Если в день вам приходит более 50 писем, прочитать каждое внимательно сложно. Какие-то послания остаются без ответа, какие-то исчезают в корзине неоткрытыми. Если вы чистите почту без системы, всегда есть шанс пропустить что-то действительно важное. «Секрет» узнал, как предприниматели и топ-менеджеры справляются с массой входящих писем, и сформулировал основные правила работы с почтой.

Выбирайте время и расставляйте приоритеты

Алексей Горбунов Генеральный директор консалтинговой компании SQ-Team

Письма я делю настройками на четыре категории: они сортируются автоматически, а после этого я к каждой применяю свои правила. На письма от сотрудников и клиентов я трачу один час в день: если ответ не требует больше минуты, пишу его сразу. Если нужно больше пяти минут или письмо является не первым и не вторым по этой теме - перехожу в телефонный режим общения или назначаю встречу. Есть письма не от сотрудников и клиентов, а от третьих лиц, направленные лично мне. На них я выделяю 30 минут в неделю и стараюсь реагировать в конце текущего дня. Другие полчаса в неделю я посвящаю четвёртой категории писем - это рассылки, подписки, предложения, письма незнакомых мне людей, выходит 600–700 сообщений. Из них я читаю только те, что заинтересовали меня заголовком.

Руслан Фазлыев Основатель платформы для электронной коммерции Ecwid

Самое простое, что можно сделать с почтой, - не отвечать на неё. Не всё на свете требует реакции. Но если я всё же отвечаю на почту, то стараюсь делать это в определённое время суток, не отвлекаясь больше ни на что. Пользуюсь такой хитростью: когда нужно разгрести ящик из пары сотен писем за день, вначале фильтрую его по типичным контактам и отвечаю подряд на все письма одного контрагента. Так мозг не меняет контекст и можно ответить на всё сильно быстрее.

Создайте шаблоны

Инна Алексеева Генеральный директор PR-агентства PR-Partner

У меня есть несколько приёмов, которые помогают здорово сэкономить время на чтение и ответы. Если я вижу холивар коллег, партнёров, подрядчиков в почте, то читаю только последнее письмо, остальные не открываю. Для ответов на стандартные письма - резюме по рекомендации, первичные запросы клиентов, запросы на расписание тренингов, вопросы о покупке книг - широко использую шаблоны писем на русском и английском, их у меня порядка 20 штук. Также я использую три разных шаблона подписи на русском, английском и немецком языке.

Используйте приложения

Алексей Жебелев Сооснователь интернет-магазина путешествий Onlinetours.ru

За годы работы я попробовал несколько почтовых клиентов: Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird, но в итоге вернулся к веб-интерфейсу Gmail. Клиенты не справляются с моим архивом почты, который за три года работы в аккаунте вырос до 97 Гб. Из приложений для Gmail хочу отметить сервисы ActiveInbox и Boomerang for Gmail . Первый научил меня держать ноль писем во входящих - сейчас я обхожусь без него, но на старте он очень удобен. Второй имеет несколько интересных функций: можно отложить отправку исходящего письма или на время убрать входящее сообщение из ящика. В Boomerang for Gmail я использую напоминание в тех случаях, когда контрагент мне не ответил в определённый срок, хотя должен был. Моя маленькая мечта - отправка автоматического напоминания контрагенту о том, что пора ответить, пока такого приложения я не нашёл.

Свяжите почту с электронным ежедневником или CRM

Алексей Бессарабский Руководитель отдела маркетинга телекоммуникационной компании «Манго телеком»

Ящик с входящими письмами я держу пустым: часть писем удаляю, на часть сразу отвечаю, если это занимает не более нескольких минут, а остальные письма превращаю в задачи или в материалы для чтения. Для этого нужно выбрать программу отслеживания задач и сбора информации: мой выбор - Asana и Evernote. Чтобы письмо превратить в задачу Asana, я просто пересылаю его на специальный адрес. Чтобы добавить заметку в Evernote, использую плагин в Outlook - заметку из письма можно создать одним кликом на соответствующую кнопку - или пересылаю письмо на специальный адрес, если нахожусь не в Outlook. Я не использую сортировку писем по проектам в почте - это намного эффективнее делается в менеджере задач, с расстановкой приоритетов, сроков и ответственных. Ещё у меня есть папка для временного хранения писем, которые нужно некоторое время иметь под рукой: на них я обычно ставлю напоминания со сроками.

