включают:

• универсальные табличные процессоры;
• специализированные бухгалтерские программы;
• специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

Табличный процессор является обязательной составляющей любого интегрированного офисного пакета или системы:

• Corel Office Professional фирмы Corel;
• Word Perfect Suite for Windows фирмы Corel;
• Works for Windows фирмы Microsoft;
• MS Office for MAC фирмы Microsoft;
• Office Professional for Windows фирмы Microsoft;
• SmartSuite for Win фирмы Lotus.

С появлением операционной системы Windows были разработаны версии табличных процессоров, ориентированных на работу в этой среде: Excel, Lotus, Corel Quattro.

Системы подготовки презентаций предназначены для подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерно подключение к традиционным графике и тексту видео- и аудиоинформации, что позволяет говорить о реализации гипермедиа-технологий.

Сегодня вышеперечисленные программы редко рассматриваются в отрыве друг от друга. Все они входят в состав интегрированных офисных пакетов. Кроме системы подготовки текстовых документов в пакет входит электронная таблица, программа презентационной графики и система управления базами данных (СУБД), личный планировщик и др.

Например, текстовый процессор WordPerfect в настоящее время не продается как автономный продукт, а только в составе пакета Corel Office Professional. На рынке прикладных программных комплексов доминируют три компании: Microsoft, Corel и Lotus. Все они развиваются по общим законам. Прежде всего - это полная унификация: общий пользовательский интерфейс и единообразные подходы к решению таких типичных задач, как управление файлами, редактирование, форматирование, печать, работа с электронной почтой и поиск подсказки справочной системы, интеграция с глобальной вычислительной сетью Интернет.

Программы прикладных комплексов оснащены инструментами для коллективной работы: имеют средства редактирования и сохранения документов основных типов в формате HTML для Интернет.

Офисные системы подготовки текстовых документов предоставляют средства отметки, прослеживания и редактирования исправлений, что значительно упрощает процесс учета мнений коллектива авторов. Для комментирования документа без его изменения имеются примечания. Для внесения изменений непосредственно в текст, служит режим записи исправлений, позволяющий отследить, в каких местах документа текст или графика были добавлены, удалены или перемещены. Среди средств совместной работы можно отметить функцию отслеживания версий и всплывающие окна с именем автора и датой внесения изменений.

При включении компьютера в общую сеть электронная почта и список рассылки позволяют довести информацию до всех корреспондентов. Средство уведомления о вручении, которое встроено в большинство современных почтовых систем, позволяет контролировать время, когда информация действительно была получена, и отслеживать принятие соответствующих мер.

Имеются возможности ограничить круг лиц, имеющих доступ к документу, и права каждого из них по внесению изменений: документ может быть предназначен только для чтения, можно запретить сохранять документ под любым иным именем или изменять его стили, или, наоборот, пользователю могут быть предоставлены полные права доступа.

Так, расширенный выпуск Microsoft Office XP, кроме текстового процессора Microsoft World, содержит:

• табличный процессор - Excel;
• систему управления базой данных - Access;
• личный планировщик - Outlook;
• средство создания презентаций - Power Point;
• систему электронной почты - Outlook Express;
• средство создания web-страниц - Front Page;
• средство обработки фотоизображений - Photo Editor.

Системы управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления предназначены для использования так называемых CASE-технологий (Computer Aid System Engineering), ориентированных на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

Все современные офисные пакеты и операционные системы адаптированы к работе в сетевой конфигурации, на смену автоматизированным рабочим местам пришли информационные технологии.

Информационная технология - это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств.

Каждый конкретный информационный процесс может быть реализован отдельной технологией с использованием своей технической базы, системы управления техническими средствами - для вычислительной техники это программные средства - и организационно-методического обеспечения - правил, инструкций.

Но управленческая деятельность основана на реализации практически всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники. В связи с этим не совсем корректно под современными или новыми информационными технологиями понимаются только компьютерные технологии.

В настоящее время речь идет о структурной человеко-машинной единице управления, которая оптимизируется в процессе работы: возможности компьютеров расширяются за счет структуризации пользователем решаемых задач и пополнения ее базы знаний, а возможности пользователя - за счет автоматизации тех задач, которые ранее было нецелесообразно переносить на компьютер по экономическим или техническим соображениям.

Современные офисные информационные технологии базируются как на персональных, так и на корпоративных компьютерах.

Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также компьютеры Macintosh фирмы Apple.

