Создание и корректировка БД в СУБД Access

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ.. 1

КОНСТРУИРОВАНИЕ ФОРМ.. 8

РАБОТА 3. ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПРОСОВ.. 19

КОНСТРУИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ.. 29

Инструментальные средства разработки прикладных программ в СУБД Access 35

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ

Создание реляционной базы данных включает создание структур таблиц, установку связи между таблицами и заполнение таблиц.

Таблица - это основной объект БД, предназначенная для хранения информации.

По терминологии СУБД строки таблицы - это записи , а столбцы – поля БД . Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта. Записи идентифицируются по некоторой уникальной характеристике, включающей одно или несколько полей и называемой ключом.

Создание таблиц БД возможно несколькими способами:

· создание структуры таблицы в режиме конструктора;

· создание таблицы путем ввода данных;

· создание таблицы на основе шаблона таблицы.

Создание таблицы в режиме таблицы наиболее просто, так как от пользователя требуется лишь полям стандартной таблицы присвоить имена полей собственной таблицы, заполнить эти поля данными и присвоить имя своей таблице.

Создание таблицы на основе шаблона таблицы сводится к созданию новой таблицы на основе образца таблицы из деловой или личной сферы.

Наиболее универсальным способом создания структуры таблиц является использование конструктора. При работе с ним от пользователя требуется: присвоение имен полям; указание типа данных, вводимых в поля; задание определенных свойств полям, которые позволят управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Имена полей могут включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов (не более 64 символов), за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (‘) и квадратных скобок () и не должны начинаться с пробела. Набор допустимых свойств поля зависит от того, какого типа данные будут храниться в поле.

Конструктор таблиц позволяет также корректировать структуру таблицы.

Связь между таблицами используется для объединения записей таблиц при корректировке базы данных, при конструировании многотабличных запросов, форм, отчетов, страниц доступа к данным. Она устанавливается посредством связи полей, обычно имеющих одинаковые имена и типы данных в обеих таблицах.

Таблица, которая связывается с другой таблицей по ключевому полю, называется главной . Таблица, с которой связывается главная таблица, называется подчиненной (связанной). Поле главной таблицы, по которому устанавливается связь, называется первичным ключом , а поле подчиненной таблицы – внешним .

В Access возможна реализация трех типов связей, о которых было сказано в разделе. Связи 1:1, 1:М реализуются явно, а связь М:М возможна только с помощью третьей, связующей таблицы.

В случае связи 1:1 записи с некоторым значением первичного ключа соответствует только одна запись с таким же значением внешнего ключа.

В случае связи 1:М записи с некоторым значением первичного ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением внешнего ключа.

В случае связи М:М записи с некоторым значением первичного ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением внешнего ключа, а записи с некоторым значением внешнего ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением первичного ключа.

Заполнение таблицы данными осуществляется в режиме таблицы. В этом режиме возможно также редактирование, поиск, сортировка и фильтрация данных, а также изменение вида таблицы.

Цель занятия:

– изучение информационной технологии редактирования и модификации таблиц в СУБД MS Access.

Задание 1. Произвести модификацию таблицы «Сотрудники фирмы».

Порядок работы:

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы».

2. Произведите редактирование данных:

Удалите восьмую запись. Для этого: выделите запись нажатием на кнопку слева от номера записи; на вкладке Главная в группе Записи выберите команду Удалить или выполните команду Удалить запись контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши. При удалении программа выведет запрос на подтверждение удаления (Рис. 7).

Дайте подтверждение удаления кнопкой Да . Если все сделано правильно, то восьмой записи после этой операции не будет.

Рис. 7. Подтверждение удаления записи в таблице БД

В третьей записи измените фамилию на Арбенин;

Введите новую запись в Режим таблицы с фамилией Рокотов;

Введите новую запись с фамилией Григорьев в режиме Фильтр . Для этого: на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Фильтр и установить метку Пустые ;

Снимите фильтр и выведите на экран все записи, выбрав в группе Сортировка и фильтр команду Фильтр/Удалить фильтр ;

Переместите первую запись в конец таблицы (выделите первую запись и воспользуйтесь командой Вырезать на вкладке Главная , далее выделите очередную свободную строку записи и воспользуйтесь командой Вставить ; если вы выполнили все правильно, то записи с номером 1 после этой операции не будет);

Скопируйте запись с фамилией Рокотов на вторую и измените в ней имя;

Проверьте правильность изменений БД: должны быть записи с номерами со 2 по 7 и с 9 по 13. Примерный вид экрана представлен на Рис. 8.

3. Проведите сортировку данных по полю Фамилия в порядке убывания (выделите соответствующее поле Фамилия нажатием на его название и выберите в группе Сортировка и фильтр кнопку
).