Откажитесь от переписки по почте с некоторыми адресатами

Михаил Любачев Гендиректор компании по разработке и производству изделий из кожи Liubachev Manufacturing Co

Я постоянно использую электронную почту для работы с моими партнёрами, поставщиками, юристами и бухгалтером. Основной недостаток электронной почты - это поиск писем и приложений к ним: для того чтобы найти одно письмо с договором или счётом, приходится тратить много времени: например, такие письма часто отправляют без заголовков. Поэтому несколько месяцев назад я перевёл всю работу с бухгалтером в Staply . Это веб-приложение, которое организовывает информацию автоматически и позволяет выделить файлы или ссылки в потоке сообщений. Тестирование продолжается уже несколько месяцев, и пока всё нравится. Теперь найти какой-нибудь документ стало проще - достаточно зайти в группу и включить фильтр по файлам. В ближайшее время планирую перевести ещё несколько партнёров с электронной почты на Staply, но есть и сложности - довольно сложно уговорить людей перейти в новую систему. Все привыкли к электронной почте, к тому же интерфейс Staply выполнен на английском языке, и поэтому некоторые партнёры не торопятся регистрироваться.

Первое: не начинайте день с электронной почты. Дайте себе хотя бы час работы с задачами и только потом займитесь письмами.

Второе: работайте с почтой по часам и приучитесь делать это не больше двух часов в день. Представьте, что вы забежали в офис на два часа, потому что нужно ехать в аэропорт и в отпуск. Что будет сделано? Самое важное! Я оповещаю об этом всех, кто мне пишет, таким автоответом: «Привет! Если вы получили это письмо, будьте уверены на 100%, я получил ваше. Я проверяю почту в 14:00 и в 16:00. Если вы прислали мне счёт или спешите сообщить что-то срочное, пожалуйста, позвоните на мобильный. Спасибо!»

Третье: разделите почту на две части - входящие и архив. Непрочитанные письма лежат во входящих, остальные - в архиве. Множество папок создают хаос: однажды я видел сотню папок в электронной почте. Про себя я называю их «папки, которые создаются, но никогда не используются». И пора привыкнуть раз и навсегда: красивый и аккуратный архив в электронной почте и документах невозможен. Для этого вам придётся нанять отдельного архивариуса.

Если вы не знаете, что такое электронная почта, то самое время в этом разобраться. На самом деле здесь, как и в случае со многими другими современными технологиями, связанными с компьютерами и интернетом, очень легко провести параллель с реальной жизнью. Думаю, все имеют представление о том, что такое обычная почта. Собственно, предназначение у нее практически такое же, как и у электронной, отличается лишь способ реализации поставленной цели.

Если не углубляться в детали, то можно дать следующее определение. Электронная почта (емайл) — это система для обмена электронными сообщениями (письмами). Вы можете получать электронные письма, отправлять их, пересылать, хранить, сортировать, в общем, делать с ними все, что угодно. А разве обычная почта создана не для того же? Вот только письма в случае с ней являются не электронными, а настоящими. Из этого вытекает основное различие между ними и в тот же момент недостаток электронной почты : по ней нельзя пересылать реальные вещи, можно только виртуальные в виде электронных файлов. К примеру, по электронной почте можно отправить фотографии, музыку, текст, но нельзя одежду, бытовую технику, косметику. Но прогресс не стоит на месте, кто знает, может, когда-нибудь и такое чудо станет возможным. Как считаете? Пока что в это слабо верится конечно же. Несмотря на свой существенный недостаток электронная почта имеет ряд серьезных преимуществ перед обычной.

Преимущества электронной почты

• Удобство . Для того чтобы отправить письмо не нужно идти на почту, не надо даже выходить из дома, достаточно иметь компьютер и выход в интернет.
• Экономия времени и оперативность . Электронные письма доставляются за считанные секунды, лишь иногда бывают несущественные задержки.
• Бесплатность . За отправление писем посредством электронной почты не нужно платить ни копейки.
• Функциональность . Электронные письма можно сортировать любым удобным для вас способом, разбивать по папкам, оформлять, отсылать сразу нескольким адресатам, к ним можно прикреплять практически любые файлы, будь то музыка, фото или даже копии документов.

Это лишь небольшой список самых основных преимуществ электронной почты, на самом деле их гораздо больше. Каждый пункт можно смело разбивать на один и более подпунктов. К примеру, существует множество специальных приложений как для компьютеров, так и для мобильных устройств, которые заметно облегчают работу с почтой. Разве это не преимущество? Его можно одновременно записать в такие пункты, как функциональность и оперативность. Другие плюсы вы обязательно найдете для себя сами в процессе работы с электронной почтой. Поверьте, их будет немало.