Корпоративные компьютеры - это многопользовательские вычислительные системы, имеющие центральный блок большой вычислительной мощности со значительными информационными ресурсами, к которому подсоединяется большое количество рабочих мест с минимальной оснащенностью: видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования, устройство печати.

Современная область использования корпоративных компьютеров - реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, организация различных информационных систем, обслуживающих большое количество пользователей в рамках одной функции: биржевые и банковские системы, бронирование и продажа билетов для оказания транспортных услуг населению и т.п.

В настоящее время преобладает тенденция объединения компьютеров и рабочих мест в вычислительные сети различного масштаба, что позволяет интегрировать ресурсы для наиболее эффективной реализации информационных технологий, ведь в качестве рабочих мест, подсоединенных к центральному блоку корпоративного компьютера, могут быть использованы и персональные компьютеры.

Принципиальное отличие компьютерных информационных технологий от ранее существовавших состоит не только в автоматизации процессов изменения формы или местоположения информации, но и в изменении ее содержания.

Можно выделить две стратегии разработки реализации современных информационных технологий в управленческой деятельности.

Первая - информационная технология приспосабливается к организационной структуре в ее существующем виде, и происходит модернизация сложившихся методов работы:

рационализируются рабочие места, происходит перераспределение функций между техническими работниками и специалистами в пользу последних;

происходит оптимизация функций сбора и обработки информации - физический поток документов, с функцией принятия решений - информационный поток;

вопросам коммуникаций пока отводится второстепенная роль.

Вторая - организационная структура модернизируется таким образом, чтобы информационная технология дала наибольший эффект:

основной стратегией являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных;

вводятся новые рабочие места, ликвидируются старые должности, производится запроектированное перераспределение обязанностей практически между всеми сотрудниками фирмы;

разрабатывается новое нормативно-методическое обеспечение по организации документационного обеспечения, проводится сплошное переобучение сотрудников в работе по новым технологиям;

продуктивность организационной структуры возрастает, т.к. перераспределяются архивы электронных данных, снижается объем циркулирующей по каналам документной информации для достижения сбалансированности каждого управленческого уровня и объема решаемых задач.

Итак, первая стратегия ориентируется на существующую структуру и сложившиеся отношения в организации, при этом степень риска от внедрения сводится к минимуму, затраты минимальны и организационная структура не рационализируется; вторая - на будущую структуру, при которой система расширяется строго в соответствии с информационными потребностями, в заданных параметрах, но без учета человеческого фактора. В любом случае меняется подход к использованию компьютерной техники: она становится основой оснащения рабочих мест. За счет универсальности используемых программных средств происходит технологическая, методическая, организационная интеграция информационных систем и процессов.

Создание и внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления преследует достижение следующих целей:

в области обработки документов:

• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
• создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
• обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля исполнения:

• обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
• обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
• сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации:

• обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации ДОУ должно создать аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом предполагается достижение следующих целей:

• единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
• объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
• использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;
• обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

В настоящее время рынок программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота характеризуется следующими особенностями:

1. У фирм-продавцов нет единой терминологии и у многих нет четкого позиционирования своей продукции.
2. У организаций часто отсутствует понимание того, что может и чего не может та или иная система, поскольку трудно разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах: технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, не всегда подчеркивает достоинства именно рекламируемого программного продукта.
3. На предприятиях отсутствует четкое понимание того, что необходимо сделать в части автоматизации документационного обеспечения управления.

Программные системы, реализующие первый вариант стратегии, не ломают российскую технологию, ориентированы на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем - обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. К системам автоматизации данной технологии относятся: «Дело»; «1C: Предприятие» и др.

Основной особенностью программных продуктов западной технологии является моделирование процессов документооборота и настройка уже на эти модели информационных систем. Разработки в ключе данной стратегии ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, ликвидацию промежуточных звеньев документооборота, разработку новых технологий работы с документами. Маршруты движения документов по организации, по ее подразделениям и работникам, формируются администратором системы.

При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются только необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации.

