Систематизация информации, хранящейся во всевозможных документах организации, представляет собой своего рода классификацию, т.е. распределение информации по определённым предметным группам. В специализированной литературе эти группы имеют конкретные названия, но в современном процессе систематизации информация не всегда распределяется именно по ним, а может группироваться в соответствии с требованиями организации, в соответствии со спецификой её деятельности. Систематизация информации является важным звеном в работе по составлению архивов и различных баз данных. Именно после проведения процесса систематизации возможно индексирование информации.

Виды систематизации информации:

• номинальная систематизация;
• предметная систематизация;
• хронологическая систематизация;
• экспертная систематизация.

После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел – перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.

Важность систематизации информации

Систематизация информации является предварительным этапом для таких важных в делопроизводстве работ, как составление номенклатуры дел, индексирования документов, каталогизации. Без качественной и тщательно проведённой систематизации информации невозможно создание архива фирмы, ни бумажного, ни электронного, невозможно его полноценное функционирование. Качественная систематизация документов – это порядок и надёжность, удобство поиска, это завершённые в срок дела и отсутствие проблем в отношениях с проверяющими органами и инспекциями. Систематизация информации является залогом успешной работы каждой организации. Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование – трудоёмкие процессы.

Навыки для систематизации информации

Систематизация процесс требующий специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах – «Электронных архивах» - процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности.

Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категорий.

Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:

1. установление соотношения фигуры и фона;
2. завершение образов;
3. установление сходства и приблизительности.

При установлении соотношения фигуры и фона в общей "картине" информации выделяется то, что является "фигурой", т. е. смыслом картины, ее образом. Соответственно то, что не является фигурой, превращается в фон. Часто фигура выделяется однозначно. Однако бывают ситуации, когда фон может быть воспринят как фигура, а фигура рассматриваться фоном. В этом случае обработанная информация может превратиться в совсем другой образ и обрести совсем другой смысл.

Завершение образов позволяет создать цельный образ по отдельным частям, даже если для этого нет достаточной информации. Часто этот процесс обработки информации может приводить к созданию неверных образов и неверной интерпретации поведения других, а также порождать неверную интерпретацию индивидом воздействий, поступающих в его адрес со стороны организационного окружения.

Установление сходства и приблизительности приводит к тому, что, во-первых, по отдельным элементам и характерным чертам удается выделить из общего объема информации отдельные образы и формы, имеющие некие обобщающие черты. Во-вторых, этот принцип обработки информации проявляется в том, что различные образы и соответственно явления группируются в некие обобщенные группы путем сглаживания либо же игнорирования индивидуальных особенностей каждого явления.

Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ - это логическая обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя чувства, предпочтения, эмоции, убеждения. В этом случае информация обрабатывается по принципам "люблю - не люблю", "нравится - не нравится", "хорошо - плохо", "лучше - хуже", "приемлемо - неприемлемо" и т.п.

Восприятие - очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. В действительности это практически одновременно и зачастую молниеносно разворачивающиеся процессы, составляющие вместе восприятие человеком окружения. При этом, хотя и отбор, и систематизация информации в целом осуществляются в соответствии с определенными принципами, для каждого человека характерна индивидуальность в протекании этих процессов, которая всегда делает восприятие индивидуальным и субъективным. Поэтому, чтобы эффективно взаимодействовать с человеком и управлять им, необходимо знать хотя бы в общем виде то, какими характерными чертами восприятия действительности он обладает.

Метод систематизации связан с разделением изучаемых явлений (исходя из целей исследования) и избранными критериями на совокупности, характеризуемые определенной общностью и отличительными признаками.

Система — это множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом и образующих определенную целостность, единство.

Систему чаще всего рассматривают в качестве инструмента, способа изучения явлений и процессов и в этом случае она смыкается с понятием модели. Ее рассматривают и как комплекс процессов и явлений, а также связей между ними, существующий объективно. Задача этого комплекса состоит в том, чтобы выделить данную систему из окружающей среды, установить ее входы и выходы, подвергнуть анализу ее структуры, выявить механизм функционирования. Нередко метод систематизации рассматривают как определенный прием, связанный с классификацией, типологией, концентрацией и др.

Важной чертой эффективной работы является быстрый доступ к необходимым ресурсам. Если работа требует информационного оснащения, то необходимо предусмотреть легкий, быстрый поиск информации, а также систематизацию новой информации.

Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации . Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников. Без предварительной систематизации информации невозможно представить такие важнейшие бизнес-процессы, как документооборот, делопроизводство, создание материального и электронного архива, создание различных баз данных .