Тысячи людей теряют драгоценное время на походы в почтовые отделения, а все потому, что не знают, как создать электронную почту. А ведь сделать это проще простого. Существует множество бесплатных почтовых серверов. Их функционала хватит с лихвой, чтобы удовлетворить потребности большинства пользователей. Приведу в качестве примера те почтовые сервисы, которыми пользуюсь я: mail.ru, yandex.ru, gmail.com и rambler.ru. Подробно останавливаться на каждом из них смысла нет. Нужно лишь сказать, что все эти сервисы оправдали доверие к себе временем и качеством своих услуг. Лично я для себя выделил yandex.ru и gmail.com .

Мое знакомство с электронной почтой началось с rambler.ru около восьми лет назад. Тогда она являлась гораздо менее функциональной и удобной, чем сейчас. Завести ее мне помог мой друг. Потом я открыл для себя почтовый сервис от яндекса и чуть позже также начал пользоваться почтой от гугла и майла. Радует то, что все эти сервисы постоянно обновляются и совершенствуются. Можете смело выбирать любой из предложенных, не промахнетесь.

Я покажу вам, как завести электронную почту, на примере yandex.ru. В принципе, вне зависимости от сервиса нужно проделать практически одинаковые несложные шаги. И так, приступим.
Шаг первый — заходим на сайт www.yandex.ru.
Шаг второй — нажимаем «завести почтовый ящик» в левой части сайта под логотипом Яндекса, как показано на рисунке.

Шаг третий — после этого вам нужно будет вбить свои имя и фамилию, а также логин и нажать кнопку «далее». Особенно внимательно отнеситесь к графе «логин», так как адрес вашей электронной почты будет иметь вид логин@yandex.ru. К примеру, если вас зовут Иван Иванов, то очень логичен будет такой адрес электронной почты: [email protected]. Только не забывайте, что кроме вас сервисом пользуются еще тысячи человек, поэтому самые легкие и запоминающиеся адреса уже давно заняты, как и тот, который я привел в качестве примера, придется немного усложнить адрес электронной почты или же придумать свой уникальный.

Шаг четвертый — на данном шаге нужно придумать и подтвердить пароль, чем сложнее он будет, тем лучше; выбрать секретный вопрос или задать свой собственный и вписать ответ на него, это вам понадобится в случае потери пароля; вписать другой емайл (необязательно) и вбить номер своего мобильного телефона, чтобы можно было восстановить пароль в случае, если вы его забудете; после чего будет необходимо ввести символы с картинки и нажать кнопку «зарегистрировать».

Шаг пятый — после того как вы проделаете эти несложные шаги, вас поздравят с успешной регистрацией и предложат указать свой пол и дату рождения, жмем кнопку «сохранить» и начинаем пользоваться почтой от яндекса.

Создание электронной почты на Яндексе разобрали, теперь давайте поговорим о том, как ей правильно пользоваться. Скажу сразу, ничего сложного в этом нет, интерфейс очень простой и понятный, как и в любых других почтовых сервисах. Основную площадь занимают входящие письма, в которых указаны имя отправителя, тема и начало сообщения. Слева расположено небольшое меню, в котором можно переходить во входящие письма, отравленные, черновики и так далее. Можно производить поиск по письмам, используя форму справа. Нажимаем кнопку «Написать» (обведена красным кружком).

Собственно, здесь тоже все легко и понятно. В графе «кому» вводим адрес получателя или несколько адресов через запятую, в графе «тема» вводим тему, к примеру, «по работе» или «предложение», можно также оставить поле пустым, ниже набираем текст письма, после чего нажимаем «отправить» . Вот и все, дело пары минут. К письму можно также прикрепить файлы (архивы, фотографии, документы) при помощи кнопки в левом нижнем углу, сохранить его как черновик, чтобы отправить позже, также там находятся пункты, которые при необходимости можно отметить галочками, расписывать что к чему смысла нет, так как там все предельно понятно. При помощи меню справа можно оформить письмо, проверить на орфографию и перевести текст на необходимый язык. Сказать честно, я этим функционалом практически никогда не пользовался. Ну что, сложно? Думаю, нет. По крайней мере, гораздо легче, чем идти в почтовое отделение, стоять в очереди, заполнять анкеты и так далее.

Заходим в «настройки» в правом верхнем углу. Может быть, я уже немного надоел вам этой фразой, но я снова ее повторю: не будем останавливаться на каждом пункте подробно, здесь и так все предельно понятно. Скажу большее, скорее всего вы даже не будете пользоваться большей частью настроек. Я, к примеру, несколько лет, пользуясь электронной почтой, даже не заходил сюда, пока мне не понадобились некоторые дополнительные функции. Вот о них и поговорим. Как вы уже заметили, красными галочками отмечены пункты «папки и метки», «правила обработки почты» и «сбор почты с других ящиков».