К системам данного направления относятся:

DocsOpen (PC DOCS);

LinkWorks (DEC);

Staffware (Staffware PLS)

Lotus Notes (Lotus-IBM);

система Office Media (Lotus Notes);

комплекс программ «Делопроизводство» (Lotus Notes);

система «Золушка-Кабинет» (Lotus Notes);

решения компании АО «Весть» (DocsOpen);

система «Оптима» (MS Exchange, MS SQL);

Система «Дело» ЗАО «Электронные офисные системы» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система «Дело» обеспечивает выполнение следующих возможностей:

• отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
• единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные документы внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, обращения граждан;
• ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
• направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;
• пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и (или) авторам резолюций;
• регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
• объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
• выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов, ведения справочно-аналитической работы;
• ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
• получение информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
• получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной технологией делопроизводства;
• хранение электронных образов документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечение их из дела;
• протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

Система «БОСС-Референт» компании «Ай-Ти» разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который является средством проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области. Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций, и, в частности, следующим:

учетная обработка всех видов документов . В базах данных можно хранить информацию практически любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль прохождения документов. Система обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа;

уникальность номера . В системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети;

поддержка работы с текстом документа . Возможно включение в документы файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. Notes включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу;

связность документов . Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных;

согласованность с другими подсистемами. Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных;

распределенный документооборот . Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого персонального компьютера до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется;

ограничение доступа . Защита данных реализуется на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ, секция документа и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.

Выбор конкретного пакета программных продуктов (систем) для более или менее полной автоматизации документационного обеспечения управления и их установка в настоящее время не регламентированы. Исходя из своих материальных, финансовых и других возможностей каждая организация сама приобретает их на рынке офисных программных продуктов и услуг. Без серьезного изучения и ознакомления с действующей моделью, на основе рекламных описаний достоинства и недостатки каждой из перечисленных систем в области организации документационного обеспечения управления трудно выяснить.

Для конкретной организации часто важна не вся совокупность потребительских свойств систем, а только некоторые из них. Присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны, разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием, и в каждой из них могут появиться те или иные возможности, отсутствовавшие в более ранних версиях.

Результаты сравнения различных программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах и недостатках той или иной системы. Поэтому при выборе системы автоматизации следует производить:

• оценку рекламируемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации документооборота в конкретной организации, а также желаемой глубины реорганизации сложившихся процессов ДОУ;
• оценку базовых информационных технологий, применяемых в программных продуктах с учетом перспективности их использования, а также прогноза общего развития технологий автоматизации ДОУ на ближайшую временную перспективу;
• тщательное изучение и проверку возможностей системы автоматизации документооборота обеспечить работу в рамках действующего нормативно-правового обеспечения: придания документам юридической силы, сохранения регистрационных баз данных в течение сроков хранения самих документов, своевременный вывод на надежный носитель документов с длительными и постоянными сроками хранения и др.

Внедрение комплексной системы автоматизации документо­оборота можно рассматривать как управленческое нововведение, что позволяет учесть закономерности инновационного процесса и эффективно его организовать.

В зависимости от инновационного потенциала выделяют два ос­новных типа нововведений:

o радикальные (базовые), открывающие принципиально новые воз­можности, вносящие качественные изменения в способы человече­ской деятельности;

o модифицирующие, обеспечивающие улучшение существующих способов и форм работы.

Радикальные и модифицирующие нововведения в процессе управления должны сочетаться. На практике приходится встре­чаться также с псевдонововведениями, которые касаются лишь внешних атрибутов и продиктованы соображениями престижа или рекламы .

В современных условиях внедрение КСД и использование элек­тронного документооборота может рассматриваться как радикаль­ное нововведение.

Нововведения модифицирующего типа появляются чаще ради­кальных и обеспечивают адаптацию к изменяющимся условиям и задачам. Например, частичные улучшения организации управленче­ского труда и документооборота сами до себе дают положительные результаты. Но возможности модифицирующих нововведений огра­ничены и на определенном этапе они уже не в состоянии компенси­ровать потребности организации. И тогда задержка с разработкой и внедрением более масштабных или радикальных нововведений (в нашем случае - комплексная система автоматизации ДОУ) может привести к застою, к снижению эффективности управления.

«Жизненный цикл» комплексной системы автоматизации ДОУ как управленческого нововведения включает в себя следующие стадии: осознание потребности в ново­введении и его разработка; принятие решения о переходе на новую технологию, ее освоение; стабильное функционирование и развитие. Нововведение не будет завершенным, если оно остановилось на какой-либо промежуточной стадии. В конце «жизненного цикла» любого нововведения вновь выявляется потребность в частичных или более масштабных усовершенствованиях.