Систематизация информации включает:

Методы поиска и накопления информации;

Классификацию и индексирование информации;

Способы доступа к информации;

Способы представления информации;

Обработку запросов на поиск информации.

Информация может быть организована одним из двух основных способов:

Структурированная информация;

Информация в виде свободного текста;

Под структурированием понимается последовательная систематизация информации. Для этого используются стандартные форматы. Формат - это пустая форма, в которую заносится информация. Информация может быть записана на бумаге или в текстовом редакторе, или в виде входных данных может быть размещена в программе базы данных.

Стандартный формат составлен из разделов информации, называемых полями . Результатом заполненного формата является запись .

База данных - это собрание записей, организованных таким способом, чтобы облегчить поиск определенной записи или ряда взаимосвязанных записей, или определенной информации, содержащейся в этих записях. Еще одна характеристика хорошей базы данных - возможность выдавать ранее зафиксированные данные в различном виде: в отношении содержания (от минимального набора до исчерпывающей информации) и в отношении формы, в которой будут представлены выходные данные.

Под систематизацией информации подразумевается своего рода классификация всех документов организации по различным группам. Каждая компания выбирает для себя наиболее удобный метод систематизации информации, тот или иной тип классификации (или совокупность таких типов). Чаще всего вся документация фирмы распределяется в соответствии с номинальной, предметной, тематической, хронологической, авторской и архивной классификацией. Номинальная систематизация - распределение документов по их типу (счета, договоры, приказы и т.п.); предметная - по принадлежности документа к какому-либо конкретному делу; тематическая - по общей тематике; хронологическая систематизация информации - распределение документов по дате их создания; авторская - по имени автора документа; архивная - по срокам хранения документации.

Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категорий.

Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:

Установление соотношения фигуры и фона;

Завершение образов;

Установление сходства и приблизительности.

При установлении соотношения фигуры и фона в общей "картине" информации выделяется то, что является "фигурой", т. е. смыслом картины, ее образом. Соответственно то, что не является фигурой, превращается в фон. Часто фигура выделяется однозначно. Однако бывают ситуации, когда фон может быть воспринят как фигура, а фигура рассматриваться фоном. В этом случае обработанная информация может превратиться в совсем другой образ и обрести совсем другой смысл.

Завершение образов позволяет создать цельный образ по отдельным частям, даже если для этого нет достаточной информации. Часто этот процесс обработки информации может приводить к созданию неверных образов и неверной интерпретации поведения других, а также порождать неверную интерпретацию индивидом воздействий, поступающих в его адрес со стороны организационного окружения.

Установление сходства и приблизительности приводит к тому, что, во-первых, по отдельным элементам и характерным чертам удается выделить из общего объема информации отдельные образы и формы, имеющие некие обобщающие черты. Во-вторых, этот принцип обработки информации проявляется в том, что различные образы и соответственно явления группируются в некие обобщенные группы путем сглаживания либо же игнорирования индивидуальных особенностей каждого явления.

Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ - это логическая обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя чувства, предпочтения, эмоции, убеждения. В этом случае информация обрабатывается по принципам "люблю - не люблю", "нравится - не нравится", "хорошо - плохо", "лучше - хуже", "приемлемо - неприемлемо" и т.п.

Восприятие - очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. Поиск решений может быть основан на информации различных типов. Для удобства пользования важно предусмотреть различные варианты подачи информации, или, формы представления информации.

Рассмотрим несколько типичных видов систематизации информации.

Номинальная систематизация представляет собой распределение информации по типу документа - договоры, счета, акты, приказы и т.п.

Предметная систематизация - распределение информации по содержанию документов: например, в одну папку отправляются документы, связанные со строительством объекта №., а в другую - со строительством объекта №2.

Хронологическая систематизация информации группирует документы в соответствии с определенными временными рамками - например, в «данной» папке хранится вся бухгалтерская документация за 2008 год. Довольно востребованным видом систематизации является классификация документов по автору или коллективу авторов. Обязательной к применению в архивах является экспертная систематизация информации, распределяющая документы по срокам их хранения. После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел - перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.

Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование - трудоёмкие процессы, требующие специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах - «Электронных архивах» - процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности.

Систематизация документов осуществляется для того, чтобы предоставить пользователям возможность более легкого поиска нужных документов. В документационных центрах на этой стадии выполняется два основных действия - каталогизация и физическое хранение документов.