Аналогично проведите сортировку данных по полю Дата найма в порядке возрастания.

Рис. 8. Примерный вид таблицы «Сотрудники фирмы» после редактирования

4.Проведите поиск всех записей с фамилией Рокотов, для этого установите курсор или выделите необходимое поле Фамилия и в группе Найти выполните команду Найти (Рис. 9).

Рис. 9. Поиск записей по образцу

5. В Режим таблицы измените имя поля Номер паспорта на Паспортные данные , для этого установите указатель на имя поля и выполните двойной щелчок мыши.

6. Удалите поле Паспортные данные, используя команду контекстного меню Удалить столбец . Не забудьте предварительно выделить поле и в процессе работы дать подтверждение на удаление.

7. Добавьте в таблицу «Сотрудники фирмы» перед полем Примечание новые поля: Ставка, Премия, Зарплата. Для этого: перейдите на вкладку Режим таблицы; выделите поле Примечание и в группе Поля и столбцы выберите команду Вставить; присвойте созданным полям соответствующие имена и установите Типы данных: .

8. Перейдите в режим Конструктор (Вид/Конструктор) и проверьте, а при необходимости измените, типы данных созданных полей (созданные поля должны иметь числовой или денежный тип данных). Вернитесь в Режим таблицы (Вид/Режим таблицы) .

9. Заполните поле Ставка числовыми данными. Для дальнейшей корректной работы наберите несколько ставок со значениями в интервале 2000...3000 р.

10. Для удобства работы некоторые поля можно скрыть командой контекстного меню Скрыть столбцы , для вызова скрытых столбцов воспользуйтесь командой меню Отобразить столбцы .

11. Сохраните изменения в таблице.

Задание 2. Произвести расчеты значений Премии и Зарплаты в таблице «Сотрудники фирмы». Премия составляет 27 % от Ставки, а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка.

Порядок работы:

1. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы».

2. Для заполнения полей Премия и Зарплата выберите на вкладке Создание в группе Другие команду Конструктор запросов .

Краткая справка. Бланк запроса – это бланк, предназначенный для определения запроса или фильтра в режиме Конструктор запроса или в окне Настраиваемый фильтр . В предыдущих версиях использовался термин «Бланк запроса по образцу» (QBE).

В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу «Сотрудники фирмы», нажмите кнопку Добавить и закройте это окно (Рис. 10):

Рис. 10. Добавление списка полей таблицы «Сотрудники фирмы»

При этом по умолчанию откроется бланк запроса на выборку и к бланку запроса добавится Список полей таблицы «Сотрудники фирмы» (Рис. 11).

Краткая справка . Список полей (в форме и отчете) – окно небольшого размера, содержащее список всех полей в базовом источнике записей. В базе данных Microsoft Access имеется возможность отобразить список полей в режиме Конструктор форм, отчетов и запросов , а также в окне Схема данных .

Рис. 11. Бланк запроса на выборку

3. Далее на вкладке Конструктор выберите Тип запроса/ Обновление (Рис. 12). Обратите внимание на изменения в бланке запроса ( строка «Сортировка» изменилась на «Обновление» ).

Рис. 12. Выбор запроса на обновление

4. Из списка полей в бланк запроса перетащите поля, которые нужно обновить – Премия и Зарплата; в строке «Обновление» введите расчетные формулы сначала для заполнения поля Премия, а затем – поля Зарплата (Премия составляет 27% от Ставки , а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка).

Для расчета Премии в строке «Обновление» наберите – [Ставка] * 0,27;

Для расчета Зарплаты наберите – [Премия] + [Ставка] (Рис. 13).

Сохраните запрос под именем «Премия и Зарплата » (Рис. 14).

Рис. 13. Бланк запроса для расчета полей Премия и Зарплата

Рис. 14. Задание имени запроса при сохранении

Краткая справка . Макросы служат для автоматизации часто выполняемых задач. Многие из них написаны на языке VBA разработчиками программного обеспечения. Однако некоторые макросы представляют угрозу для безопасности. Злоумышленник может внедрить в файл или документ опасный макрос, распространяющий вирусы.

Параметры безопасности макросов доступны в центре управления безопасностью. Нажмите на кнопку Параметры и выполните настройку окна Параметры безопасности Microsoft Office (Рис. 15).

При изменении параметров макроса в центре управления безопасностью они изменяются только для текущего приложения Office данного пользователя, но не для всех приложений.

Рис. 15. Изменение параметров безопасности текущего приложения

5. Проведите обновление по запросу, для чего дважды запустите на выполнение запрос на обновление «Премия и Зарплата»:

Если бланк запроса открыт, то на вкладке Конструктор в группе Результаты два раза выберите команду Выполнить .

Если бланк запроса закрыт, то дважды выполните двойной щелчок по запросу в Области переходов .