Инновационный процесс - это прежде всего результат творческо­го решения возникающих проблем. Поэтому стадия осознания потреб­ности в нововведении и его разработки есть в то же время процесс подготовки и принятия управленческих решений, от обоснованности и своевременности которых во многом зависят результаты последую­щих стадий. Реализация предполагаемого нововведения зависит, в частности, и от того, какие методы применялись для сбора и обработ­ки информации, анализа проблемной ситуации, разработки вариантов и выбора решения. Более того, последствия нововведения и особенно­сти его реализации должны анализироваться в ходе разработки и выбора решения. При осуществлении конкретных мероприятий по внедрению управленческих нововведений в сфере автоматизации документооборота предполагается учет взаимосвязей между основ­ными компонентами информационного менеджмента.

Стадия освоения нововведения охватывает период времени, не­обходимый для устранения выявленных недостатков и внесения со­ответствующих изменений. Большое значение на этой стадии имеет контроль за деятельностью работников (например, по соблюдению требований к технологии работы в корпоративной системе докумен­тооборота). Важно, чтобы внедряемая технология документооборо­та применялась ежедневно и возможность возврата к прежней орга­низации работы исключалась (например, ведение рукописных реги­страционных журналов, многократная регистрация документов и т.п.). Здесь требуются инструктаж или обучение сотрудников, под­готовка методических материалов (технологических схем, руково­дства для пользователей и администраторов системы и др.).

Важно также уделить внимание поддержанию и совершенствова­нию нововведения. Иногда через некоторое время после внедрения нововведения наблюдаются попытки вернуться к прежним способам работы (причем вовсе не из-за неэффективности нового). Задача на данной стадии заключается в том, чтобы воспрепятствовать этому, стабилизировать и поддерживать нововведения, а также решить, не требуется ли дополнить или усилить одно нововведение другим

Таким образом, на стадиях внедрения и освоения комплексной системы автоматизации ДОУ может быть период одновременного сосуществования новой и старой технологий (в тех подразделениях организации, которые к системе еще не под­ключены). «Кто кого?» - результат этого этапа зависит от решения ряда организационных вопросов, в том числе формирования необхо­димой нормативно-методической базы. В этих условиях изменяется расстановка кадров, решаются вопросы организации службы сопровождения системы, ее администрирования. Определя­ются порядок подключения пользователей и предоставления им прав пользования системой, решаются вопросы защиты информации.

На каждой стадии инновационного процесса расширяется круг его участников. Так, например, в большой организации внедрение комплексной системы автоматизации ДОУ может носить характер поэтапного подключения к системе сна­чала канцелярии, а затем и остальных структурных подразделений с соответствующим увеличением числа пользователей. Понятно, что максимальный эффект от автоматизированной системы, охватываю­щей документооборот всей организации, достигается лишь тогда, когда все запланированные подразделения будут подключены.

При этом важно иметь в виду, что участники инновационного процесса могут как проявлять инициативу в поддержку управленче­ского нововведения (в нашем случае корпоративной системы авто­матизации документооборота), так и противодействовать его успе­ху. Внедрение корпоративной технологии документооборота, предъ­являющей новые требования к сотрудникам как пользователям сис­темы (в том числе к их квалификации) и позволяющей оценивать их работу с общих позиций, относится к числу таких крупных нововве­дений и трансформаций, которые могут вызывать различную реак­цию на нововведение.

Проблемы внедрения новых технологий не сводятся только к так называемому «психологическому барьеру» и охватывают сферу интересов работников организации (экономических, социальных). Если работник предполагает, что внедряемое новшество уменьшит или вообще сделает невозможным удовлетворение некоторых его потребностей, то он будет высказываться против нововведения. Иногда отдельные сотрудники могут преднамеренно высказываться против нововведения, чтобы повысить свое влияние на остальных.

Отсюда вытекает необходимость учитывать влияние и коллектив­ных, и индивидуальных интересов.

С этой точки зрения важно, чтобы работники осознали, что их выгоды от внедрения КСД и невыгоды от неприятия нововведения превышают выгоду от сохранения прежнего порядка работы.

При внедрении КСД проявляются также аспекты, связанные с корпоративной культурой. Например, если члены организации в течение длительного времени были ориентированы на поддержание существующего порядка работы, а восприимчивость к нововведени­ям и стремление работников к повышению квалификации не явля­лись чертой корпоративной культуры и системы приоритетов в ме­неджменте, то при внедрении нововведений могут возникнуть управленческие проблемы.

Характеристика ряда возможных причин препятствий внедрения комплексной системы автоматизации ДОУ приводится в известной работе М. Саттона, к которым относятся различного рода несоответствия: несогласованность, нерешитель­ность, недоверие, неподготовленность, необъективность, неоргани­зованность, неуверенность, невыполнение функций и т.п.

