Доверенность на получение почтовой корреспонденции. Работа интернет-магазинов с "Почтой России"
В деятельности российских компаний все еще трудно отказаться от услуг Почты России. Интернет-магазины отправляют покупки, другие фирмы направляют официальные письма и исковые заявления. Отделения государственной компании открыты в самых отдаленных населенных пунктах, в которых нет даже магазинов или офисов Сбербанка. Юридическим лицам заключить договор с Почтой России – это значит, существенно сэкономить и оптимизировать свое взаимодействие с организацией-монополистом.
Преимущества для корпоративных клиентов
Государственная монополия предлагает фирмам стать ее корпоративными клиентами. На официальном сайте организации по адресу pochta.ru/support/corporate-services/become-corporate-client находятся условия заключения соглашения.
Стороной его смогут стать как компании, так и индивидуальные предприниматели. Там же можно войти в личный кабинет и воспользоваться опцией управления услугами.
Преимуществами в общении с организацией, беспечивающей граждан и рганиации связью, доходящей в самые глухие уголки, для корпоративных клиентов становятся:
- опция по выбору удобного места и времени для отправки своей корреспонденции. Нет необходимости стоять в очередях. Для юридических лиц, заключивших соглашение об абонентском обслуживании, предусмотрены отдельные сотрудники и стойки;
- тарифы, за счет большего объема оказываемых услуг, более выгодные, чем при разовом взаимодействии;
- больший чем у конкурирующих курьерских служб, опыт работы с корреспонденцией в международном сообщении;
- оплата услуг с расчетного счета.
Справка: Все крупные государственные компании системно работают таким образом, отправляя наиболее срочные письма при помощи экспресс-доставки.
Как заключить договор на обслуживание
Чтобы заключить договор с Почтой России, потребуется предоставить менеджеру, обслуживающему клиентов из корпоративного сектора и предпринимателей, определенный пакет документов, в который входят:
- копии учредительных документов;
- копии свидетельств;
- свежая, не позднее месяца, выписка из ЕГРЮЛ;
- подтверждение полномочий исполнительного органа.
Сотрудник почты, скорее всего, потребуетине копии с нотариальным заверением, а выписку – с печатью налоговой. По согласованию верность всех документов, кроме выписки, получится подтвердить, поставив на них штамп «Копия верна», печать предприятия и подпись руководителя компании. Чтобы менеджер связался для заключения договора, необходимо оставить заявку по адресу: oneclick.russianpost.ru. Потребуется ввести:
- реквизиты фирмы;
- вид собственности (частная, государственная)
- данные контактного лица (телефон и электронную почту);
- требуемые услуги (почтовые отправления, экспресс-письма – ЕМС, посылки);
- потребность в рекламных услугах;
- потребность в абонировании ящиков.
На основании введенных данных будет сгенерирован проект договора. Договор, предлагаемый Почтой России, изменению не поддается. Он утвержден на уровне ее корпоративного руководства в статусе обязательного к применению. Внести свои условия в него невозможно. Поэтому следует учитывать, какие преимущества получает новый клиент, и к каким вопросам необходимо отнестись максимально внимательно.
Порядок взаимодействия: личный кабинет
Заключение договора сразу оборачивается рядом преимуществ для фирмы или предпринимателя. Личный кабинет Почты России для юридических лиц позволяет отслеживать трек пути своих писем в режиме онлайн, не тратя время на переход на специальный сервис. Фирма, подписавшая соглашение с Почтой, получает возможность использовать ряд предлагаемых ей сервисов. Отправка корреспонденции может происходить не только в офисах монополиста, если это предусмотрена договором, машина с фирменной маркировкой прямо из здания клиента заберет предназначенные к пересылке письма и бандероли.
Интересно: Оплата всех услуг производится с расчетного счета организации на счет почты, но некоторых случаях при выходе за пределы месячных лимитов, допустима оплата превышения при помощи корпоративной кредитной карты.
Нюансы
При общении с монополистом необходимо предусматривать возникновение стандартных сложностей. Письма иногда идут медленнее, чем предполагается, но эту проблему легко решить, отметив в своем договоре потребность в услугах экспресс-доставки.
При этом обновленный пакет предложений гиганта сделал возможным воспользоваться новыми интересными опциями, среди которых:
- верифицированная отправка электронных сообщений. Текст письма сохраняется в виде pdf-документа, который подписывается электронной подписью. Отчет о его доставке фиксируется почтой и может являться доказательством в суде;
- доставка корреспонденции в офисы контрагентам не по общим правилом, а с помощью курьеров. Это позволяет существенно сократить время обмена официальными документами;
- письма может получать от имени компании ее представитель без доверенности, если его данные конкретно указаны в договоре;
- в рамках единого соглашения можно отправить почтовый перевод или прибрести марки, причем при необходимости именно представители почты наклеят марки на конверты и бандероли. Перечень услуг получится корректировать и дополнять уже после оформления соглашения.
Важно: Услуги оплачиваются только авансом, за каждый следующий месяц.