Для начала зайдем в «папки и метки». Нажимаем кнопку «новая папка» и в появившемся окошке вводим любое название, к примеру, «работа» и нажимаем «создать папку». Теперь по аналогии создаем метку. Все тоже самое, что и в случае с папкой, только можно еще выбрать цвет. Справились? Идем дальше.

Перейдите на главную страницу почты и посмотрите в левом меню, что получилось. Появились новые пункты? Папки расположены вверху, метки находятся под ними. Данная, казалось бы, не самая мощная функция дает вам массу возможностей. Входящие письма можно распределять по папкам и ставить на них метки, при чем все это можно делать полностью в автоматическом режиме. Для этого заходим в «правила обработки электронной почты» в настройках и нажимаем кнопку «создать правило». Как видите, вы можете довести прием и распределение входящей почты до полного автоматизма. Можно даже отвечать на определенные письма автоматически . Но обо всем по порядку.

Давайте представим, что у вас очень важная переписка все с тем же Иваном Ивановым с адресом электронной почты [email protected], да простит меня владелец данного адреса. Что мы можем сделать, зная лишь эти данные? А многое..Рядом со словом «если» находятся выпадающие списки. Мы ведь точно знаем имя отправителя и адрес почты, правильно? Значит мы можем задать, к примеру, такое правило: если «от кого» совпадает с «Иван Иванов» или «ivanivanov» или «[email protected]», то положить в папку «Работа» или любую другую созданную заранее папку, поставить любую метку, удалить письмо, переслать его по любому требуемому адресу, ответить на письмо и многое другое. Удобно? По-моему, очень.

Теперь заходим в пункт настроек «сбор почты с других ящиков». Все, что вам нужно это иметь еще один или несколько ящиков электронной почты и знать от них пароли. Указываем эти данные в соответствующих полях и нажимаем «включить сборщик». Для чего это может быть нужно? К примеру, если у вас с женой разные емайлы, вы можете получать все письма в один ящик, а чтобы было еще удобнее, создайте папку «Жена» и в правилах обработки входящей почты задайте необходимые условия, чтобы все письма, предназначенные ей, помещались в эту папку. Для тех, кому есть, что скрывать от жены, пример неудачный. :)

У меня около 5-7 ящиков для разных целей, но, чтобы упростить прием входящей почты, все письма собираются в один. Для чего тогда заводить несколько емайлов, спросите вы. Все просто, один из них создан для рабочих целей, другой просто для общения и так далее. Друзьям, к примеру, я даю один адрес электронной почты, партнерам другой, родственникам третий, а принимаю все письма на один ящик. Все гениальное просто. Кстати, всем любителям красивостей советую зайти в пункт настроек «Выбор оформления» и выбрать любую понравившуюся тему.

Теперь вы знаете, что такое емайл. Многие другие особенности и тонкости вы изучите в процессе работы с ним. Если какие-то моменты я разобрал недостаточно полно или понятно, не стесняйтесь и спрашивайте в комментариях, постараюсь ответить всем.

Тот факт, что умение работать на компьютере сегодня необходимо всем и каждому, не вызывает сомнений даже у скептиков.

Книга, которую вы держите в руках, будет настоящим другом и помощником для тех, кто желает самостоятельно и в короткие сроки освоить премудрости работы на персональном компьютере. Написанная простым и понятным языком, она доступна и легка даже для новичков. Большое количество конкретных примеров и наглядных иллюстраций способствует быстрому и легкому усвоению предлагаемого материала.

Его последовательное изложение, а также подробное пошаговое описание ключевых операций и процедур превращают изучение данной книги в увлекательный процесс, результатом которого будет умение общаться на «ты» с любым современным компьютером.

Описание построено на примере системы Windows XP Professional.

Книга:

Разделы на этой странице:

В настоящее время не уметь пользоваться электронной почтой – все равно, что не уметь читать. Отправить отчет руководству или резюме работодателю, завести друзей по переписке, вести деловое общение, обмениваться фотографиями, и т. д. – все это невозможно без освоения премудростей e-mail. Именно поэтому свой электронный адрес сегодня не имеет только ленивый. Здесь мы расскажем о том, как завести собственный электронный почтовый ящик, как отправлять и получать электронные письма, пересылать вложенные файлы, а также о многом другом.

9.4.1. Как завести свой электронный почтовый ящик?

В данном разделе мы рассмотрим порядок открытия почтового ящика на примере почтовой службы популярного портала www.yandex.ru .