При внедрении комплексной системы автоматизации ДОУ важно учитывать, что отношение к внедряе­мым нововведениям в значительной мере зависит от следующих их характеристик:

o относительной выгодности (насколько предлагаемое нововве­дение выгоднее в социально-экономическом плане, чем существую­щий порядок работы, насколько оно способствует выполнению целей организации);

o совместимости (насколько данное нововведение совместимо со взглядами и опытом работников - от этого зависит, труднее или легче оно будет воспринято);

o сложности (насколько трудно понять, использовать в работе и приспособиться к предлагаемому нововведению);

o этапности (нововведения, которые можно реализовать поэтапно или с экспериментальной проверкой, будут лучше восприняты) .

От организации информационного обеспечения, формальных и неформальных коммуникаций между работниками по вопросам внедрения нововведения во многом зависит его успех. При внедре­нии системы важно обеспечить работников информацией о преиму­ществах новой технологии (для организации, подразделения, от­дельного работника), продумать систему обучения и наметить этапы внедрения.

Сотрудникам может быть психологически сложно быстро адап­тироваться к новой технологии, особенно если одновременно проис­ходит большое число изменений в привычном порядке работы. По­этому чем большей новизной отличается внедряемая система, тем внимательнее надо относиться к вовлечению персонала в процесс ее внедрения, разъяснению новых возможностей системы и преодоле­нию психологического барьера у части сотрудников. Необходимо спланировать время, необходимое для ознакомления работников, а затем и продолжительность освоения новой технологии работы. Поспешность с внедрением порождает затруднения, связанные с тем, что работники организации не могут приспособиться сразу к большому числу изменений. Чрезмерное же затягиваете этого про­цесса может значительно снизить эффект от нововведения и даже вызвать разочарование в нем. С учетом этих обстоятельств важно при внедрении комплексной системы автоматизации ДОУ разработать и утвердить у руководителя органи­зации план-график подключения подразделений.

Успешность внедрения системы автоматизации документооборота, призванной обеспечивать функционирование организации в целом, зависит от глубины проработки и своевременности решения органи­зационных вопросов на соответствующих уровнях управления. Основополагающую роль играет поддержка внедрения системы руководством организации («принцип первого лица»). При отсутст­вии такой поддержки система вряд ли будет внедрена во всех под­разделениях. Для оперативного регулирования процесса внедрения системы может потребоваться создание постоянно действующего органа (к примеру, комиссии или рабочей группы из представителей подразделений, отвечающих за различные аспекты внедрения - организационный, технологический, программно-технический, кадровый, а также за защиту информации). В задачи службы ДОУ вхо­дит решение кардинальных технологических вопросов, согласова­ние интересов подразделений как пользователей системы, подготов­ка необходимых нормативно-методических документов, разработка классификации документов и ведение справочников системы.

При внедрении комплексной системы автоматизации ДОУ и расширении числа пользователей системы, подключении новых подразделений могут быть полезны следующие подходы:

o начинать с наиболее психологически готовых и квалифициро­ванных сотрудников, используя их пример, опыт и навыки при ос­воении технологии другими сотрудниками;

o внедрять новую технологию в первую очередь в подразделе­ниях, где наиболее очевидны насущная необходимость и эффект внедрения.

Важно отметить, что в современных условиях вряд ли возможно сразу внедрить многофункциональную автоматизированную систе­му для крупной организации. Более приемлемым представляется ва­риант ее поэтапного развития. В противном случае разработка и внедрение системы могут затянуться на длительный период, а пер­воначальные требования могут даже устареть.

На любом из названных этапов может вестись работа по совер­шенствованию технологии документооборота (как традиционной, так и автоматизированной), т.е. применяться модифицирующие но­вовведения.

Как традиционный (бумажный), так и автоматизированный доку­ментооборот требуют постоянного внимания к вопросам его опти­мизации с учетом:

o происходящих изменений в организационной структуре управления, необходимости сопряжения традиционной и автомати­зированной технологий;

o обеспечения организационно-методического руководства и контроля за соблюдением установленных процедур работы;

o развития системы и доработки отдельных ее функций с уче­том новых программно-технических возможностей.

Поэтому проблемы информационного менеджмента не исчерпы­ваются и после внедрения соответствующей компьютерной системы.