Каталогизация, в свою очередь, также состоит из нескольких шагов :

Библиографическое описание;

Описание содержания документа;

Назначение документу указателя местоположения.

РОЛЬ ФОРМИРОВАНИЯ УМЕНИЙ СИСТЕМАТИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИИ В КУРСЕ ИНФОРМАТИКИ ОСНОВНОЙ ШКОЛЫ

Беликова Екатерина Ивановна
МБОУ СОШ №4
Россия, г.Мытищи
e-mail: [email protected]

Современное общество находится на информационном этапе развития, что накладывает отпечаток на требования, которые предъявляются к члену общества. В частности важным для успешной социализации человека является умение эффективно работать с потоками разнородных данных и большими массивами информационных ресурсов. Одним из аспектов данного умения выступает умение оптимальным образом систематизировать информацию, исходя из требований решаемой задачи. Анализ показывает, что, с точки зрения психологии мышление человека (восприятие, запоминание, преобразование информации и иные интеллектуальные операции) ориентировано на работу с систематизированной информацией. Например, процесс запоминания проходит более эффективно, если при получении информации человеку удаётся предельно рационально её структурировать. Особенности коммуникативных процессов таковы, что важную роль играет систематизированное представление передаваемой информации. В этом случае интерпретация ее получателем будет более адекватной тому, что хотел передать источник информации (по сравнению с передачей хаотично организованных и плохо структурированных сведений). По сути, систематизация и структурирование информации – психологические механизмы, позволяющие человеку работать с большими потоками информации. Важно научить школьников осознано использовать эти механизмы. Обучение должно быть построено так, чтобы воспринятая обучаемым информация не только стала знанием, но чтобы отдельные элементы знания выстроились в систему, которая является необходимым условием успешного оперирования этими знаниями в практической деятельности при работе с реальными объектами-системами.

Вообще все учебные курсы предоставляют обучаемым тот или иной опыт работы с информацией, знакомят со специфическими методами её поиска, анализа, формализации, систематизации, запоминания, применения и т.п. Но курс информатики стоит особняком в этом ряду, поскольку методы работы с информацией и сами информационные структуры для него не столько методические приёмы и средства, сколько важная составная часть содержания обучения. С одной стороны, цели и задачи самого курса, зафиксированные в Образовательном стандарте, во многом, связаны с формированием умений работать с информацией, что невозможно без владения методами ее организации, структурирования, упорядочивания и тому подобное. С другой стороны, умение грамотно систематизировать информацию является также надпредметным умением, формируемым курсом информатики. В этом, в частности, проявляется интегративная и метапредметная роль информатики.

Курс информатики очень динамичен. Содержание обучения постоянно приходится адаптировать к новым научным идеям и техническим разработкам, которые быстро и прочно входят в повседневную жизнь и профессиональную деятельность людей. Вслед за содержанием приходится корректировать методы, формы и средства обучения. Другая особенность связана с тем, что сегодня напряженность общеобразовательного курса крайне велика. Одним из путей расширения содержания в рамках того же учебного времени, но без резкого увеличения интенсивности обучения, является выявление в разных разделах курса сходных вопросов; определение для них общей теоретической базы; объединение их на этой общей основе в самостоятельные модули. Такой подход позволяет избежать различных толкований одних и тех же объектов в разных разделах, избежать дублирования учебного материала и, главное, обеспечить формирование системного взгляда на изучаемые проблемы. Все это непосредственно относится к изучению в рамках общеобразовательного курса информатики закономерностей, методов, средств систематизации и структурирования информации.

Изучение информатики и информационных технологий во многом связано с вопросами систематизированного представления информации. Эти вопросы изучаются сегодня разрозненно – для каждого типа задач и каждого вида программных сред изучаются те способы систематизации и те структуры данных, которые свойственны конкретному программному средству и/или конкретной информационной технологии. В результате получается, что некоторые частные вопросы нередко дублируются в разных разделах курса, а общие закономерности структурирования данных выпадают из поля внимания.

Как показывает опыт, многие старшеклассники, даже при решении несложных задач, испытывают большие затруднения с анализом условий, если данные представлены бессистемно. Они не всегда могут выделить существенные для данной задачи условия и данные, а также отделить их от второстепенных или вовсе лишних. Они не могут построить адекватную структуру таблицы при знакомстве с реляционными базами данных. При изучении программирования путаются в типах данных и не соотносят их с изученными ранее способами кодирования информации в компьютере. Понятие «структура данных» ассоциируется у учащихся в основном с реляционной, иерархической и сетевой моделями структур данных и никак не согласуется со структурированными типами данных в программировании. «Тип данных» в электронных таблицах никак не связывается с «типом данных» в программировании или в базах данных. Часто не видится различие между «типом данных» и «форматом данных». Этот список можно продолжать и дальше.