На главной странице любого Интернет-ресурса, предоставляющего услуги бесплатной электронной почты, есть ссылка, предназначенная для перехода в режим формирования почтового ящика. Эта ссылка может называться по-разному; на www.yandex.ru на момент написания книги она называется Завести почтовый ящик . После щелчка мышью на данной ссылке на экране открывается диалог, изображенный на рис. 9.22.

Рис. 9.22. Первый этап создания ящика

На первом этапе необходимо ввести вашу фамилию и имя, а также имя создаваемого почтового ящика (логин ). Все эти данные вводятся с клавиатуры. При вводе логина можно использовать буквы английского алфавита, цифры, а также символ подчеркивания и дефис (пробелы в имени не допускаются).

В процессе ввода логина почтовый сервис автоматически проверяет, не занят ли он в данный момент. Если выяснится, что ящик с таким именем уже существует, вам будут предложены другие варианты логина, близкие к тому, который вы попытались ввести (они предлагаются в любом случае, см. рис. 9.22).

После заполнения указанных реквизитов следует нажать кнопку Дальше для перехода к следующему этапу создания почтового ящика (рис. 9.23).

Рис. 9.23. Второй этап создания ящика

На данном этапе следует ввести пароль, который в дальнейшем будет использоваться для доступа к почтовому ящику. Для ввода пароля можно использовать те же символы, что и при вводе логина, а также – специальные символы (% , & , + и др.). В составе пароля должно быть не менее 6-ти и не более 20-ти символов.

Для исключения ошибки при вводе пароля его следует ввести дважды: в поле Пароль и в поле Подтвердите пароль . Если в этих полях введены идентичные значения, то под полем Подтвердите пароль отобразится надпись введено верно (см. рис. 9.23). Если же при вводе пароля допущена ошибка (ошибкой считается любое различие в полях Пароль и Подтвердите пароль ), то под полем Подтвердите пароль отобразится соответствующее информационное сообщение с предложением повторить ввод пароля. Пока различия в полях Пароль и Подтвердите пароль не будут устранены, создание почтового ящика невозможно.

Иногда пользователи забывают или теряют пароль к своему почтовому ящику. Для решения подобных проблем реализован специальный механизм, который позволяет пользователю получить доступ к своему почтовому ящику без ввода пароля. Смысл этого механизма заключается в ответе на секретный вопрос. Этот секретный вопрос и ответ на него указываются на втором этапе формирования почтового ящика в полях Контрольный вопрос и Ответ (см. рис. 9.23). Причем сам вопрос выбирается из предложенного раскрывающегося списка, а ответ на него вводится с клавиатуры. Примеры контрольных вопросов: Девичья фамилия матери (см. рис. 9.23), Любимое блюдо , Мое школьное прозвище и др. Очевидно, что контрольные вопросы сформированы таким образом, что точный ответ на них может знать только конкретный человек. При утере пароля система выдаст указанный при формировании ящика контрольный вопрос, и если ответ на него будет правильным, то доступ к ящику будет открыт.

В поле Другой e-mail (если есть) можно ввести приобретенный ранее электронный адрес, если таковой имеется. Заполнение данного поля не обязательно. Если же в нем указывается электронный адрес, то на этот адрес сразу после создания почтового ящика будет выслана регистрационная информация. Также при желании вы можете указать и свой мобильный телефон (правда, это делать не рекомендуется)

В поле Контрольные цифры с клавиатуры нужно ввести цифры (без разделителей и пробелов!), которые отображаются выше (см. рис. 9.23).

После заполнения перечисленных реквизитов нужно нажать кнопку Зарегистрировать – в результате на экране отобразится информация о том, что регистрация успешно завершена (рис. 9.24). Здесь же при желании вы можете ввести о себе некоторые дополнительные данные.

Рис. 9.24. Завершение регистрации

Можно их вводить, а можно просто щелкнуть на ссылке Начать пользоваться почтой – сразу после этого на экране откроется интерфейс почтового ящика (рис. 9.25). Чтобы впоследствии войти в свой почтовый ящик, нужно на главной странице портала (в нашем примере – www.yandex.ru) в соответствующих полях ввести логин и пароль и нажать кнопку Войти .

Рис. 9.25. Интерфейс почтового ящика

В левой части интерфейса содержится несколько папок, предназначенных для хранения электронной корреспонденции. По умолчанию предлагаются следующие папки: Входящие , Отправленные , Удаленные , Спам и Черновики .

Вся поступающая электронная корреспонденция, за исключением писем, распознаваемых как спам, поступает в папку Входящие . Эта папка по умолчанию открыта при входе в почтовый ящик.