Введение

Информационная технология

Механизация

Под

Диалоговые;

Локальные;

Многоуровневые;

автоматизированные системы управления предприятием различаются своей направленностью. Например, для “Бэст” или “Парус-5” приоритетной является сфера торговли; “Инфософт” – один из лидеров в области автоматизации учета на производстве. Кроме того, существуют универсальные “системы управления предприятием”: “Парус-4”, “Инфин”, “Абакус”, БОСС”, “Галактика”, “Supermanager-6-7” и др.

Однако целью настоящей статьи является оценка возможностей систем по автоматизации кадрового документооборота, причем лишь наиболее перспективных, принадлежащих к системам четвертого поколения.

Интегрированная система М-2 основана на применении современных технологий. М-2 представляет собой единый программный комплекс на основе централизованной корпоративной базы данных. В то же время открытость системы М-2 позволяет использовать уже существующие базы данных предприятия с интеграцией в единый комплекс, а также современные программные пакеты (Microsoft Office 97).

Система М-2 разработана на основе сервера баз данных Oracle 7.3, что обеспечивает высокие скоростные характеристики и высокую степень надежности и защиты данных. Клиентские места разработаны на программной системе Delphi 3.0 и могут функционировать в операционных системах Windows NT или Windows’95.

Принципиальное отличие интегрированной системы от сколь угодно сложного комплекса АРМов состоит, прежде всего, в идеологии проектирования. АРМы проектируются как автоматизация существующих рабочих мест, и в дальнейшем осуществляется их увязка между собой. При этом, естественно, подобная информационная система может реализовать только те управленческие технологии, которые имелись на предприятии на момент ее создания, поскольку само проектирование модулей осуществлялось исходя из конкретных существующих рабочих мест.

Интегрированная система проектируется сразу как единый комплекс, ориентированный на современные управленческие технологии; рабочие места создаются на втором этапе в уже созданной интегрированной среде.

Кроме того, АРМы, созданные в рамках архитектуры файл-сервер, не отвечают современным требованиям ни по скоростным характеристикам, ни с точки зрения безопасности и надежности систем. При этом следует отметить, что работа, которая была проведена по созданию АРМов, не пропадет. Во-первых, многие элементы созданных рабочих мест могут быть использованы в качестве модулей для создания рабочих мест в рамках новой системы, особенно если учесть, что проектирование рабочих мест занимает, по крайней мере, 50 % времени их создания. Во-вторых, у пользователей появились навыки работы с компьютерами, без чего невозможно внедрить никакую систему. В-третьих, в рамках этой работы сформировались кадры программистов, знающих специфику предприятия, которые также понадобятся при написании рабочих мест в среде новой интегрированной системы. Поэтому вложения в прежние разработки, безусловно, окупятся. В отличие от комплекса АРМов, при внедрении интегрированной системы происходит не просто автоматизация имеющихся рабочих мест, а осуществляется реконструкция всей системы обработки информации с проектированием новых рабочих мест применительно к новым технологиям.

Одновременно с внедрением системы М-2 производится обучение специалистов с выдачей им соответствующих сертификатов. Подготовленные таким образом специалисты получают право на создание собственных модулей в системе М-2, а также изменение существующих модулей в рамках, оговоренных сертификатом. Таким образом, предприятие не попадает в зависимость от фирмы – разработчика системы и способно поддерживать функционирование системы самостоятельно.

Система корпоративного учета NS2000 отвечает требованиям функциональной полноты и является лауреатом шестого Международного конкурса программного обеспечения в области финансов и бизнеса. Система спроектирована и разработана с использованием средств BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.

Схема комплекса, таким образом, представляет собой набор модулей, все они могут быть сгруппированы по трем основным направлениям: управление, финансы, логистика.

В состав системы R/3 входит модуль “Управление персоналом Oracle Applications” (Oracle Human Resources), который позволяет добиться максимальной отдачи от сотрудников за счет эффективного набора персонала, управления кадрами, обучения, оплаты труда и планирования карьеры. На сегодняшний день в своем классе продуктов модуль “Управление персоналом Oracle Applications” является одной из наиболее функционально полных систем для организации работы отдела кадров современного предприятия.

Его использование позволяет решать следующие задачи:

· планирование организационных изменений, включая моделирование структурных и должностных иерархий организации;

· планирование структурных подразделений, описание разряда, должности, позиции, ведение справочников и т. д.;

· персональный учет сотрудников и кандидатов с полной записью их профессиональных качеств (для оптимального использования трудовых ресурсов), данных для начисления зарплаты, данных об использовании рабочего времени, послужного списка сотрудников, потребности в повышении квалификации и результатов обучения сотрудников;

· анализ и ведение отчетности по типовым государственным формам, по нестандартной отчетности при помощи средств разработки Oracle, оперативный анализ данных и поддержку принятия решений.

