Большинство почтовых клиентов, включая Gmail , Yahoo , Mail.ru , Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird , предоставляют возможность отправлять одно электронное письмо большому числу получателей. Обычно Вы можете сделать это с помощью функции Копия (на английском языке для ее обозначения принята аббревиатура СС ), или Скрытая копия (CCB ). При отправке сообщения в Копии получатели могут видеть электронные адреса других людей, которым также отправлено это письмо. Во втором случае личность дополнительных адресатов скрыта.

Добавление адреса получателя

Некоторые почтовые клиенты позволяют просто вводить имя пользователя в поле, которое затем автоматически заполняется программой.

Если Вы используете это поле для отправки электронной почты нескольким людям, каждый из них сможет увидеть полный список других получателей.

Как создать копию электронного письма

Вы можете перечислить получателей электронной почты, просто введя список адресов в поле Копия , которое обычно находится сразу под полем Кому . Каждый в этой цепочке адресатов сможет видеть имена и адреса электронной почты всех других получателей:

Как создать скрытую копию электронного письма

Вы можете использовать эту функцию как для индивидуальных, так и для групповых писем. Это особенно полезно, если Вы хотите сохранить конфиденциальность своих контактов, защитить их от спама и нежелательных писем или же просто, если не хотите, чтобы Ваши получатели знали, кто получил такое же сообщение.

Поле Скрытая копия не всегда доступно по умолчанию для всех почтовых клиентов. Например, в Outlook Вам нужно будет зайти в Параметры , чтобы получить доступ к настройке; в Thunderbird нужно будет выбрать эту функцию из раскрывающегося меню; в Gmail нужно нажать кнопку Копия и Скрытая копия ; в Windows Live Mail Вам потребуется одновременно нажать клавиши Alt + B .

Изображение: © Руслан Нестеренко - 123RF.com

Помните, как в старой доброй песни поётся «Письмецо в конверте погоди - не рви… »? Многие в ответ сразу скажут: «Так это ведь, когда было? Сейчас же ведь почта электронная!». Конечно, так и есть. Собственно, «порвать» или совершить какие-либо другие физические действия над виртуальным посланием невозможно. Но это лишь нюансы. E-mail, как и его старший собрат, почтовое отделение, исправно во все точки земного шара разносит адресатам «весточки» - весёлые, грустные, задумчивые, интересные и, конечно же, романтические.

Всё-таки грех такой технологией не пользоваться, согласитесь! Только, конечно, если нет маниакальной одержимости писать адресату письма исключительно шариковой ручкой и непременно мелким подчерком. Хотя таких нынче единицы.

Итак, уважаемый читатель, эта статья поможет вам отправить письмо по электронной почте на популярных в Сети сервисах - Gmail, Yandex и Mail.ru.Также вы узнаете из неё о том, как можно послать анонимное письмо и выполнить отправку документа непосредственно в текстовом редакторе Word.

Как правильно отправить письмо?

Чтобы отправить электронную почту, в независимости, от выбранного сервиса, необходимо выполнить практически одинаковый набор действий. Да, и не забудьте! У вас должен быть зарегистрирован аккаунт на сайте почты. Если такового нет, ознакомьтесь на нашем сайте с руководствами по созданию e-mail. Эта процедура выполняется легко и просто.

Gmail

Отправка

1. На странице профиля, в левом верхнем углу, щёлкните красную кнопку «Написать».

2. В первой строке формы напечатайте адрес почтового ящика получателя. Также вы можете выбрать пользователя из адресной книги (списка сохранённых адресов), кликнув слово «Кому».

3. Во второй строке подпишите письмо: укажите своё имя или инициалы, чтобы получателю сразу стало понятно, от кого пришло онлайн-послание.

Если вы хотите прикрепить к тексту заявление или какой-либо документ, хранящийся на Google.Диске, клацните его иконку в нижней панели, перейдите в хранилище и выберите необходимый файл. А вот если, к примеру, требуется загрузить отсканированный текст в формате PDF c компьютера, тогда клацните «скрепку».

Также вы можете отредактировать текст послания, придать ему красивый вид (Важный момент! Особенно, если вы рассылаете коммерческое предложение со ссылкой или архивом!). Для выполнения этой процедуры нажмите кнопку «A» (самая первая в панели, слева). А затем в дополнительном блоке выберите необходимую функцию - «выделение жирным, курсивом», «настройка шрифта», «создание списка» и т.д.

Написать ответ

Когда письмо, архив, заявление либо какой-другой документ получены и нужно срочно отослать ответ адресату, кликните один раз левой кнопкой под текстом послания в поле «Нажмите здесь… » и заполните форму вышеописанным способом.

Рассылать электронные «весточки» на Gmail можно и с Checker Plus for Gmail - аддона, предназначенного для мониторинга входящей корреспонденции. Делается это так:

1. Кликните иконку чекера в браузере.

2. В открывшейся панели нажмите кнопку «карандаш».

3. Заполните поля открывшейся формы для отправки.

Yandex

Отправка

1. В профиле Яндекс.Почта, в ряду кнопок над списком сообщений, нажмите «Написать».

2. В строчке «Кому» напечатайте e-mail получателя, в «Тема» можно создать заголовок письма.

3. Наберите текст и при необходимости отредактируйте его при помощи функциональной панели над полем (шрифт, цвет, выравнивание, смайлики).

Совет! Если допустили ошибку при наборе, клацните кнопку «стрелочка влево», чтобы отменить операцию.

4. Чтобы отправить с письмом архив, видео или аудиофайл, хранящийся на ПК, нажмите кнопку «Прикрепить» и закачайте необходимый контент. Для загрузки данных с хранилища Яндекс.Диск нажмите рядом с этой же кнопкой иконку «Летающая тарелка».