При этом подтвердите выполнение запроса кнопкой Да в открывающемся диалоговом окне (Рис. 16).

Рис. 16. Окно подтверждения выполнения запроса на обновление

6. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы» и проверьте правильность расчетов. Если все сделано правильно, то поля Премия и Зарплата будут заполнены рассчитанными результатами.

7. Измените последовательность полей: поле Примечание поместите перед полем Ставка. Правила перемещения такие же, как во всех приложениях Windows (выделить поле Примечание, мышью перетащить на новое место).

8. Сохраните изменения в таблице.

Задание 3. Создать копию таблицы «Сотрудники фирмы». Новой таблице присвойте имя «Филиал фирмы». Произведите изменения в составе полей таблиц.

Порядок работы

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных.

2. Для копирования таблицы установите в Области переходов курсор на таблицу «Сотрудники фирмы» и выберите на вкладке Главная команду Копировать (или команду Копировать контекстного меню (Рис. 17), затем команду Вставить.

Рис. 17. Копирование таблицы в окне База данных

В появившемся окне Вставка таблицы введите новое имя таблицы «Филиал фирмы» и выберите переключатель «Структура и данные» (Рис. 18).

Рис. 18. Ввод имени копируемой таблицы

3. Удалите часть полей в таблицах «Сотрудники фирмы» и «Филиал фирмы», а также переместите поля в них в соответствии с заданием.

В таблице «Сотрудники фирмы» должны остаться поля: Код, Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Почтовый индекс, Домашний телефон, Табельный номер, Дата рождения, Дата найма.

В таблице «Филиал фирмы» должны остаться поля: Код, Фамилия, Имя, Примечание, Ставка, Премия, Зарплата.

4. Сохраните изменения в таблицах.

5. После произведённых удалений в таблице «Сотрудники фирмы» отсутствуют расчетные поля Ставка, Премия и Зарплата , поэтому запрос «Премия и Зарплата» необходимо переориентировать на таблицу «Филиал фирмы». Для этого выполните изменения, показанные на Рис. 19:

Откройте запрос «Премия и Зарплата» в режиме Конструктор ;

В контекстного меню Бланка запроса выполните команду Добавитьтаблицу… , из списка выберите таблицу «Филиал фирмы»;

Заполните строку Имя таблицы: ;

Удалите список полей таблицы «Сотрудники фирмы»;

Сохраните запрос, после чего он должен появиться в списке связанных представлений таблицы «Филиал фирмы».

Рис. 19. Изменения в Бланке запроса для расчета полей Премия и Зарплата

Задание 4. Втой же БД в таблице «Филиал фирмы» добавить новые поля Доплата и Итого денежного формата. Создайте запрос на обновление под именем «Доплата и Итого» . Произведите расчеты по формулам:

Доплата = 42 % от зарплаты (в строке «Обновление» поля Доплата наберите: [Зарплата] * 0,42);

Итого = Зарплата + Доплата (в строке «Обновление» поля Итого наберите: [Зарплата] + [Доплата]).

Откройте таблицу «Филиал фирмы» и проверьте правильность расчетов.

Задание 5. В той же БД в таблице «Филиал фирмы» произвести поиск фамилии Рокотов и замену ее на фамилию Столяров.

Краткая справка. Для поиска и замены установите курсор в поле (столбец), по которому нужно выполнять поиск, на вкладке Главная выполните команду Найти . В открывшемся окне Поиск и замена на вкладке Поиск в строку Образец: введите фамилию Рокотов, а на вкладке Замена в строку Заменить на: введите Столяров и нажмите кнопку Заменить все.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 3

Лаб. Раб. №1

Создание структуры базы данных в среде MS Access, ввод и редактирование данных в Режиме таблицы

1 Цель и содержание: научиться формировать структуру базы данных в среде Access. Изучить возможности Access при вводе и изменении данных в БД. Научиться форматировать таблицы БД.

Теоретическое обоснование

Формирование структуры таблицы

База данных в Access представляет собой единый объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица . Каждая таблица содержит записи определенного вида, например, о поставщиках товаров заказчикам (клиентам). Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о поставщике может содержать его код, наименование, адрес и др. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями . Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов.

Тип данных указывает системе Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы: текстовый – для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчетов (до 255 символов); поле МEМО – для хранения произвольного текста, комментариев (до 64 000 символов); числовой – при выполнении над данными математических операций; денежный – специальное числовое поле используется для операций с деньгами; дата/время – предназначено для хранения информации о дате и времени; счетчик – специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи; логический – может иметь только одно из двух возможных значений «Да» или «Нет»; поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft Draw), созданный другим приложением. Максимальный размер – примерно 1 гигабайт используется для ввода в поле рисунков, графиков, таблиц и др.