Почта России для юридических лиц не является единственной возможностью рассылки корреспонденции. В стране работают экспресс-почта, курьерские службы и транспортные компании, каждая из которых может оказать те же услуги быстрее и иногда дешевле. Но, как показывает практика, такое решение выгодно для разовых отправлений. При массовых и систематических рассылках альтернативы Почте России не существует.
Многие компании хотели бы заключить прямой договор с Почтой России и оплачивать услуги по безналичному расчету. Наша компания не исключение. Наш офис находится в Москве.
Итак, задача номер один - как найти офис Почты России в Москве, где можно заключить Договор на оказание услуг. Чего проще - на сайте Почты России есть телефон для связи, звоним. Музыка современная, девушки отвечают приветливые, но не владеющие информацией, по этому постоянно меня куда то переключали и при переключении телефон слетал - далее все по новой. На выяснение вопроса где офис Почты России ушло три дня. Но у нас нервы крепкие!
По прошествии трех дней мне попалась более информированная сотрудница, которая сообщила мне, что я должен отправить письмо на адрес [email protected] и ждать. От одела продаж должен поступить ответ. Ждем! Через три дня поступило письмо с кучей бланков и документов, которые необходимо заполнить! Понимаем, Почта России организация огромная, забюрократизированная... Заполнили, отправили... Ждем. Через четыре дня пришло подтверждение, что все хорошо. В письме указан адрес: Москва, Мясницкая, 26. Значит вот он - вожделенный адрес!
В 2017 году в Почте России прошла реорганизация и, если раньше в каждом районе Москвы было отделение, где можно было заключить Договор с Почтой России, то теперь все только на Мясницкой, 26. И на всю Москву на обработке Договоров сидит три человека.
Выводим тонну документов в двух экземплярах. Один из документов оказался с одним и тем же именем, значит его выводить не обязательно... Поехали на Мясницкую, 26. Приехали, а это огромное здание со множеством входов и, как всегда, никто не знает, где принимают документы. Побегав пол часа, я таки нашел неприметное здание во дворе. На картинке я его отметил - возможно Вам это пригодиться, чтобы не бегать и не искать!
Поднимаюсь на второй этаж, нахожу нужную комнату и нужного сотрудника. Передаю документы. Оказалось, что я не вывел тот самый документ, с одинаковым названием и он таки нужен! Очень сильно попросил и сердце почтового сотрудника дрогнуло! Сотрудница по моей просьбе вывела недостающий документ и приняла в работу.
Через две недели мы получили сообщение о том, что Договор заключен. Приезжайте! Приехали, забрали. Нас проинформировали, как получать счета на оплату. На электронный адрес необходимо отправить запрос в файле excel и через три дня получите счета на оплату. Причем получить надо отдельно два счета, один на услуги связи, второй на франкировку. О каком то личном кабинете на сайте, где можно наблюдать за своим балансом и текущими делами в Почте России только улыбаются, но как то нервно улыбаются!
В прошлом году в Почте России прошла реорганизация и если раньше можно было отправлять письма по безналу с любого отделения связи, то теперь в каждом округе Москвы выделены несколько отделений связи, которые работают с юридическими лицами. Мы выбрали одно такое отделение. Я пришел знакомиться. Начальник отделения встретила меня настороженно, но консультацию я получил и пошел формировать первую отправку.
Со второго раза приняли документы на отправку писем. Сейчас отправляем письма регулярно и без проблем.
Итог всей этой операции:
- Чтобы заключить Договор с Почтой России нужно много терпения и свободного времени.
- С экономической точки зрения оказалось вполне выгодно. Полный комплект документов Почта предоставляет.
Почта России предлагает специальные условия для корпоративных клиентов - ими могут стать как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели.
Преимущества «корпоративного клиента» Почты России:
- удобное время и место сдачи почтовых отправлений
- выгодные тарифы
- большой опыт работы с международными отправлениями
- безналичная форма оплаты услуг.
Для заключения договора нужно предоставить документы.
Для юридического лица:
- копии учредительных документов (устав, договор об учреждении, учредительный договор)
- копию свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц; свидетельство о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица
- копию выписки ЕГРЮЛ, выданной не ранее чем за 6 месяцев до предполагаемой даты заключения договора
- копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе
- копию документов, подтверждающих полномочия единоличного исполнительного органа (решение учредителя/акционера, протокол общего собрания акционеров/участников, Приказ о назначении)
- доверенность (в случае если со стороны контрагента договор будет подписывать лицо, не являющееся единоличным исполнительным органом), а в случае если доверенность выдана в порядке передоверия, доверенность лица, выдавшего доверенность в таком порядке.
- копию лицензии контрагента, если деятельность, осуществляемая по договору, подлежит лицензированию.
Предоставляемые копии должны быть заверены нотариусом или органом, выдавшим документ. При отсутствии надлежащим образом заверенных документов и необходимости срочного заключения договора допустимо предоставление копий, заверенных подписью лица, являющегося исполнительным органом контрагента, и печатью контрагента, за исключением выписки из ЕГРЮЛ, а также доверенности.
Для индивидуального предпринимателя:
- копию всех страниц паспорта либо другого заменяющего его документа индивидуального предпринимателя.
