Когда работаешь за персональным компьютером, очень часто появляется необходимость в уменьшении размера какого-либо файла, чтобы сэкономить место на жестком диске или съемном накопителе. К примеру, необходимо скопировать файл с одного компьютера на другой посредством дискеты. Или нужна отправка файла большого объема по электронной почте. Если уменьшить его размер, экономится много времени, а если интернет не безлимитный, то и денег. В подобных ситуациях наилучшим решением является создание сжатого файла. Как создать архив? Именно так называется этот файл.

Определение

Архив является единым файлом, который может содержать в себе множество других файлов в сжатом виде для экономии памяти. Для работы с такими данными существуют специальные программные продукты, называемые архиваторами. С их помощью можно запаковывать файлы, извлекать их, а также просматривать содержимое этих самых архивов. Процесс сжатия и упаковки информации называется архивацией, а распаковки - разархивированием.

Форматы

Существует несколько форматов сжатых файлов. Наиболее распространенными являются RAR, ZIP, TAR, CAB. Именно эти три буквы становятся расширением сжатого файла. Тип формата влияет на степень сжатия. Например, RAR-архив весит меньше, чем ZIP. Еще на эффективность действует формат упаковываемых файлов. Некоторые возможно сжать всего в два раза, а другие - в четыре и более. Бывают форматы, которые вообще не сжимаются. Как создать архив при помощи такой программы?

Наиболее удобным средством является известный архиватор под названием WinRAR. С его помощью возможно создавать как ZIP, так и RAR-архивы. А сжатые файлы других форматов он может без проблем просматривать и распаковывать.

Последовательность действий

Для того чтобы ответить на вопрос о том, как создать архив RAR, нужно проделать нехитрые операции. Для начала выделяются необходимые файлы. Если их много, то удобно использовать выделение мышью с зажатой клавишей CTRL на клавиатуре. Если нажать комбинацию CTRL+A, то выделятся абсолютно все файлы в данной директории. Если такой способ чем-то неудобен, то можно воспользоваться меню «Файл» программы-архиватора. Надо выбрать пункт «Добавить», затем в появившемся окне ввести имя, которое пользователь хочет присвоить создаваемому архиву. Здесь же можно выбрать формат: ZIP или RAR. Второй установлен по умолчанию, потому что он намного лучше сжимает, и менять его чаще всего нет нужды. В случае, когда нужно передать архив другому пользователю, лучше заранее спросить у него, имеет ли он программу, способную работать с выбранным форматом файла.

Многотомные архивы

Дискеты используются все реже, но еще встречаются. И если нужно на них записать большой архив, то его создают многотомным. Он состоит из частей, именуемых томами. Как создать архив такого типа? Для этого нужно в разделе «Размер тома» выбрать пункт 1475500. Это число означает размер дискеты. При этом лучше поставить галочку в поле «Для восстановления» для возможности восстановить архив, если вдруг данные в нем будут каким-то образом повреждены. Ведь дискета является не самым надежным накопителем.

Самораспаковывающиеся архивы

Бывает такое, что на компьютере сжатый файл распаковывается, даже если специальная программа не установлена. Как создать самораспаковывающийся архив? Для этого выбираются файлы для упаковки, затем, нажав правую клавишу мыши, нужно выбрать пункт «Добавить в архив». Важно: этот пункт есть, только когда установлен Затем также выбирается формат. В параметрах нужно указать, что это будет SFX-архив. Осталось лишь нажать на кнопку «ОК» и все будет готово.

Как видно из вышесказанного, ответ на вопрос о том, как создать архив, не является сложным. Нужно лишь соответствующее программное обеспечение, чуточку терпения и прямые руки. Зато последствия приобретения навыков только положительные: экономия места в памяти, больше свободного времени при передаче файлов, удобство. А еще можно научить других новичков. Ведь им тоже будет полезно знать, как создать архив.

