1. Автосекретарь - это тот голос, который звонящий слышит первым, набрав номер вашей компании. Автосекретарь приветствует дозвонившегося и помогает проникнуться симпатией и доверием к вашей компании. Например, текст для вашего автосекретаря может звучать так:

Пример

Здравствуйте. Вы позвонили в компанию "название компании". Ваш звонок очень важен для нас. Пожалуйста, дождитесь ответа оператора. Мы работаем с 10:00 до 19:00 по будням. Оставайтесь, пожалуйста, на линии. Вам ответит первый освободившийся оператор.

2. Interactive Voice Response (сокращённо IVR) - можно перевести как Система предварительно записанных голосовых сообщений. После того, как звонящий услышал автосекретаря, тот же самый голос предлагает следующие варианты действий: если вы знаете то, нажмите 1, если это – 2 и так далее. Вы можете сообщить о все ваших офисах, рассказать об акциях или информировать о часах работы. В конце обязательно дайте дозвонившемуся возможность переключиться на оператора, нажав, например 0. Человеку необязательно слушать весь список предложений, у него есть возможность поговорить с живым человеком. Опросы показали, что людям не нравится долго ждать ответа, а нажав определённую клавишу они могут найти то, что им нужно. Обязательно запланируйте этот пункт, когда делаете .

Пример

Здравствуйте. Благодарим за звонок в компанию "название компании". Пожалуйста, переведите Ваш телефон в тональный режим или дождитесь ответа оператора. Чтобы связаться с отделом продаж нажмите 1, с технической поддержкой 2, или оставайтесь на линии и мы ответим на любой ваш вопрос.

3. Ожидание на линии - теперь, когда звонящий ожидает ответа, у вас есть возможность продать ему какую-то услугу или продукт. Вы можете превратить время ожидания в продажу. Напишите три или четыре «вежливых сообщения» (о том, сколько осталось ждать или что вы рады его звонку) и такое же количество продающих сообщений - чередуйте их, в то время как человек ждет на линии. В то время когда звонящий ожидает ответа, вы можете мягко напомнить им, что цените их время и выбор. «Вежливые сообщения» нужны чтобы успокоить звонящих пока они ждут. И кстати, у вас есть слушатель поневоле! Это самое лучшее время чтобы сообщил ему о каком-либо специальном предложении.

Пример

Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию "название компании". Ваш звонок очень важен для нас. К сожалению, все операторы заняты. Пожалуйста, оставайтесь на линии. Вам ответит первый освободившийся специалист.

4. Голосовая почта - возможно, вам понадобится голосовая почты компании. Голосовая почта - будет работать как универсальное приветствие для любых сообщений, которые люди оставляют за пределами личной голосовой почты. Давайте представим, что ваш клиент позвонил после окончания работы и нет никого кто бы мог ему ответить.

Пример

Вас приветствует компания "название компании". Спасибо за Ваш звонок. Мы работаем с 10:00 до 19:00 по будням. К сожалению, сейчас мы не можем ответить на ваш звонок, так как вы позвонили в нерабочее время. Пожалуйста перезвоните в будние дни, или оставьте голосовое сообщение после сигнала.

Быть или не быть?

Голосовое меню (IVR) - это система сообщений, которая автоматизирует общение с абонентами. Да-да, это то самое записанное приветствие, которое проигрывается абоненту, когда тот набрал номер телефона компании , и затем помогает ему выбрать необходимый отдел.

1.Оптимизация времени клиента и компании. Время на поиск необходимой информации снижается, стоит только абоненту набрать добавочный номер и попасть к нужному специалисту. Компания также решает вопрос с временем - абонент не висит долго на телефоне и не занимает линию.

2. Повышение имиджа компании. Вовремя проигранное голосовое сообщение - это простой способ повысить имидж компании. Согласитесь, одно дело набрать номер телефона и слушать долгие гудки, гадая, отошла ли секретарша на обед или же компания прекратила свою работу. И совсем другое выслушать по телефону подробную инструкцию, куда следует нажать, чтобы попасть на нужный отдел.

Запись голосового приветствия обычно делегируется компании, которая предоставляет услуги телефонии. Но существуют и агентства, которые предоставляют услуги записи приветственных слов. В этом случае уже сразу на сайте можно выбрать диктора, который должен проговорить желаемый текст, и создать сообщение (можно даже обратиться за помощью в его составлении).

В мире меню

Как вы понимаете, по желанию можно записать любое голосовое приветствие. На него можно наложить музыку, а перед началом проиграть отрывок песни. Что можно сообщить в голосовом приветствии? Мы выделили несколько наиболее часто встречающихся примеров:

1. Приветствие для компании с несколькими офисами.