Наиболее наглядно это проявляется, когда приступаем к изучению различных сфер применения информационных технологий. Например, при изучении геоинформационных систем и технологий приходилось вначале вновь подробно рассматривать способы двоичного кодирования, форматы представления и хранения данных, различия между атрибутивными и пространственными данными при описании объектов и т.п. Естественно, что при таком подходе времени хватает только на самое общее знакомство с методами и задачами непосредственно ГИС, а, следовательно, у учащихся вновь остается только поверхностное представление о них. На наш взгляд, во многом это следствие того, что проблемы систематизации информации и структурирования данных в курсе информатики системно не рассматриваются.

Способом разрешения этих проблем может быть объединение всех вопросов курса информатики, так или иначе относящихся к систематизации и структурированию информации, в единый модуль. При этом можно руководстводствоваться принципом двойного вхождения Вадима Семеновича Леднева о том, что каждая из базисных содержательных линий должна входить в общую структуру содержания двояко — как отдельный самостоятельный модуль (рассматриваться как объект изучения ), так и в качестве “сквозной” линии по отношению ко всем другим модулям.

В настоящее время различные процедуры систематизации и структурирования применяются при изучении большинства тем информатики. То есть, как сквозная линия курса данные вопросы в содержании курса присутствуют. Но их важность для формирования умения работы с информацией так велика, что целесообразно рассматривать их и как объект изучения. Для этого необходимо выделить самостоятельный модуль, в котором можно целенаправленно изучать общие методы систематизации, базовые структуры данных, связь систематизации с моделированием и кодированием и т.п. В качестве общей методологической базы построения методики обучения систематизации и структурированию информации целесообразно выбрать системный подход, как наиболее соответствующий целям и видам учебной деятельности.

Итак, что в результате целенаправленного изучения основ систематизации информации мы можем добиться:

более глубокого понимания :

• смысла основных для информатики понятий: «информация», «данные», «формат данных», «тип данных», «файловая структура» и т.п.;
• назначения и особенностей существующих способов систематизации информации (упорядочивания, классификации, структурирования, типологизации);
• сходства и различий в употреблении таких часто встречающихся в информатике словосочетаний, как «тип данных», «тип информации», «формат данных», «формат файлов», «тип файлов», «сортировка данных», «упорядочивание данных», «структура данных», «структура документа», «организация информационных ресурсов в сети» и т.п.

более прочных знаний :

• основных способов организации разнородной информации;
• способов организации файловых структур, данных в базах данных, информационных ресурсов сети;
• основных структур данных и способов их представления средствами электронных таблиц, баз данных, программирования, геоинформационных систем;
• основных типов и форматов данных в различных программных средах.
• умений :
• выбирать оптимальную для решения конкретной задачи структуру данных;
• приводить данные к выбранной структуре;
• организовывать поиск нужных сведений и данных в зависимости от способа их организации и формата представления в конкретном программном средстве или конкретной поисковой системе.

В итоге это у обучаемых формируются следующие качества:

• понимание того, что решение любой задачи должно начинаться с анализа имеющихся сведений, с оценки свойств данных, содержащихся в этих сведениях (полноты, полезности, достоверности, актуальности и т.п.);
• опыт выделения существенных для решения задачи данных и существующих между ними связей;
• понимание того, что каждое программное средство рассчитано на определенный набор способов организации, структурирования, представления данных, и это необходимо учитывать при организации процесса решения задачи с помощью компьютерных средств;
• умения осознанно выбирать модель структур данных, адекватных условиям задачи и возможностям программной среды, с одной стороны, и позволяющих применить наиболее эффективный метод решения задачи, с другой (быстрее осуществить поиск информации, точнее провести расчеты, экономнее хранить данные и т.п.);
• опыт поиска недостающих для решения задачи сведений путем обращения к словарям, справочникам, базам данных, ресурсам Сети и т.п.

Важной чертой эффективной работы является быстрый доступ к необходимым ресурсам. Если работа требует информационного оснащения, то необходимо предусмотреть легкий, быстрый поиск информации, а также систематизацию новой информации.

Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации. Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников. Без предварительной систематизации информации невозможно представить такие важнейшие бизнес-процессы, как документооборот, делопроизводство, создание материального и электронного архива, создание различных баз данных.