Как создать архив WinRar?Часто необходимо работать с электронными архивами. Особенно тем, кто напрямую связан с Интернетом и почтой, это приходится делать почти ежедневно. Ведь если файл большой, вы просто не сможете его отправить по почте, а если и отправите, то получатель вашего файла будете долго его загружать, и наверняка слать в ваш адрес кучу «приятных» пожеланий. Ну, а если вы работаете с файлообменниками, то там просто не примут ваш файл без архивации. Лучше всего для этого использовать программу-архиватор WinRAR. Обязательно установите её себе на компьютер. На сегодняшний день это самая популярная и легкая в обращении программа. мы с вами уже научились. Теперь поговорим о том, как правильно и быстро упаковать информацию в архив.

Как создать архив WinRAR

• Соберите все необходимые для архивации файлы в одну папочку;
• Переименуйте папку понятно, но латинскими буквами, т.к. иначе ваш файл может просто не открыться, если будет назван русскими буквами;
• Щелкните правой кнопкой мыши по папке, которую хотите заархивировать и в выпадающем меню выберите пункт Добавить в архив “название вашей папки. rar” . У меня папка Test, потому и написано Добавить в архив “ Test. rar” . После точки в названии папки написано расширение будущего файла .rar . Никогда не убирайте это расширение иначе ваш файл не откроется.

• После того, как вы щелкнули мышкой по надписи Добавить в архив “ Test. rar” , программа-архиватор тут же упакует вашу папку и назовет архив точно таким же именем как у папки, только добавит в конце свое расширение. Упакованный в архив файл, будет находиться в том же каталоге, где и ваша папка (если папка находилась на Рабочем столе, то и архив ищете на Рабочем столе).

Вот и вся премудрость. Раньше всё было намного сложнее. Приходилось заходить в программу и архивировать уже из неё. Сейчас все эти процедуры можно произвести не открывая самой программы архиватора.

Мы расскажем, как правильно создать архив индивидуальному предпринимателю или в только что созданном обществе с ограниченной ответственностью (ООО). Статья будет также полезна уже работающему ООО, в котором нет архива, но есть завалы документов.

Вы только что открыли свое дело - стали индивидуальным предпринимателем или учредителем ООО. В этот период перед вами встанут несколько важных вопросов:

Как правильно наладить работу с документами?

Как хранить документы, чтобы в считанные минуты найти необходимый?

Как не потерять документы?

Ответ на эти вопросы один: нужно наладить четкую работу двух важных служб - делопроизводства и архива.

Первым делом необходимо изучить устав (или положение) организации, разработать организационную структуру и штатное расписание (если организация работает давно, то последние два документа уже есть).

Структура и штатное расписание организации

Структура создается (как правило, в виде схемы) исходя из направлений деятельности организации и, конечно, бюджета. Минимальная структура - это один работник (индивидуальный предприниматель или единственный участник - учредитель ООО). Он один во всех лицах: руководитель, главный бухгалтер, секретарь, архивист. Однако по договорам может нанимать соисполнителей.

Если в ООО штат небольшой (например, десять работников), то в штатное расписание могут входить:

Руководитель организации - 1 ед.;

Заместитель руководителя - 1 ед.;

Главный бухгалтер - 1 ед.;

Бухгалтер-кассир - 1 ед.;

Секретарь (он же делопроизводитель и архивист) - 1 ед.;

Сотрудники (по основному профилю организации) - 5 ед.

На первых порах, пока объем работы небольшой, секретарь успешно справляется с двумя направлениями: ведет делопроизводство и создает архив. Главное, навести порядок в документах. Для этого необходимо составить номенклатуру дел, в основе которой лежит штатное расписание организации.

Создаем номенклатуру дел

НАШ СЛОВАРИК

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения .

Сроки хранения документов указывают, как правило, по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее - Перечень 2010). Однако есть еще и ведомственные перечни.

Номенклатура дел составляется по установленной форме. Ответственность за ее составление возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярию и др.) организации.