“Здравствуйте! Вы позвонили в компанию “Ромашка”. Чтобы соединиться с одним из наших салонов, нажмите 1. Чтобы узнать часы работы наших магазинов, нажмите 2. Если Вы хотите соединиться с центральным офисом, нажмите 3. Если Вы хотите работать в нашей компании, нажмите 4. Если у Вас есть замечания или пожелания, нажмите 9. Если Вы знаете внутренний номер абонента, введите его прямо сейчас в тональном режиме. Напоминаем, что с целью улучшения качества обслуживания все разговоры записываются”.

2. Приветствие для компании с одним офисом.

“Вас приветствует фирма “Чайный дом”. Для получения общей информации о компании нажмите 51. Для соединения с отделом продаж нажмите 52. Для соединения с финансовым отделом нажмите 11. Если у Вас остались вопросы, пожалуйста, оставайтесь на линии для соединения со специалистом”.

3. Приветствие-инструкция.

“Для повторного прослушивания сообщения нажмите 1. Для возврата к менеджеру - 2”.

4. Информирование о работе в праздничные дни.

“Здравствуйте, вы позвонили в “ООО”. К сожалению, в выходные наш офис не работает. Вы можете сделать заказ на сайте. Чтобы прослушать инструкцию о том, как сделать заказ, нажмите 1. Чтобы оставить факс, нажмите 2. Для того, чтобы прослушать информацию об акции, нажмите 3. Для того, чтобы узнать график работы офиса, нажмите 4”.

5. Просьба подождать ответа.

“Здравствуйте, Вас приветствует компания “Ромашка”. Пожалуйста, дождитесь ответа оператора”.

6. Благодарность за звонок и просьба оставаться на линии.

“Спасибо за Ваш звонок. Оставайтесь, пожалуйста, на линии. Вам ответит первый освободившийся оператор. В целях улучшения качества обслуживания все разговоры записываются”.

7. Навигация для возврата в меню.

“Чтобы вернуться в предыдущее меню, нажмите звездочку. Или оставьте сообщение после звукового сигнала”.

8. Отправка факса.

“Чтобы отправить факс, нажмите 0”.

9. В случае когда все специалисты заняты.

“В данный момент все специалисты заняты. Пожалуйста, оставьте свое имя, номер телефона, и мы перезвоним Вам в ближайшее время. Спасибо”.

10. О важности звонка.

“Ваш звонок очень важен для нас. Пожалуйста, оставайтесь на линии”.
Голосовое приветствие - это как визитная карточка компании. Оно знакомит с компанией и показывает ее реальное отношение к клиенту. Не будет приветствия, не будет и контакта с покупателем, а значит, и потенциальной продажи.

Корректно составленное голосовое приветствие позволяет создать положительное впечатление на позвонившего клиента, показать весь профессионализм компании! Сделайте действительно правильно - успех обеспечен! Статья подробно рассматривает особенности вопроса.

Задумайтесь, является ли ваше сообщение на автоответчике лаконичным, информативным и грамотным?

Да, несомненно, стандартная запись приветствия на телефон
«Привет, вы позвонили Джорджу. К сожалению, я сейчас не могу подойти к телефону. Пожалуйста, оставьте мне сообщение после сигнала, и я обязательно вам перезвоню… »
все так же эффективна, но есть несколько деталей, на которые следует обратить внимание при составлении приветствия. К таким нюансам стоит отнести длину сообщения и то, что необходимо сказать абоненту.
Давайте рассмотрим тонкости составления записи на автоответчик для личного использования и для офисного.

Оптимальная длина телефонного приветствия

Запомните, запись автоответчика не должна быть длиннее 20 секунд. В подавляющем большинстве случаев 10-20 секунд будет более чем достаточно, чтобы предоставить абоненту всю необходимую контактную информацию и поблагодарить его за звонок.
Основные критерии для создания сообщения довольно просты. Так, в обязательном порядке включите в приветствие следующие части:

- быстрая благодарность за звонок. Каждый человек может быть занят и если вам звонят, то абонент заинтересован в разговоре и готов уделить время общению с вами. Не стоит принимать звонок за должное!
- электронный адрес или запасной номер телефона. Неплохим решением будет также настроить переадресацию вызовов;
- время, когда вы сможете перезвонить;
- уведомление, в котором говорится о вашем длительном отсутствии в офисе и что на звонок может ответить один из подчиненных;
- указания абоненту. Вы можете попросить человека оставить сообщение, перезвонить позже или отправить письмо на электронную почту.
Многие подумают, что все перечисленное не получится включить в 20 секунд, но будьте уверены, это более чем реально. Главное – делайте сообщение максимально простым и понятным.