Создание структуры таблиц

Создать таблицу для последующего ввода в неё собственных данных можно разными способами: в режиме конструктора ; с помощью мастера таблиц ; путём ввода данных в пустую таблицу.

Создание таблицы в Режиме конструктора. Чтобы создать требуемую вам таблицу «с нуля», полностью контролируя все этапы разработки структуры таблицы, в Access предусмотрен Режим конструктора . В Режиме конструктора можно создать структуру будущей таблицы в полном соответствии с разработанным ранее её проектом. В этом режиме предоставляется возможность определить список полей таблицы, выбрать тип данных, настроить свойства для каждого поля, а также ввести описание полей.

Ввод и редактирование данных в Режиме таблицы. В созданную таблицу данные могут быть введены как непосредственно в табличной форме по умолчанию, так и с использованием специально разработанной пользовательской экранной формы. Редактирование записей и исправление ошибок в данных таблицы возможно также в каждом из двух указанных режимов. При любом из указанных способов ввода и корректировки данных таблицы, Access сохраняет введенную или исправленную запись на диске.

Ввод данных. В Режиме таблицы показ записей в формате строк и столбцов обеспечивает возможность одновременного просмотра нескольких записей, добавления и изменения данных.

Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы. Каждое поле соответствует определенному столбику в таблице. Каждая запись занимает одну строку в таблице. Ввод в определенную ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путем набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши Enter или Tab . При окончании ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле записи и ожидает ввода данных.

Перемещение в таблице. Для быстрого просмотра данных, введенных в таблицу, а также необходимого позиционирования в таблице нужно обратить внимание на возможности быстрого перемещения в таблице (см. табл. 1.).

Таблица 1 – Перемещение в таблице

Ключ. Поскольку каждое поле в таблице является уникальным, необходимо различать записи, чтобы обеспечивать быстрый поиск в таблице конкретной записи. В реляционных БД для решения этих проблем для каждой записи вводится уникальный идентификатор – первичный ключ. В качестве такого ключа выбирается одно или несколько полей записи. Помимо однозначной идентификации записи, первичный ключ позволяет реализовать связи между таблицами.

Существует два типа первичных ключей: простой ключ и составной ключ . В роли простого ключа может выступать одно из уже существующих полей таблицы, если оно содержит уникальные значения (например, номер машины, инвентарный номер, идентификационные коды). Составной ключ строится как комбинация двух и более элементов данных. На практике составной ключ определяется, как правило, только для таблицы, которая используется для связывания двух таблиц в отношении «многие ко многим».

Редактирование данных

Данные ячейки таблицы можно редактировать как с полной, так и с частичной их заменой. Для полной замены данных необходимо подвести курсор к редактируемой ячейке так, чтобы все ее содержимое было высвечено в реверсивном виде, а затем набрать (ввести) заменяемую информацию.

Частичную замену данных можно осуществить двумя способами: щелкнуть в нужной ячейке, и она автоматически откроется для редактирования; используя клавиши управления, переместиться в нужную ячейку, а затем нажать функциональную клавишу F2 .

Удаление записи Для удаления записи ее необходимо выделить (щелкнуть по области маркировки записи) и нажать клавишу Del (или выполнить команду ПРАВКА>Удалить, или использовать команду Удалить из контекстного меню). В выводимом на экран запросе подтвердить удаление.

Форматирование таблицы

Выбор используемых шрифтов. Все таблицы Access создаются и отображаются в едином, стандартном стиле, но при необходимости этот стиль можно изменить. В отличие от режимов форм и отчётов, где можно указать свои значения для отдельных экранных элементов, все параметры, которые устанавливаются для шрифта, действительны для всей таблицы целиком, в том числе и для заголовков столбцов.

Чтобы изменить внешний вид шрифта таблицы необходимо: Выбрать команду ФОРМАТ>Шрифт , чтобы открыть диалоговое окно Шрифт, изображённое на рисунке 1.1. Изменить необходимые параметры шрифта: тип шрифта, начертание, размер, цвет, подчёркивание. Результат можно посмотреть в окошке Образец . Если результат вас устраивает, нажмите ОК , если нет, то Отмена .

Изменение ширины столбца и высоты строк. Ширину столбца можно изменить с помощью мыши: навести курсор на границу столбцов до появления изображения двунаправленной стрелки , удерживая левую клавишу мыши,

Рисунок 1 – Диалоговое окно Шрифт позволяет задать новые атрибуты для шрифта конкретной таблицы

изменить размер столбца. Когда столбец окажется требуемой ширины, кнопку мыши нужно отпустить.

Чтобы установить ширину столбца по самому длинному элементу данных, уже введённому в поле, поместить указатель на правую границу заголовка поля до появления двунаправленной стрелки и дважды щелкнуть на вертикальной границе столбца.