Архивист (если архив в организации согласно структуре является самостоятельным подразделением) обычно помогает разработать номенклатуру дел.

Если организация небольшая или находится в стадии становления, функции делопроизводителя и архивиста выполняет один работник. Он же и разрабатывает номенклатуру дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации (в ИП такой бланк тоже должен быть), подписывается лицом-составителем (ответственным за службу делопроизводства) и утверждается руководителем организации. На грифе «Утверждаю» ставится подпись руководителя и указывается дата утверждения.

После утверждения номенклатуры дел издается приказ (по основной деятельности) об утверждении номенклатуры дел организации (Пример 1).

После утверждения номенклатуры дел и регистрации приказа все структурные подразделения (или работники) получают выписки с заголовками дел из соответствующих разделов номенклатуры для использования в работе. Каждое структурное подразделение, получив выписку из общей (сводной) номенклатуры дел, должно завести папки для документов в строгом соответствии с индексами и заголовками дел номенклатуры.

Выписка из номенклатуры дел - это копия определенного раздела номенклатуры дел. Например, бухгалтерия получает выписку из номенклатуры дел, в которую входит полностью раздел № 3 («Бухгалтерия»). Сотрудники бухгалтерии, сверяясь с перечнем заголовков дел из выписки, могут правильно сформировать дела еще на этапе создания документа. Кроме того, в бухгалтерию в обязательном порядке направляются все копии приказов (по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу).

Номенклатура дел небольшой организации с перечнем документов, которые образуются практически в каждой организации, может выглядеть как в Примере 2.

Разработка номенклатуры дел - большая и трудоемкая работа. Поскольку цель этого подраздела - объяснить связь номенклатуры дел с формированием дел и их хранением в архиве, подробно рассматривать процесс создания номенклатуры дел мы не станем.

Итак, номенклатуру дел составили, утвердили и выписки из нее выдали сотрудникам. Раздавая выписки, работникам нужно объяснить, что следует завести папки-регистраторы типа «корона» в соответствии с названиями в номенклатуре дел и только в эти папки подшивать соответствующие заголовку документы.

Программа WinRAR

WinRAR - блестяще выполненная программа. Это не только лучший из архиваторов, но и вообще образец дружественного отношения к пользователю. Работа с программой, особенно с ее последними версиями, доставляет эстетическое удовольствие.

Программу WinRAR можно скачать на сайте ее производителя: www.rarsoft.com. Как и другие архиваторы, она относится к условно-бесплатному программному обеспечению (shareware). Ее дистрибутивную версию можно часто встретить в сборниках служебного программного обеспечения.

От предыдущих данная версия отличается просто ну очень многим подробно ознакомиться можно здесь: http://www.rarsoft.com/rarnew.htm. Последние версии WinRAR характерны также тем, что они, как и WinZip, интегрируются с Проводником Windows. Это дает удобную возможность работы через контекстные меню.

Программа поставляется в виде одного исполнимого файла wrar420ru.ехе и устанавливается обычным порядком. В ходе установки открывается диалоговое окно, средства которого позволяют задать параметры установки. В частности, здесь можно «связать» программу с некоторыми типами архивных файлов - тогда при двойном щелчке на их значках автоматически будет запускаться программа WinRAR. Здесь же можно указать, где при установке программы будут созданы ее значки.

Важно понимать, что если Вы захотите сжать в архив музыкальные файлы или файлы фото, видео, то размер архива не изменится. Тогда возникает вопрос — зачем нужно архив ировать файлы? Дело в том, что при архивировании все файлы будут аккуратно упакованы в один файл и защищены при передаче по почте (тем самым избавит

Вас от добавления каждого файла при загрузке на почту для последующей их передачи) . До получателя все дойдет в целости и сохранности.