Папка Отправленные предназначена для хранения отправленной (исходящей) электронной корреспонденции. При отправке каждого письма его копия (со всеми вложениями, при их наличии) по умолчанию помещается в папку Отправленные .

В папке Удаленные хранится электронная корреспонденция, которая была удалена с помощью ссылки Удалить .

В папку Спам помещается вся входящая корреспонденция, которая распознается системой как спам. Данную папку можно быстро очистить с помощью ссылки, расположенной справа от названия папки (она появляется при наличии в папке хотя бы одного письма). Кстати, аналогичным образом выполняется очистка и папки Удаленные .

В папке Черновики можно хранить письма, которые по каким-то причинам не предназначены ни для одной из перечисленных выше папок.

Для того, чтобы переместить письма из папки в папку, следует отметить их в списке с помощью соответствующих флажков, затем в раскрывающемся списке Переместить в папку (этот список расположен в правой части интерфейса над списком писем) выбрать требуемую папку и нажать расположенную справа кнопку ОК .

Над списком писем находится несколько ссылок, предназначенных для перехода в тот или иной режим работы. Перечень этих ссылок в разных папках может выглядеть по-разному. Поскольку порядок их использования несложен, мы рассмотрим только ссылки, которые расположены в папке Входящие .

С помощью ссылки Написать осуществляется переход в режим создания нового электронного сообщения. При этом на экране открывается интерфейс, в котором указывается адресат (либо несколько адресатов), тема письма, формируется текст письма, и, при необходимости – прикрепляются файлы, которые должны быть отправлены вместе с письмом.

Если текущее почтовое сообщение (либо несколько отмеченных флажком сообщений) является спамом, то следует воспользоваться ссылкой Это спам . С помощью данной ссылки можно пожаловаться на спам администрации почтовой службы, чтобы к спамерам были предприняты соответствующие меры. При щелчке на ссылке Это спам на экране открывается окно, в котором нужно подтвердить факт спама.

Раздел Адресная книга предназначен для ведения списка адресатов, с которыми предполагается ведение наиболее активной переписки. Для добавления в список нового адресата следует воспользоваться ссылкой Добавить запись , после чего в открывшемся окне ввести имя и фамилию адресата, его электронный адрес, телефон, произвольный комментарий и дату рождения. Единственный обязательный реквизит для каждого адресата – это электронный адрес.

В разделе Настройка осуществляется настройка параметров почтового ящика. В частности, здесь можно формировать, редактировать и удалять папки, предназначенные для хранения электронной корреспонденции, выбирать стиль оформления писем, настраивать интерфейс почты и др. Отдельно следует отметить возможность фильтрации входящей почты с целью борьбы со спамом (использование «черных» и «белых» списков). Заслуживает также внимания реализованный механизм автоматического сбора почты, настройка которого позволяет автоматически собирать почту со всех других почтовых ящиков, имеющихся у пользователя, и доставлять ее в данный почтовый ящик.

Раздел Поиск предназначен для быстрого поиска писем. Возможности данного раздела целесообразно использовать при работе с большими объемами электронной корреспонденции. В качестве параметров поиска можно указывать произвольный текстовый фрагмент (который может содержаться как в тексте, так и в теме письма) и электронный адрес отправителя/получателя. Также следует указать папки, в которых будет выполняться поиск.

Таким образом, мы научились самостоятельно создавать собственный почтовый ящик. Однако в данном случае все действия по работе с электронной корреспонденцией приходится выполнять непосредственно на сервере, используя предоставленный почтовым сервисом интерфейс. Гораздо удобнее использовать для работы с электронной почтой специальные почтовые программы. В этой книге мы рассмотрим одну из самых популярных таких программ – Outlook Express.

9.4.2. Назначение и возможности программы Outlook Express

Разработчиком почтовой программы Outlook Express является корпорация Microsoft, и это во многом способствует тому, что данная программа является одной из самых популярных почтовых клиентов. В первую очередь это обусловлено тем, что Outlook Express прекрасно взаимодействует с другими продуктами компании Microsoft (Internet Explorer, и др.). Кроме этого, данная программа очень удобна для домашних пользователей – в отличие, например, от той же Microsoft Outlook, которая также разработана компанией Microsoft, но адресована в первую очередь офисным пользователям.

Интерфейс программы, предлагаемый по умолчанию, показан на рис. 9.26.