- запись голоса на телефон может быть длиннее указанного выше диапазона. Но используйте это только в редких случаях, к примеру, когда необходимо направить абонента к определенному сотруднику или в определенный отдел;
- у вас должно быть голосовое сообщение для рабочего времени и периода, когда рабочий день закончился;
- при возможности используйте ведомственные сообщения.

Примеры приветствий для домашнего автоответчика

Все еще не знаете, с чего начать? Приведем несколько примеров, чтобы помочь вам:

- «Здравствуйте! Вы позвонили в "Доставку цветов по городу". Просим прощения, что не можем ответить на звонок. Пожалуйста, оставьте свою контактную информацию, и мы обязательно вам перезвоним. Спасибо и хорошего дня! »
- «Благодарю за звонок! Вы позвонили Джиму из IT-отдела. Если вы слышите это сообщение, то сегодня я занят больше, чем обычно. Пожалуйста, оставьте свой номер и назовите свое имя, и я перезвоню вам в течение рабочего дня. Если это срочно, то пришлите письмо на почту доставка@цветовпогороду.ком Спасибо !»
- «Вы позвонили Максу. Я сейчас не в офисе и вернусь завтра, в четверг, 23 февраля. Чтобы оставить свое сообщение перейдите в голосовое меню , нажав 0. Приношу свои извинения за любые неудобства !»

Примеры голосовых сообщений для офисной мини-АТС

Голосовое меню:

«Спасибо за то, что позвонили в страховую компанию «Омега». Мы предоставляем коммерческим предприятиям и их сотрудникам страховку, требуемую государственными, местными, окружными и федеральными правилами. Чтобы позвонить в call центр и поговорить с агентом о существующем полисе, нажмите 1. Если вы только подаете заявку на получение страхования и вам нужна помощь, нажмите 2 .»

Сообщение-приветствие:

«Вы позвонили в отдел возврата денежных средств. Вы можете вернуть непонравившийся или неподходящий товар, используя прилагаемый RMA. Если вы желаете поговорить с нашим представителем, то, пожалуйста, оставьте свой номер, назовите свое имя и мы вам в скором времени перезвоним. Спасибо за звонок! »

Если у Вас возник такой вопрос, значит Вы думающий человек и это статья создана для Вас! Говорить о том, зачем Вашему бизнесу нужно голосовое приветствие не имеет смысла, Вы это и сами прекрасно понимаете. В двух словах это способ создать имидж серьёзной организации, а также возможность распределить по отделам входящие звонки от Ваших Клиентов для того чтобы разгрузить операторов. Ниже Вашему внимание мы предложим коротенький список из нескольких основных и дополнительных моментов, о которых Вам нужно помнить при составлении сценария для голосового приветствия.

Основные моменты:

1. Идентификационная часть

Пример: «Вас приветствует Компания Деловой Звук»

2. Идентификация направления деятельности (не обязательно)

Пример: «У нас Вы сможете заказать любую аудиопродукцию!»

3. Запись звонков (не обязательно)

Многие думают что фраза «в целях повышения качества обслуживания все разговоры записываются» это имиджевый инструмент. Это не так! Данная фраза это скорее юридический аспект, который необходимо соблюсти, если разговоры с Вашими Клиентами действительно записываются, помните об этом!

4. Добавочный номер (не обязательно)

Если у Вас предусмотрен набор внутренних номеров сотрудников, скажите об этом как можно раньше, чтобы те кто звонят Вам не первый раз и хотят пообщаться с конкретным специалистом и знают его номер, не ждали окончания приветствия и оператора. Ведь многие Клиенты на «Вы» со сложной техникой и большинство из них ждут этой фразы для того чтобы набрать заветный внутренний номер!

Пример: «Если вы знаете внутренний номер сотрудника, наберите его в тоновом режиме

5. Распределение между отделами (не обязательно)

Если у Вас есть отделы, сделайте небольшое голосовое меню, в котором укажите цифры для соединения с тем или иным отделом. Кстати иногда этот инструмент используют для создания имиджа крупной Компании и, в общем-то, это работает! Не забывайте варьировать слова, идущие перед предложением каждого отдела, не допускайте частого дублирования одинаковых слов. «Для связи с отделом 1, для связи с отделом 2, для связи с отделом 3…» - это не очень красиво!