Системе “Orakl-Кадры” присущи все достоинства предыдущих систем. Однако она имеет и ряд дополнительных преимуществ. В системе предусмотрена возможность работы с системой баз данных (штатные сотрудники, уволенные сотрудники, архив, кадровый резерв, временные сотрудники и т. д.), что значительно сокращает время обработки запросов. Вторым несомненным преимуществом является содержимое учетной карточки, включающей 102 темы (согласно постановлению Госкомстата карточка должна содержать не менее 55 тем).

Предусмотрена возможность произвольной модификации штатного расписания с автоматическим подсчетом вакансий, а также развитый модуль обработки нерегламентированных запросов. В системе предусмотрены процедуры ведения табеля (персонального и на подразделение) с автоматическим контролем отпусков, командировок, материальной помощи и т. п. Только в некоторых системах имеется наличие всех обязательных разделов кадрового учета, но только в системе “Orakle-Кадры” они имеются в полном объеме. Поэтому с учетом приемлемой ее стоимости (до 500 долл.) можно утверждать, что в настоящее время указанная система является лидером среди систем автоматизации деятельности предприятий, включая все функции автоматизации кадрового документооборота.

Система автоматизации деловых процессов (САДП) - это класс программных продуктов, автоматизирующих описание и выполнение произвольных бизнес-процессов (полностью или частично), при этом документы, информация, задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с заданными правилами. Основным понятием САДП является поток работ (workflow).

Workflow является системой обеспечения выполнения потоков работ, в рамках процессного управления. Автоматизация деловых процессов невозможна только с помощью внедрения учетной системы, поскольку в подобных системах не решается вопрос взаимодействия между участниками учетных процессов. Подобные проблемы также призваны решать системы класса BPMS. «ПитерСофт: Управление процессами» на платформе 1С - пример программного продукта класса BPMS, который реализован с целью решения вопросов взаимодействия между участниками бизнес-процессов.

Также САДП система является подмножеством систем электронного документооборота (СЭД).

Введение

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации.

Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Главным направлением усовершенствования ДОУ, приспособления ее к современным условиям стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами.

Предлагаемое учебно-методическое пособие разработано в соответствии с рабочей программой дисциплины «Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле» направления подготовки «034700 Документоведение и архивоведение» (6 семестр, бакалавр). Целями освоения данной дисциплины являются: умение создавать локальную нормативную базу документационного обеспечения управления и архивного дела, а также умение документировать управленческую информацию, рационализировать документооборот, технологии обработки документов с целью их сохранности и передачи на хранение.

Тема 1. Основные термины и понятия

Основополагающие термины и понятия: механизация и автоматизация, информация, информационные технологии, компьютерные технологии, компьютеризация и информатизация, автоматизированные информационные системы

Управленческая деятельность любой организации основана на обработке поступающих официальных документов независимо от способов их получения и видов носителей, а также производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего пользования в самой организации, так и для внешнего.

Поступающие документы с помощью специальных технологий преобразуются в информацию, необходимую для достижения определенного результата. Само понятие «технология» используется в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе. В сфере документационного обеспечения управления, учитывая специфику информационных процессов, на которых оно основывается, технология документационного обеспечения управления определяется как система методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.

Технологии документационного обеспечения управления в соответствии с различием информационных процессов подразделяются на:

· технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

· технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;

· технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из ее внутренней структуры;

· технологии обработки документной информации и накопления документов;

· технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

Информационная технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.

Под информационными и коммуникационными технологиями предлагается понимать комплекс объектов, действий и правил, связанных с подготовкой, переработкой и доставкой информации при персональной, массовой и производственной коммуникации, а также все технологии и отрасли, интегрально обеспечивающие перечисленные процессы.

Информационные технологии стали активно использоваться благодаря компьютеризации предприятий. Под компьютеризацией понимается процесс внедрения компьютерной техники, обеспечивающей автоматизацию информационных процессов и технологий.

Компьютеризация позволяет говорить о двух комплексах мероприятий: механизации и автоматизации процессов, связанных с ДОУ.

Механизация делопроизводственных процессов представляет собой применение технических средств для выполнения операций по документированию и организации работы с документами. Цель механизации делопроизводства заключается в передаче выполнения нетворческих (вспомогательных) операций техническим средствам.