Более точно задать ширину столбца можно с помощью специального окна Ширина столбца . Для этого необходимо выполнить команду ФОРМАТ>Ширина столбца или воспользоваться контекстным меню. Появится окно, изображённое на рисунке 2. Диалоговое окно предлагает три варианта:

1. Чтобы установить ширину столбца, равную точному числу символов, которые можно уместить в поле, ввести нужное числовое значение в поле Ширина столбца .

2. Чтобы указать заданную по умолчанию ширину столбца, установить флажок для опции Стандартная .

3. Чтобы установить ширину столбца по наибольшему количеству введённых данных, щелкнуть на кнопке По ширине данных .

Рисунок 2 – Точно задать ширину выделенного столбца можно с помощью окна Ширина столбца

Изменить высоту строки можно, используя все вышеперечисленные приёмы: ФОРМАТ>Высота строки (рис. 3) или воспользовавшись контекстным меню, а также, используя мышь для физического перемещения границ записи.

Рисунок 3 – Чтобы указать высоту строк в таблице, можно воспользоваться окном Высота строки

Диалоговое окно Формат таблицы . Многие настройки внешнего вида таблицы устанавливаются в диалоговом окне Формат таблицы . Вызвать это окно можно, используя контекстно-зависимое меню или осуществив последовательность действий: ФОРМАТ>Режим таблицы. Откроется окно Формат таблицы, изображённое на рисунке 4.

В группе Оформление можно выбрать переключатель приподнятый или утопленный, чтобы таблица стала «объёмной». В этом случае цвет фона будет серебристым. Новый облик таблицы после применения выбранных установок показан в области Образец .

Рисунок 4 – Формат таблицы позволяет выбрать оформление

таблицы, цвет и вид линий сетки и фона, а также управлять

отображением самой сетки таблицы

По умолчанию используется обычное оформление с белым фоном и серебристыми линиями сетки. Раскрывающиеся списки Цвет фона и Цвет линий сетки позволяют установить своё собственное цветовое решение для оформления ячеек таблицы.

Отказаться от сетки – вертикальных и/или горизонтальных линий можно, выбрав переключатель обычное и, сняв флажки с соответствующих опций в группе Линии сетки . Если отключен вывод линий сетки на экран, при печати они также не будут видны.

В диалоговом окне Формат таблицы можно изменить цвет фона и линий сетки, вид границы и линий, направление текста. Для того чтобы изменения были применены, нужно нажать кнопку ОК .

Использование панели Формат. Многие команды при настройке способа отображения таблицы можно выполнить, воспользовавшись панелью инструментов Формат (режим таблицы) (рис. 5). Чтобы вывести её на экран, необходимо выбрать команду ВИД>Панели инструментов> Формат(режим таблицы) или щелкнуть правой кнопкой мыши на фоновой поверхности панели инструментов окна Access и в открывшемся контекстном меню выберите команду Формат (режим таблицы) .

Рисунок 5 – Панель инструментов Формат

При необходимости на панель инструментов можно добавить недостающие кнопки. Для этого нужно нажать на маленькую стрелку справа от панели Параметры панелей инструментов>Добавитьили удалить кнопки> Настройка . В появившемся окне Настройка выбрать из соответствующих разделов нужные кнопки (рис. 6).

Рисунок 6 – Добавление и удаление кнопок

Под редактированием таблиц понимается не изменение текста в клетках, а изменение структуры таблицы в смысле состава строк и столбцов. При редактировании лучше всего использовать вкладку Макет на ленте, которая делается активной при работе с таблицей (при выделении таблицы или ее части) (см. рис. 5.5).

Концепция Word остается прежней – Выделить и обработать , но выделение фрагментов таблицы отличается от выделения простого текста:

· выделить клетку – щелчком на маркере клетки;

· выделить строку или столбец – щелчком сверху столбца или левее строки;

· выделить группу строк или группу столбцов – как в предыдущем случае, но с перемещением мыши;

· группу клеток – перемещением мыши при нажатой левой клавише.

К действиям редактирования относятся действия добавления, удаления и организации клеток таблицы. В макете эти команды находятся в группе команд
Строки и столбцы . Эти же команды найдутся и в контекстном меню, которое относится к выделенному фрагменту.

1. Добавить строку : установить курсор в строку, над которой нужно вставить новую, и выбрать в контекстном меню пункт Вставить строки . Если нужно вставить несколько строк, первоначально необходимо выделить вниз от места вставки, включая текущую строку, столько строк, сколько нужно вставить.

2. Добавить столбец : выделить полностью столбец, слева от которого нужно вставить новый, и выбрать в контекстном меню пункт Вставить столбцы . Если необходимо вставить несколько столбцов, сначала нужно выделить вправо столько столбцов, сколько будет вставлено. Первым должен быть тот столбец, слева от которого будут вставлены новые.