Пример: «Чтобы сделать заказ или получить консультацию, нажмите 1

Для связи с сервисной службой, нажмите 2

Хотите обсудить Ваш текущий заказ? нажмите 3

Для соединения с бухгалтерией, нажмите 4»

6. Переключение на оператора

В конце любого голосового приветствия должна быть предложена возможность переключиться на оператора. Традиционно в большинстве случаев для переключения на оператора используют клавишу «0», это традиция также полезна для тех, кто в самом начале, не собираясь слушать весь текст приветствия, нажимает «0» в надежде пообщаться с оператором. Кстати называется «оператор» у Всех по разному. Подберите для своей Компании правильный вариант: оператор, специалист, менеджер, секретарь, администратор, сотрудник и т.д. Пример:

Пример: «Для связи с оператором нажмите 0 или оставайтесь на линии. В ближайшее время Вам ответят»

7. Факс, автоответчик

Конечно факс уже давно вышел из моды и мало кем используется, но если Ваша Компания является исключением в этом вопросе, не забудьте указать какую клавишу нужно нажать для того чтобы отправить факс! А что касается автоответчика, то он полезен в основанном для тех Компаний, у которых операторы долго берут трубку, в таком случае Клиент оставляет сообщение с контактами и ему перезванивают.

Пример: «Для того чтобы отправить нам факс, нажмите 3, Если хотите, Вы можете оставить нам голосовое сообщение, для этого нажмите 4 и говорите после сигнала. Не забудьте оставить Ваши контакты, и мы сами перезвоним Вам!»

Пример: «В целях повышения качества обслуживания все разговоры со специалистами нашей Компании записываются»

8. Нерабочее время

Не забудьте сделать сценарий приветствия для нерабочего времени, в котором укажите часы работы Вашей Компании. И, например, дайте возможность оставить Вам голосовое сообщение с контактами, для того чтобы Вы сами перезвонили Клиенту в рабочее время, не многие этим воспользуются, но не стоит забывать, что Клиенты бывают разные, кому-то это обязательно придётся по духу.

Пример: «Вас приветствует Компания Деловой Звук. Сейчас мы не можем ответить на Ваш звонок, так как Вы позвонили в нерабочее время. Мы работаем с понедельника по пятницу с 9 до 20 часов, в субботу и воскресенье с 10 до 20 часов. Если Вам будет удобно оставить нам голосовое сообщение, нажмите 4 и говорите после сигнала. Мы Вам обязательно перезвоним! Спасибо!»

Все, что было перечислено выше – это сводка основных моментов, на которые стоит обратить Ваше внимание при написании текста телефонного приветствия, но это ещё не всё! Есть ещё моменты, о которых также не стоит забывать при составлении сценария приветствия. Хотите сделать максимально качественное голосовое приветствие ? Читайте продолжение ниже!

Дополнительные моменты:

1. «Ваш звонок очень Важен для нас»

Данная фраза уже настолько шаблонна и повседневна, что, по сути, перестала нести за собой истинный смысл, в связи с чем мы рекомендуем не использовать её в своих приветствиях. В случае долгого ответа, она вообще может вызвать негативный оттенок, мол: «если звонок так Вам важен, почему трубку не берете 10 минут?» Также избегайте в своём приветствии всевозможных неприятных слов, фраз и форм, например «к сожалению, мы не можем ответить на Ваш звонок» к чему это сожаление?

2. «Чем короче, тем лучше»

Если есть возможность «не раздувать» Ваше приветствие, то оставьте его коротким, это самое лучшее решение, однако по тем или иным причинам далеко не все Компании могут себе это позволить.

Пример: «Вас приветствует Компания Деловой Звук. Для соединения с оператором нажмите 0 или оставайтесь на линии, мы ответим Вам в ближайшее время!»

Пример: «В целях повышения качества обслуживания все разговоры со специалистами нашей Компании записываются»

3. Правильно подберите стиль

Стиль Вашего голосового приветствия должен определяется Вашей Целевой Аудиторией. К примеру, если Ваша аудитория это серьёзные бизнесмены, то, соответственно, стиль приветствия должен быть строгим и серьёзным. А если Ваша аудитория творческие молодые люди, сделайте что-нибудь яркое, прикольное и лёгкое. Ваши Клиенты сразу поймут, что Вы знаете, как им угодит c первых секунд.