Систематизация информации включает:

• - методы поиска и накопления информации;
• - классификацию и индексирование информации;
• - способы доступа к информации;
• - способы представления информации;
• - обработку запросов на поиск информации.

Информация может быть организована одним из двух основных способов:

• - структурированная информация;
• - информация в виде свободного текста.

Под структурированием понимается последовательная систематизация информации. Для этого используются стандартные форматы. Формат - это пустая форма, в которую заносится информация. Информация может быть записана на бумаге или в текстовом редакторе, или в виде входных данных может быть размещена в программе базы данных. Стандартный формат составлен из разделов информации, называемых полями. Результатом заполненного формата является запись. База данных - это собрание записей, организованных таким способом, чтобы облегчить поиск определенной записи или ряда взаимосвязанных записей, или определенной информации, содержащейся в этих записях. Еще одна характеристика хорошей базы данных - возможность выдавать ранее зафиксированные данные в различном виде: в отношении содержания (от минимального набора до исчерпывающей информации) и в отношении формы, в которой будут представлены выходные данные. Под систематизацией информации подразумевается своего рода классификация всех документов организации по различным группам. Каждая компания выбирает для себя наиболее удобный метод систематизации информации, тот или иной тип классификации (или совокупность таких типов). Чаще всего вся документация фирмы распределяется в соответствии с номинальной, предметной, тематической, хронологической, авторской и архивной классификацией. Номинальная систематизация - распределение документов по их типу (счета, договоры, приказы и т.п.); предметная - по принадлежности документа к какому-либо конкретному делу; тематическая - по общей тематике; хронологическая систематизация информации - распределение документов по дате их создания; авторская - по имени автора документа; архивная - по срокам хранения документации. Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категорий.

Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:

• 1. установление соотношения фигуры и фона;
• 2. завершение образов;
• 3. установление сходства и приблизительности.

При установлении соотношения фигуры и фона в общей "картине" информации выделяется то, что является "фигурой", т. е. смыслом картины, ее образом. Соответственно то, что не является фигурой, превращается в фон. Часто фигура выделяется однозначно. Однако бывают ситуации, когда фон может быть воспринят как фигура, а фигура рассматриваться фоном. В этом случае обработанная информация может превратиться в совсем другой образ и обрести совсем другой смысл. Завершение образов позволяет создать цельный образ по отдельным частям, даже если для этого нет достаточной информации. Часто этот процесс обработки информации может приводить к созданию неверных образов и неверной интерпретации поведения других, а также порождать неверную интерпретацию индивидом воздействий, поступающих в его адрес со стороны организационного окружения.

Установление сходства и приблизительности приводит к тому, что, во-первых, по отдельным элементам и характерным чертам удается выделить из общего объема информации отдельные образы и формы, имеющие некие обобщающие черты. Во-вторых, этот принцип обработки информации проявляется в том, что различные образы и соответственно явления группируются в некие обобщенные группы путем сглаживания либо же игнорирования индивидуальных особенностей каждого явления.

Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ - это логическая обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя чувства, предпочтения, эмоции, убеждения. В этом случае информация обрабатывается по принципам "люблю - не люблю", "нравится - не нравится", "хорошо - плохо", "лучше - хуже", "приемлемо - неприемлемо" и т.п.

Восприятие - очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. Поиск решений может быть основан на информации различных типов. Для удобства пользования важно предусмотреть различные варианты подачи информации, или, формы представления информации.

Рассмотрим несколько типичных видов систематизации информации. Номинальная систематизация представляет собой распределение информации по типу документа - договоры, счета, акты, приказы и т.п. Предметная систематизация - распределение информации по содержанию документов: например, в одну папку отправляются документы, связанные со строительством объекта №., а в другую - со строительством объекта №2.Хронологическая систематизация информации группирует документы в соответствии с определенными временными рамками - например, в «данной» папке хранится вся бухгалтерская документация за 2008 год. Довольно востребованным видом систематизации является классификация документов по автору или коллективу авторов. Обязательной к применению в архивах является экспертная систематизация информации, распределяющая документы по срокам их хранения. После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел - перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются. Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование - трудоёмкие процессы, требующие специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах - «Электронных архивах» - процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности. Систематизация документов осуществляется для того, чтобы предоставить пользователям возможность более легкого поиска нужных документов. В документационных центрах на этой стадии выполняется два основных действия - каталогизация и физическое хранение документов. Каталогизация, в свою очередь, также состоит из нескольких шагов:

• - библиографическое описание;
• - описание содержания документа;
• - назначение документу указателя местоположения.