3. Вставить клетки : при добавлении клетки или группы клеток таблица будет реорганизована путем сдвига содержимого клеток, на место которых добавляются новые. Необходимо выделить группу клеток, заменяемых новыми, вызвать контекстное меню и выбрать пункт Вставить ячейки. Появится окно диалога, в котором нужно выбрать способ сдвига: вправо или вниз. Здесь же можно добавить строку (сверху) или столбец (слева).

Пример сдвига при добавлении клеток

4. Удалить строку : выделить целиком строку или группу строк, в контекстном меню выбрать пункт Удалить строки .

5. Удалить столбец : выделить целиком столбец или группу столбцов, в контекстном меню выбрать пункт Удалить столбцы .

6. Удалить клетки : при удалении клеток или группы клеток, так же как и при вставке, необходимо выбирать способ сдвига оставшихся клеток. Действия при удалении выполняются так же как при добавлении клеток, со сдвигом оставшихся клеток влево или вверх.

7. Объединить клетки : выделить группу клеток, которые должны быть объединены в одну, и в контекстном меню взять пункт Объединить ячейки .

8. Разбить клетки: выделить клетку или группу, которые необходимо разделить, и выбрать в контекстном меню пункт Разбить ячейки . Разбиение может быть разнообразным: на колонки и строки в произвольном количестве.

Пример разбиения клеток

9. Разбить таблицу : это средство используется для разделения таблицы на независимые части, и находится на вкладке Макет, команда Разбить таблицу .

Замечание . Содержание контекстного меню таблицы изменяется в зависимости от принятого выделения и места в таблице. Например, если выделена первая строка таблицы, доступен пункт Заголовки . Это вызовет автоматическое повторение заголовков столбцов в начале каждой новой страницы.

Лекция 3

Определение таблиц

Простые таблицы

Сложные таблицы

1.2 Простая таблица

Стандартная кнопку Добавит таблицу и задать ее параметры.

1.3 Сложная таблица

Таблица → Вставить → Таблица Вставка таблицы

1) число столбцов;

2) число строк;

3) задать ширину столбцов.

Ок

Таблица → Нарисовать таблицу Ластик .

Редактирование таблицы

Таблица

Операции редактирования:

1 Вставка столбцов и строк .

Вставить меню Таблица

2 Изменение ширины столбца.

3 Изменение высоты строки.

Таблица → Автоподбор

Таблица → Объединить ячейки Таблица → Разделить ячейки .

Таблица → Удалить

Форматирование таблиц

Таблицы и границы и с помощью пунктов меню Таблица и Формат .

В меню Таблица Свойства таблицы

С помощью пункта Границы и заливка

С помощью меню Таблица → Автоформаттаблицы

Направление текста

Перемещение по таблице

Вычисления в таблице

Таблица → Формула Ок.

Графический редактор

В редакторе Word есть графический редактор, который позволяет быстро строить несложные рисунки. Рассмотрим возможности этого редактора и способы создания рисунков.

Для создания рисунков сначала необходимо настроить панель инструментов Рисование . Панель инструментов Рисование находится в меню Вид → Панели инструментов → Рисование .

Таблица 2.1 – Средства панели инструментов Рисование

С помощью панели инструментов Рисование можно увеличивать, уменьшать, вращать и закрашивать автофигуры, добавлять тень и объем.

Создание рисунка

Если необходимо создать рисунок средствами Word, можно воспользоваться одним из способов:

1. Вставка объекта, который вызывается командой Вставка → Объект .

При вставке объекта РисунокMicrosoft Word открывается отдельное окно с областью рисования, полностью идентичное обычному окну Word. Важно, чтобы рисунок не попал за границы линеек форматирования, потому что с их помощью регулируется видимая область рисунка. Также автоматически отображается панель Изменение рисунка . С ее помощью можно закрыть рисунок, нажав соответствующую кнопку.

Также автоматически отображается панель Полотно . С ее помощью можно увеличивать или уменьшать масштабы рисунка, подбирать его размер.

2. Также Word имеет так называемое полотно. Оно вызывается автоматически при попытке нарисовать какую-нибудь фигуру с помощью панели Рисование . Полотно предназначено для упорядочивания объектов рисунка и является аналогом области рисования. Здесь очень удобно реализована возможность изменения размеров полотна – с помощью граничных маркеров. Для того чтобы при перемещении рисунок не распадался, необходимо после того, как рисунок был нарисован сгруппировать его. Перед этим необходимо выделить весь рисунок или его часть, вызвать контекстное меню на рисунке и выбрать пункт Группировка → Группировать .