Пример: «Юхууу, а вот и мы. Клоуны для Вашего праздника! Нажимайте кнопочку 0 и сейчас с Вами будет говорить наш разговорчивый клоун Митька»

Также как и стиль, имеет смысл подбирать голоса дикторов под Вашу аудиторию. Чаще всего действует такая закономерность - если Ваша основная Целевая Аудитория женщины, то приветствие приятным, мужским голосом ей понравится больше, и наоборот, если Вам чаще звонят мужчины, пусть на приветствии они услышат завораживающий, женский голос. Однако есть еще принцип подбора, когда руководствуются направлением деятельности, к примеру, Компания продает двигатели или специализированные запчасти, в этом случае для приветствия лучше использовать брутальный мужской голос. А если вдруг Вы хотите произвести впечатление крупной успешной Компании, будет наиболее актуально использовать голос какого-нибудь известного диктора . Это произведёт правильное впечатление на Ваших Клиентов!

5. У Вас есть иностранные Клиенты?

Если среди Ваших Клиентов имеются или планируются иностранцы, то обязательно нужно сделать дублирование Вашего приветствия на родном языке Ваших Клиентов. Также помимо основного предназначения, английский дубляж часто используют как имиджевую составляющую, дабы создать впечатление крупной и серьёзной Компании.

Примеры автоответчика на русском языке:

Все варианты бесплатны. Каких-то специальных знаний не требуется, нужно лишь внимательно прочитать инструкцию к каждому способу.

В закладки

У всех способов есть плюсы - это бесплатно и просто. Но и минус - непрофессиональный голос или роботизированная речь.

Как записать автоответчик своим голосом

Приложения для записи

Микрофоны в современных телефонах хорошо записывают звук для нашей цели. Важно знать, в каком приложении писать голос, какая должны быть громкость, где лучше акустика для записи. Тем, у кого IPhone, рекомендую встроенные приложения «Диктофон» или TW Recorder . В последнем регулируется громкость звука, которым вы записываете. Тем, у кого «Андроид», советую Smart recorder .

Приложения для записи автоответчика

Как правильно записывать

Микрофон. Важно правильно определить, где находится микрофон в вашем телефоне. Запишете мимо микрофона - звук будет плохим. Держите телефон на уровне губ.

Расположение микрофона в телефоне

Расстояние. Записывайтесь на расстоянии 5–10 сантиметров. Слишком далеко отнесете микрофон от губ – запись будет с сильным эхом. Слишком близком поднесете телефон – звук будет бубнящим.

Угол. Не говорите прямо в микрофон телефона, лучше делать это чуть мимо. Когда вы записываетесь чуть мимо, вы не задуваете микрофон, и все взрывные звуки -п, -б звучат мягче.

Правильное и неправильное положение телефона

Уровень звука . Некоторые приложения показывают уровень звука. Следите, чтобы уровень не поднимался выше отметки -1.

Уровень звука в приложении

Выбирайте небольшие комнаты для записи. Хотя микрофон в телефоне небольшой, но эхо и гул комнаты он уловит. Пишитесь в углу, там, где много мягкой мебели, одежды. Идеальное место - шкаф с одеждой. Ванные комнаты, длинные коридоры, лестничные площадки не годятся.

Формат файла

После того как вы записали приветствие, его нужно перевести в формат вашей АТС. Два самых популярных формата - mp3 и wav. Для mp3 выберите битрейт 128 kpbs, для wav - 8 Khz, 8 bit. Чтобы не устанавливать дополнительные программы, воспользуйтесь онлайн-конвертерами, например: audio.online-convert Если нужен специальный формат или не получается переконвертировать звук, напишите мне на почту .

Пример автоответчика: запись на IPhone SE

Как бесплатно записать автоответчик роботом

Минус этого способа - роботизированная речь. Звонящий сразу услышит, что это синтезированный голос. Оригинальности в записи голосового приветствия добиться не удастся: такие голоса звучат однообразно. Давайте разбираться в нюансах записи такого приветствия.

Онлайн-сервисы

С помощью сервиса speech2go можно озвучить текст автоответчика мужским или женским голосом. Сразу скажу, что мужской голос там звучит лучше. Сервис стоит недорого: одно приветствие обойдется примерно в 100 рублей. Если не смущает музыка на заднем фоне, то короткий автоответчик вы получите бесплатно.

При регистрации дают 2 кредита бесплатно. 200 знаков - 1 кредит.

Вид сервиса Speech2go

Пример автоответчика: сервис Speech2go

Гугл-переводчик

Еще один бесплатный способ. Главные минус - Гугл не понимает, куда падает ударение, и предлагает только один вариант. Алгоритм работает хуже, чем у speech2go, но зато он полностью бесплатный.

После того как робот прочитал ваш текст, его нужно сохранить. Для этого установите дополнение для Chrome Audio Prime . Скачайте готовый файл и устанавливайте на автоответчик.

Озвучивание текста приветствия в Google translate

Пример автоответчика: Google translate