Рис. 9.26. Программа Outlook Express

Как видно на рисунке, окно программы имеет структуру типичного Windows-приложения. Вверху находится главное меню, под ним – инструментальная панель, а основную часть интерфейса занимает рабочая область, разделенная на четыре панели. Левая верхняя панель содержит перечень папок с электронными письмами, в правой верхней панели отображается содержимое папки, на которой установлен курсор. В левой нижней панели содержится список контактов из адресной книги, а в правой нижней – текст письма, на котором установлен курсор.

Функциональные возможности почтовой программы Outlook Express позволяют решать следующие задачи:

Получение, чтение, создание, отправка и хранение электронной корреспонденции;

Работа со службой мгновенных сообщений Windows Messenger: подключение, отправка сообщений, настройка параметров;

Использование нескольких учетных записей для работы с электронной корреспонденцией;

Ведение адресной книги, в которой осуществляется хранение адресов электронной почты;

Работа с группами новостей (получение, чтение, хранение, отправка);

Гибкая настройка пользовательского интерфейса и параметров работы программы в соответствии с потребностями конкретного пользователя;

Создание почтовых сообщений с использованием разнообразных бланков, выбор которых может осуществляться как из предложенного программой перечня, так и из любого места на диске;

Настройка и использование антивирусной и антиспамовой защиты;

Импорт электронной корреспонденции из других популярных почтовых программ с помощью встроенного мастера импорта;

Импорт адресной книги из других популярных почтовых программ;

Экспорт электронной корреспонденции и адресной книги;

Вывод сообщений электронной почты на печать;

Сохранение электронного почтового сообщения в виде отдельного файла либо в качестве бланка;

Сохранение вложений почтового сообщения в виде отдельного файла;

Выполнение ряда иных действий, обусловленных спецификой использования программы и потребностями конкретного пользователя.

Однако перед тем как приступить к эксплуатации почтовой программы Outlook Express, следует создать учетную запись электронной почты. Об этом рассказывается в следующем разделе.

9.4.3. Создание учетной записи в Outlook Express

Для перехода в режим работы с учетными записями Outlook Express следует выполнить команду главного меню Сервис ? Учетные записи – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 9.27.

Рис. 9.27. Учетные записи электронной почты

Для создания новой учетной записи почты следует в данном окне на вкладке Почта нажать кнопку Добавить (эта кнопка расположена справа вверху окна, см. рис. 9.27), и в открывшемся меню выбрать пункт Почта . В результате на экране откроется окно Мастер подключения к Интернету ; с помощью Мастера в пошаговом режиме выполняется создание новой учетной записи. При этом выполняются перечисленные ниже действия.

1. На первом этапе с клавиатуры следует ввести произвольное имя пользователя (это могут быть, например, имя и фамилия), после чего нажать кнопку Далее .

2. На втором этапе также с клавиатуры нужно ввести адрес электронной почты (например, [email protected] ), после чего нажать кнопку Далее .

3. На третьем этапе нужно будет указать серверы входящих (РОР3, IMAP или НТТР, в большинстве случаев – сервер РОР3) и исходящих сообщений. Выбор серверов зависит от места расположения почтового ящика пользователя; адреса этих серверов можно узнать у поставщика услуг электронной почты. Например, если почтовый ящик открыт на www.yandex.ru , то сервером входящих сообщений будет pop.yandex.ru , а исходящих – smtp.yandex.ru . После ввода серверов следует нажать кнопку Далее .

4. На четвертом этапе в соответствующих полях с клавиатуры нужно ввести имя создаваемой учетной записи и пароль, после чего нажать кнопку Далее .

5. На пятом этапе нажатием кнопки Готово завершается процесс создания новой учетной записи.

В результате выполненных действий созданная учетная запись отобразится в окне Учетные записи в Интернете (см. рис. 9.27) на вкладках Все и Почта .

Вот теперь можно приступать к работе с электронными почтовыми сообщениями.

9.4.4. Как получить и отправить электронную корреспонденцию?

Чтобы получить электронную почту, нужно выполнить команду главного меню Сервис? Доставить почту? Доставить почту (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+M ), либо нажать соответствующую кнопку в инструментальной панели (не забудьте перед этим подключиться к Интернету).

Полученные письма будут помещены в папку Входящие , причем в скобках будет показано число непрочитанных писем (см. рис. 9.26).

Что касается отправки электронных писем, то это можно делать двумя способами. Первый заключается в том, что письмо отправляется сразу после написания – о том, как это делать, мы расскажем ниже. При использовании второго способа осуществляется отправка писем, находящихся в папке Исходящие (сюда пользователи помещают написанные, но не отправленные письма) – для этого нужно выполнить команду главного меню Сервис? Доставить почту? Отправить все либо нажать в инструментальной панели кнопку Доставить почту (с помощью этой кнопки осуществляется и получение, и отправка электронной почты).