- копию свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (ИП ОГРН).
- копию выписки из ЕГРИП, выданной не ранее чем за 6 месяцев до предполагаемой даты заключения договора.
- копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
- доверенность, если лицо, подписывающее договор, действует по доверенности.
- копию справки об открытых счетах (для удостоверения открытого в банке расчетного счета, зарегистрированного на ИП).
Копии документов должны быть заверены нотариусом или органом, выдавшим документ. При отсутствии заверенных надлежащим образом документов и необходимости срочного заключения договора можно предоставить копии, заверенные подписью и печатью индивидуального предпринимателя, за исключением выписки из ЕГРИП.
В 2016 году Почта России предлагает юридическим лицам заключить договор на корпоративное обслуживание. Преимущества работы по этому соглашению очевидны:
- предоставляется возможность забирать, а также оставлять заказы на доставку писем и других почтовых посылок в офис предприятия или наоборот из офиса;
- выделяется определенное время и специальное место чтобы сдавать отправления почты;
- если нужно, операторы подбирают удачный пакет услуг, который станет для организации самым выгодным;
- юридическое лицо имеет право выбора как рассчитываться за услуги, предоставляемые почтой России – в наличной или безналичной формах оплаты.
Особенности составления договора с Почтой России
Почта России, прежде всего, работает с юридическим лицом, хотя обслуживает и индивидуальных предпринимателей. Договор заключается только по факту отправки заявки, описанной в письменном виде. Все возможные виды договоров можно изучить на официальном сайте, который предлагает Почта России.
Чтобы претендовать на договор с Почтой России, юрлицу нужно собрать такой список документов:
- бумаги, в которых идет речь о полномочиях лица, которое ставит свою подпись под именем контрагента;
- ксерокопии лицензионных документов контрагента, если, конечно, для функционирования предприятия нужны специальные лицензии;
- ксерокопии учредительных бумаг – это может быть устав организации или учредительное соглашение;
- ксерокопии удостоверения ФНС РФ, по которому становится понятно, что объект состоит на учете в налоговой.
Что касается индивидуальной предпринимательской деятельности, такой договор, по сравнению с юридическим лицом, составляется согласно другому перечню бумаг:
- Ксерокопия удостоверения о прохождении госрегистрации.
- Ксерокопия удостоверения ФНС РФ, где указано, что объект поставлен на учет в налоговой инспекции.
- Ксерокопия паспорта физлица, являющегося предпринимателем. В случае кражи паспорта или его непреднамеренной утери в территориальном отделении милиции нужно взять временную справку, где указываются те же данные, что и в паспорте.
- Ксерокопия доверенности, если лицо, фиксирующее в конце договора свое согласие, выступает от другого физлица. Доверенность должна быть заверенной нотариусом, иначе бумага по закону остается недействительной.
- Выписка с перечнем открытых счетов.
- Выписка из Единого госреестра об индивидуальном предпринимательстве обратившегося на Почту России клиента.
Почему юрлицу выгодно составлять договор с Почтой России
Сервис, предлагаемый Почтой России в рамках услуги «Комплексный сервис 3-в-1», помогает юрлицам справиться со следующими задачами:
- повышает качество обслуживания юридических клиентов;
- ускоряет процесс доставки;
- разгружает занятость почтовых работников в отделениях Почты России;
- в разы уменьшает скопления людей в почтовых отделениях;
- лучшим образом справляется с поступающим потоком корреспонденции.
На сегодняшний день Почта России предлагает свои услуги более 100 000 постоянных клиентов, в данном случае речь идет только о юридических лицах. Больше компаниям не нужно беспокоиться о том, чтобы выстаивать длинные очереди для отправления важных деловых писем, все это делают сотрудники Почты России. Также прямо из офиса они заберут любые бандероли, заполнят нужные формы, бумаги и самостоятельно зафиксируют знаки почтовой оплаты для пересылки по территории страны.
Договор, заключаемый с юридическим лицом, выгоден организации в связи с тем, что теперь у ее работников появляется возможность:
- Экономить время на ведении диалога с курьерской службой.
- По-прежнему продолжать отправлять нужный объем корреспонденции.
Какие документы обрабатывает Почта России в рамках соглашения о новой услуге?
- Движение карточек.
- Распределение писем.
- Отсылка бандеролей.
- Отправление «первого класса».
- Отсылка «мультиконвертов».
Все эти манипуляции проводятся в отношении как внутренних, так и международных отправлений.
Дополнительные характеристики услуги
В компетенции юридических лиц выбрать самый удобный формат обслуживания, к примеру, соглашение, действующее один месяц, с обозначенным графиком прибытия работника Почты России в офис компании вплоть до нескольких раз за неделю. Также это может быть единоразовая помощь сотрудника-курьера, явившегося в офис по оставленной в телефонном режиме заявке.
Если клиент крупный и значительный, договор подписывается с учетом еженедельных постоянных отправок достаточного количества корреспонденции, это выгодно организации, если руководство:
- не желает тратиться на взятие на работу дополнительного персонала, оплаты автотранспорта;
- отказывается нести временные потери относительно правильного заполнения почтовых бланков.