Для того, чтобы включить или отключить автоматическое появление полотна при попытке рисования, нужно выполнить следующие действия:

Ø Воспользоваться командой Сервис → Параметры , после чего открывается диалоговое окно Параметры .

Ø Открыть вкладку Общие .

Ø Установить или снять флажок Автоматически создавать полотно при вставке автофигур .

Использование автофигур

В текстовом редакторе Word есть множество стандартных изображений, которые включают геометрические фигуры, фигурные стрелки и прочее. Эти изображения называются автофигурами.

Автофигура –это стандартные изображения разныхфигур в графическом редакторе текстового редактора Word.

При вставке в документ автофигура ведет себя как обычный рисунок.

Автофигури можно вставлять с помощью панели Рисование → Автофигуры .

Существуют такие виды автофигур: линии, соединительные линии, основные фигуры, фигурные стрелки, блок-схема, звезды и ленты, сноски.

Вставка рисунков

Для вставки рисунков необходимо выбрать пункт меню Вставка → Рисунок .Появится меню выбора способа вставки рисунка.

v картинка;

v из файла;

v авто фигуры.

При вставке произвольного рисунка необходимо выбрать категорию Из файла и указать местоположение рисунка.

Рисунок вставляется в текст и раздвигает текст. Его можно разместить другим образом. Для этого необходимо выделить рисунок, вызвать контекстное меню, и выбрать в нем пункт Формат рисунка и в диалоговом окне Формат рисунка выбрать вкладыш Положение .

На вкладыше Положение можно выбрать один с образов размещения картины:

Ø в тексте;

Ø вокруг рамки;

Ø по контуру;

Ø по тексту;

Ø перед текстом.

Также можно выбрать один с способов выравнивания рисунка:

ü по правому краю;

ü по центру;

ü по левому края;

ü другое.

Вставка диаграмм

Текстовый редактор Word поддерживает вставку в текст стандартных графиков и диаграмм. Для этого необходимо вызвать пункт меню Вставка → Рисунок →Диаграмма .

В таблице данных можно изменять значения, которые будут влиять на внешний вид диаграммы. После редактирования необходимо щелкнуть мышкой вне диаграммы, таблица данных исчезнет и диаграмма вставится в текст. Дважды щелкнув по диаграмме, можно снова вызвать таблицу данных и изменять их.

Также можно построить диаграмму по данным ранее созданной таблицы. Для этого ее необходимо выделить, а потом создать диаграмму вышеупомянутым способом.

Лекция 3

РАБОТА С ГРАФИЧЕСКИМИ ОБЪЕКТАМИ И ТАБЛИЦАМИ

1 Создание и редактирование таблиц.

2 Создание рисунков и диаграмм.

3 Установление графических объектов.

4 Создание и редактирование математических формул.

Создание и редактирование таблиц

Определение таблиц

Таблица предоставляет возможность упорядочить данные в виде строк и столбцов. Каждый элемент ячейки таблицы не зависит от других элементов. Существует возможность построить таблицу с произвольным количеством столбцов и строк, существует возможность изменения размеров и форматирование каждой ячейки. Ячейка может содержать текст, рисунки и прочее, что может содержать документ Word. Но существует единое исключение: в таблице не может содержаться другая таблица.

Таблицы в Word бывают простые и сложные.

Простые таблицы –это таблицы,которые могут максимальносостоять из четырех строк и пяти столбцов.

Сложные таблицы –это таблицы,которые могут иметь произвольноечисло столбцов и строк.

1.2 Простая таблица

Для создания простой таблицы необходимо найти на панели инструментов Стандартная кнопку Добавит таблицу и задать ее параметры.

С помощью мышки выбрать и обозначить необходимое количество столбцов и строк будущей таблицы. Если в макете не хватает клеточек, то в этом случае необходимо его увеличить в нужном направлении, удерживая нажатой левую кнопку мышки, пока не будут достигнуты необходимые размеры. После этого кнопку мышки необходимо отпустить, и в результате таблица с заданными размерами будет добавлена в текущую позицию.

1.3 Сложная таблица

Для создания сложной таблицы необходимо воспользоваться пунктом меню Таблица → Вставить → Таблица . После чего появляется диалоговое окно Вставка таблицы , в котором необходимо задать параметры:

1) число столбцов;

2) число строк;

3) задать ширину столбцов.

После выбора параметров таблицы и нажатии на кнопку Ок появится пустая таблица,которую необходимо будет заполнить.

Сложную таблицу также можно создать самостоятельно. Для этого необходимо воспользоваться пунктом меню Таблица → Нарисовать таблицу .Курсор мышки приобретаетвид карандаша, с помощью которого можно собственноручно мышкой нарисовать таблицу как графический элемент: сначала рисуют контуры таблицы, а потом строки и столбики. Для удаления линий существует кнопка Ластик .