Создать архив WinRar с паролем на самом деле не составляет труда. На любой папке (которую мы хотим запаролить в формате Rar) нажимаем правую кнопку мышки и выбираем добавить в архив. И переходим в следующее окно, в котором переходим во вкладку — Дополнительно и нажимаем — Установить пароль :

Далее надо обязательно поставить галочку — > Шифровать имена файлов:

Теперь Вы умеете создавать архивы с паролем, благодаря чему безопасность Ваших файлов будет защищена и в офисе и дома. Помните сможет защитить Ваши данные — надежно. Не теряйте пароли, их восстановление может не получиться, а взлом не возможен.

Распаковка полученного архива

Как и при описании программы WinZip, мы будем максимально опираться на исполнение операций из контекстного меню, по возможности без открытия рабочего окна программы. Такой подход наиболее эффективен.

1. Поместите полученный архив в папку, в которой желательно провести распаковку.

2. Откройте эту папку и щелкните на значке файла правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите пункт WinRAR -> Извлечь в текущую папку. Здесь параметр < имя папки > совпадает с именем архивного файла. Таким образом, при распаковке файла создается одноименная папка, в которой и размещаются все извлеченные файлы.

P.S. Новый плагин — , при копировании — ссылка не будет работать, актуальна только для этого сайта.

Архивация файлов - это способ уменьшить размер файла для более удобного пользования. Это очень полезная функция на компьютере особенно когда на карте памяти не хватает места, или чтобы скинуть большие файлы через почту или другие загрузчики. На создание ZIP-архива требуется очень мало времени, и ничего сложного в этом нет, так что давайте обучимся вместе как создать и распаковать ZIP архив!

Как сделать ZIP архив?

Для создания архивов, на компьютере должна быть установлена специальная программа под названием WinRAR. Это бесплатная программа, скачать которую можно на её официальном сайте - https://www.win-rar.ru. На большинстве компьютеров эта программа установлена, так что перед тем как скачивать - проверьте эту информацию.

И так, приступим!

1. Для создания архива, подготовляем все файлы, которые мы хотим поместить в архив. Создаем новую папку и перемещаем туда всё.

2. Папке с нужными файлами даем название, так будет называться наш архив. Желательно использовать латинские буквы.

3. Нажимаем правой клавишей мышки по нужной папке и ищем пункт «Добавить в архив…».

4. Перед нами открывается следующее окно:

В этом окне нужно поставить галочку возле надписи ZIP в строке «Формат архива». Так же мы можем поменять имя архива, если это нужно в строке «Имя архива». Затем нажимаем «ОК».

Архив создан! Его можно увидеть в той папке, где находились наши файлы.

Видео. Как создать архив zip?

Как распаковать ZIP архив?

Есть несколько способов, как можно распаковать архив, давайте рассмотрим несколько!

Вариант №1.

Находим нужный нам архив, и нажимаем на нем правой клавишей мыши. После чего мы видим дальнейшие возможности работы с архивом:

Извлечь файлы - этой функцией открывается новое окно с информацией о распаковке:

В строке «Путь для извлечения» следует выбрать, куда мы хотим извлечь файлы. Нажимаем «ОК», как только выберем все параметры распаковки.

Извлечь в текущую папку - при нажатии этой функции, все заархивированы файлы распакуются в текущую папку.

Извлечь в Чек-лист - эта функция создает в текущей папке, папку с названием архива, и в неё будут распаковываться все файлы.

Вариант №2.

Второй вариант будет с использованием программы WinRAR, для этого делаем следующую процедуру:

1. По нужному архиву нажимаем левой клавишей мыши два раза, тем самым открываем архив через WinRAR.

2. Теперь перед нами стоит выбор, распаковать все файлы или только часть. Если желаем все распаковать, сразу же нажимаем на функцию «Извлечь…» или «Мастер». Если только часть файлов нужно вытянуть, выделяем их и затем нажимаем те же «Извлечь…» или «Мастер».

ВИДЕО. Как распаковать ZIP архив?