9.4.5. Как написать и отправить электронное письмо?

Для перехода в режим формирования почтового сообщения можно воспользоваться несколькими способами. Наиболее распространенный из них – это выполнить команду главного меню Файл ? Создать ? Почтовое сообщение . В результате на экране откроется окно формирования почтового сообщения, изображенное на рис. 9.28.

Рис. 9.28. Создание почтового сообщения

Также для создания нового сообщения можно в панели Контакты (данная панель находится слева внизу рабочего интерфейса программы) дважды щелкнуть мышью на требуемом адресате либо на группе контактов. В данном случае в окне создания контакта (см. рис. 9.28) будет автоматически заполнено поле Кому . Для создания ответного сообщения нужно в основном окне программы выделить курсором письмо, на которое нужно дать ответ, и нажать кнопку инструментальной панели Ответить либо выполнить команду главного меню Сообщение ? Ответить отправителю (данная команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl + R ). В данном случае в окне создания контакта будут автоматически заполнены поля Кому и Тема .

В окне формирования почтового сообщения в поле Кому указывается электронный адрес получателя. При необходимости в данном поле можно ввести несколько адресов – в этом случае необходимо разделять их запятой либо точкой с запятой.

В поле Копия вводятся адреса получателей, которым должна быть отправлена копия данного почтового сообщения. Если указывается несколько адресатов, то они разделяются запятой либо точкой с запятой.

В поле Тема с клавиатуры вводится тема данного почтового сообщения, кратко отражающая его суть; примеры значений данного поля – Совещание , Приглашение на вечер , Приказ , Планы на отпуск , Отзыв на объявление и т. д. Это поле необязательно для заполнения; тем не менее, тему письма все же рекомендуется указывать – это удобно для получателя почтового сообщения.

Текст почтового сообщения вводится с клавиатуры в специально предназначенном поле, которое занимает основную часть интерфейса (см. рис. 9.28). Кстати, вы можете отформатировать текст письма – для этого предназначена панель форматирования, которая расположена между полем Тема и полем для ввода текста письма.

Вы можете вставить в текст письма какое-либо изображение (рисунок, фотографию, и т. п.) – для этого в панели форматирования нажмите последнюю кнопку, которая называется Вставить рисунок .

При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно, в котором выполняется настройка вставки изображения. Порядок работы в данном окне интуитивно понятен, поэтому останавливаться на нем мы здесь не будем.

При входе в почтовый сервис, сразу открывается страница со входящими письмами. Скорее всего там будут приветственные и благодарственные письма от администрации сайта. Чтобы открыть письмо, достаточно нажать на него левой клавишей мыши. Все непрочитанные письма отмечаются синим кружком, прочитанные светлосерым.

Количество непрочитанных писем указывается рядом со словом «входящие», в верхней части ярлыка страницы и во всех проктах связанных с сервисом mail (указаны в верхней части страницы), например, «мой мир», «одноклассники» и т.п.

Щелкая по этим кружочкам, можно непрочитанные письма обозначить как прочитанные и наоборот.
В левой части писем можно устанавливать флажок, чтобы можно было одно действие применить сразу к нескольким письмам, например, удалить, отправить в спам и тому подобное.

Цветной значок обычно задается самим сервисом, цвет выбирается случайным образом, и используется первая буква имени или электронного адреса. Рядом со значком пишется отправитель — это либо Имя и Фамилия, а если они не указаны, тогда только электронный адрес. Далее идет закладка, щелкнув по ней, она меняет окраску с серой на красную, чтобы не забыть о важных сообщениях. Справа от закладки текст заголовка письма, если заголовка нет, то будет указано, что письмо без темы. И в самой правой части время или дата получения письма.

Отправленные письма или исходящие. Внешний вид письма подобный как и во входящих письмах.
Черновики — написанные, но неотправленные письма.
Спам — нежелательные письма, обычно рекламного характера. Если отправить письмо в спам, то все последующие письма от этого автора, тоже будут попадать в спам, минуя страницу с непрочитанными письмами.
Корзина — страница с удаленными письмами.

При дальнейшем пользовании, входящие письма будут пополняться. На странице может поместиться до 25 писем, если писем будет больше, то появится переход на другие страницы. Чтобы перейти на к старому сообщению на другой странице, необходимо под сообщениями найти ссылку-переход на другие страницы и выбрать нужную.

Доступно перейти на 5 страницу сразу, если писем очень много, то придется прыгать через каждые две страницы, пока не появится нужная. При нажатии стрелочки, загружается следующая, либо предыдущая страница в зависимости в какую сторону листать.