Под автоматизированной информационной технологией (АИТ) управления понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.

По степени охвата задач управления автоматизированные информационные технологии подразделяются на следующие группы: электронная обработка данных; автоматизация функций управления; поддержка принятия решений; электронный офис; экспертная поддержка.

По классу реализуемых технологических операций АИТ можно разделить на: системы с текстовым редактором; системы с табличным процессором; системы управления базами данных; системы с графическими объектами; мультимедийные системы; гипертекстовые системы.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии делятся на:

Пакетные (централизованная обработка);

Диалоговые;

Сетевые (многопользовательские).

По способу построения сети АИТ можно разделить на:

Локальные;

Многоуровневые;

Распределенные.

Тема 2 Основные этапы в истории автоматизации ДОУ и архивного дела

2.1. Автоматизация работы с документами как неотъемлемая часть автоматизации управленческих процессов.

2 .2. Первый этап (1960-е – 1970-е гг.) – концепция автоматизированных систем управления (АСУ). Создание и внедрение систем обработки документов в рамках АСУ. Вычислительные центры коллективного пользования. Первые информационно-поисковые системы (ИПС). Частичная автоматизация некоторых делопроизводственных и архивных функций.

2.3. Второй этап (1980-е – начало 1990-х гг.) – разработка технологических решений на базе ПЭВМ. Создание и развитие концепции автоматизированных рабочих мест (АРМ). Появление возможности комплексной автоматизации ДОУ и архивного дела. Разработка специализированного программного обеспечения.

2.4. Третий этап (1990-е гг. – настоящее время) – широкое внедрение и использование новых информационных технологий, в которых сочетаются средства вычислительной техники, связи и оргтехники. Комплексная автоматизация всех этапов документооборота и архивного хранения документов.

Необходимость автоматизации делопроизводства обусловлена стремительным совершенствованием технологии производства компьютеров, программных средств, повсеместному внедрению информационных технологий. Под автоматизацией традиционно понималось вытеснение рутинного механического труда, «высвобождение» работников. Однако снижение затрат является не главной задачей автоматизации. Основная цель автоматизации – приобретение новых качеств управления, получение эффективного управления. Такая концепция автоматизации предполагает реорганизацию управления и перепроектирование информационной системы.

Автоматизация ДОУ и архивного дела началась в 1960-е годы XX века. Автоматизации предшествовал этап механизации, который начался в конце XIX в.. В период с конца XIX в. до 1950-х гг. механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д.

Первый этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем – АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ), а также с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства.

Автоматизированная система управления (АСУ ) - комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. Создателем первых АСУ в СССР является доктор экономических наук, профессор, член-корреспондент Национальной академии наук Белоруссии, основоположник научной школы стратегического планирования Николай Иванович Ведута.

Важнейшая задача АСУ - повышение эффективности управления объектом на основе роста производительности труда и совершенствования методов планирования процесса управления.

Период второй половины 1980-х – 1990-х гг. – связан с началом стихийной компьютеризации, сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы. В 90-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на бумажных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных. Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.

На современном этапе состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

Наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

Созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

Расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

Включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.

Комплексная автоматизация всех этапов документооборота и архивного хранения документов включает в себя: автоматизацию работы с документами, автоматизированные рабочие места, электронные офисные системы.

В федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» говорится, что развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающие значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота». Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная автоматизированная система (далее АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, дающая пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время. Современные системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) позволяют решать полный комплекс задач делопроизводства:

Организация полного и удобного учета и обработки всей входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.

Сохранение всех документов, связанных с деятельностью организации более удобным и рациональным способом, позволяющим быстро найти любой необходимый документ при наличии соответствующих прав доступа.

Отслеживание состояния каждого документа, маршрута его движения, а также взаимосвязь с другими документами.

Обеспечение выполнения своевременных требований обработки документов.

Современные системы автоматизации делопроизводства позволяют построить полноценную систему управления процессами обработки документов и контроля за их выполнением. САДД охватывает все процессы создания, обработки, тиражирования, передачи и хранения документов, а так же автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства. Жизненный цикл документа, от создания до его списания в дело или уничтожения, представляется в виде последовательных стадий, каждую из которых документ проходит на протяжении определенного промежутка времени. Системы автоматизации делопроизводства позволяют автоматически фиксировать переход документа из одной стадии в другую.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации. Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.