Редактирование таблицы

Word имеет возможность редактировать таблицы. Существует два способа редактирования таблицы: с помощью мышки и команд меню Таблица .Выбор того или другого способа зависит от пользователя. Большей частью использование мышки ускоряет работу, при этом внесение изменений более наглядное. Если нужно дополнить таблицу новыми данными или удалить лишние, объединить несколько клеток, вставить или удалить строки или столбики, целесообразно применять команды контекстного меню.

Операции редактирования:

1 Вставка столбцов и строк .

Эта операция выполняется с помощью подменю Вставить меню Таблица или контекстного меню таблицы. При этом необходимо выделить строки или столбцы таблицы и вызвать контекстное меню.

2 Изменение ширины столбца.

Эту операцию лучше и легче выполнять с помощью мышки. Для этого нужно разместить указание мышки на ограничительной линии (вид указания мышки при этом изменится) и при нажатой левой кнопке перетянуть в нужном направлении.

3 Изменение высоты строки.

Высота строки зависит от объемов и параметров введенной информации. В некоторых случаях нужно задать высоту строки, которая отличается от установленной по умолчанию. Для этого необходимо выполнить действия, аналогичные изменению ширины столбца.

4 Автоподбор ширины и длины столбцов.

Эта операция выполняется с использованием пунктов меню Таблица → Автоподбор

5 Разделение и объединение ячеек таблицы.

Таблица часто имеет заголовок, который является общим для нескольких столбиков. При этом проще всего объединить несколько ячеек для получения ячейки большего размера. Чтобы объединить ячейки, нужно их выделить и воспользоваться командой Таблица → Объединить ячейки . Также аналогичная команда содержится и в контекстном меню таблицы. Для разделения клеток таблицы на несколько предназначена команда Таблица → Разделить ячейки .

6 Удаление элементов таблицы (ячеек, строк и столбцов).

Для удаления ячеек, строк и столбцов необходимо выделить соответствующий участок и воспользоваться командой Таблица → Удалить или командой контекстного меню.Выделенныеучастки нельзя удалить с помощью клавиши Delete или Backspace.Эти клавиши используют для удаления только содержимого ячеек.

Форматирование таблиц

Форматирование ячеек таблицы можно проводить с помощью панели инструментов Таблицы и границы и с помощью пунктов меню Таблица и Формат .

В меню Таблица или с помощью контекстного меню таблицы необходимо выбрать пункт меню Свойства таблицы , с помощью которых можно настраивать параметры форматирования таблицы, строк столбцов и ячеек.

С помощью пункта Границы и заливка можно сделать цветное оформление таблицы, приготовить вид рамок таблицы.

С помощью меню Таблица → Автоформаттаблицы можно выбрать один из существующих форматов.

В таблице существует возможность размещать текст как вертикально, так и горизонтально. Для вертикального размещения текста необходимо воспользоваться контекстным меню и выбрать пункт Направление текста ,после чего появится диалоговое окно Направление текста – Ячейка таблицы

Перемещение по таблице

Передвижение по ячейкам таблицы проводится с помощью клавиш:

TAB – перемещение по правую сторону по строке; SHIFT+TAB – перемещение налево по строке;

Enter – текст разбивается на строки при нажатии (для возвращения используют клавишу Delete);

, ↓, ←, → – перемещение с помощью стрелок.

Вычисления в таблице

В таблице можно проводить несложные вычисления, используя формулы и стандартные функции. Формула, как и в Excel, должны начинаться со знака = (равняется) и ссылаться на адреса ячеек, которые принимают участие в вычислениях.

Адрес ячейки составляется из латинской буквы – столбики (А, В, С і т. д.) и арабской цифры – строки (1, 2, 3,…). Таким образом, ячейка, которая имеет адрес А2, размещается на пересечении первого столбца (А) и второй строки (2).

Каждая стандартная функция имеет свое имя и в скобках содержит свои аргументы. Аргументами могут быть как конкретные данные или адрес одной ячейки или нескольких ячеек (диапазон ячеек).

К стандартным функциям относятся:

Ø Sum(диапазон ячеек) – вычисляет сумму значений в указанном диапазоне;

Ø Average(диапазон ячеек) – вычисляет среднее значение в указанном диапазоне;

Ø Max(диапазон ячеек) – вычисляет максимальное значение в указанном диапазоне;

Ø Min(диапазон ячеек) – вычисляет минимальное значение в указанном диапазоне;

Ø Count(диапазон ячеек) – подсчитывает количество ячеек в указанном диапазоне.

Для записи формулы курсор размещается в ячейке, где нужны вычисления и вызывается пункт меню Таблица → Формула ,формула записывается в строку формул,можно изсписка выбрать нужный числовой формат, а затем нажимается Ок.