5. Когда всё будет готово, кликните «Отправить» (можно нажать любую из кнопок - вверху и внизу формы).

Написать ответ

Клацните поле под полученным сообщением, и на дисплее сразу же откроется форма с указанным адресатом (автором письма).

В браузерном расширении Яндекс для чтения писем есть совершенно такая же кнопка «Написать», как и в профиле на сайте. Нажмите её и введите все необходимые данные: адрес получателя, сообщение и, если нужно, загрузите файлы. А если у вас возникнет вопрос «Почему не отправляется послание?», проверьте форму на правильность заполнения, возможно, вы некорректно указали e-mail, а также просмотрите настройки интернет-соединения.

Mail.ru

Отправка

1. Перейдите в раздел «Почта».

2. Клацните «Написать письмо» (кнопка, расположена над разделами корреспонденции).

3. Заполните поля «Кому» (e-mail адресата) и «Тема» (заголовок письма).

4. Напечатайте письмо, отредактируйте его посредством функциональной панели, находящейся над полем.

Чтобы отправить файл (например, сканированный отчёт), нажмите опцию «Прикрепить» для загрузки данных с ПК или иконку «Облако», для предоставления ссылки на документы, находящиеся в удалённом хранилище Mail.ru.

5. Нажмите «Отправить».

Написать ответ

Чтобы оперативно отослать ответ на полученное сообщение, над его текстом нажмите кнопку «Ответить». Затем заполните форму в вышеописанном порядке.

Клацните иконку аддона Mail.ru. В списке нажмите письмо, на которое необходимо дать ответ. В открывшейся вкладке воспользуйтесь опцией «Отправить».

Как отослать текстовый документ в редакторе Word?

Эту операцию можно выполнить лишь только в том случае, если на вашем компьютере установлен почтовый клиент (например, Thunderbird, eM Client, Windows Live Mail и т.д.).

Способ №1: быстрая отправка

1. Щёлкните по документу Word правой кнопкой.
2. В контекстном меню выберите: Отправить → Адресат.
3. В клиенте укажите адресата и активируйте отправку текстового файла.

Способ №2: выбор формата

1. Откройте подготовленный документ в Word.

3. Выберите формат:

• «Отправить как вложенные» - полноценная копия документа в виде вложения;
• «… как PDF» - текстовый документ отсылается в формате PDF;
• «… как XPS» - вложение в формате XPS с сохранением настроек форматирования.

Как анонимно послать сообщение адресату?

Если вы хотите скрыть свой e-mail, воспользуйтесь специальным онлайн-сервисом. В Сети можно встретить огромное количество сайтов предоставляющих эту услугу, но мы рассмотрим в рамках это статьи наиболее популярные.

(send-email.org)
Каждое сообщение отправляет с другого e-mail (автоматически генерирует адреса). Но всё-таки предоставляет возможность пользователю указать свои «координаты».

(http://www.theanonymousemail.com)
Чтобы на этом сервисе сделать анонимную рассылку необходимо зарегистрироваться и указать свой настоящий e-mail (в сообщении он отображаться не будет).

(https://www.guerrillamail.com/)
Сайт предоставляет пользователю временный e-mail сроком на 1 час. В нём можно отправлять и читать сообщения. В любой момент почтовый ящик можно удалить.

Удобного и безопасного вам пребывания онлайн! О том, .

Инструкция

Если для отправки электронных писем вы используете приложение, установленное в вашей операционной системе (например, Microsoft Outlook или The Bat!), то запустите его и создайте сообщение, которое требуется отправить нескольким получателям.

Перечислите электронные адреса всех получателей в поле «Кому». Набирайте их одной строкой, разделяя между собой запятой с пробелом. Вместо запятой можно использовать точку с запятой (;). Если все нужные вам адреса есть в адресной книге вашего почтового клиента, то вместо ручного ввода можно воспользоваться ею. В зависимости от используемой программы это действие может быть организовано по-разному - например, в приложении The Bat щелкните по иконке в правой части поля «Кому», а затем в открывшемся окне перетащите все нужные адреса из левого поля в правое. Другой вариант - поставьте отметки в чекбоксах нужных строк списка, а затем нажмите кнопку со стрелкой вправо.

Точно так же можно использовать поля «Копия» и «Скрытая копия». Основная между помещением списка получателей в поле «Кому» и «Копия» заключается в порядке сортировки и удобстве поиска уже отправленных сообщений. Если впоследствии вам нужно будет найти текст этого сообщения, то проще искать его по главному получателю из поля «Кому», а не по целому списку, который лучше разместить в поле «Копия». Строка «Скрытая копия» отличается от строки «Копия» тем, что помещенный в нее список не будет виден никому из получателей.

Нажмите кнопку отправки подготовленного сообщения с заполненным списком получателей, и приложение начнет рассылку сообщения.

Если вы используете почтовый сервис, размещенный на интернет-сервере (например, Gmail.com или Mail.ru), то заполнение полей, которые описаны во втором и третьем шагах, надо производить в браузере, а их названия и назначение, как правило, совпадают с используемыми в почтовом клиенте. Если ваш почтовый сервис бесплатен, то, скорей всего, в нем есть ограничение на количество получателей - например, у Mail.ru оно не должно превышать 15. Ознакомьтесь с соответствующими ограничениями вашего сервиса перед рассылкой сообщений.

Источники:

• Как отправить 1000 писем по электронной почте

Бывает так, что необходимо отправить несколько сообщений за один раз. Обычно так распространяются анекдоты, объявления и прочая информация. Для этого есть специальные сервисы и программы. Они в один миг отправят ваши сообщения.

Вам понадобится

• - компьютер;
• - интернет;
• - программа ePochta Mailer 4.2
• - в дополнение программа ePochta Subscription Manager

Инструкция

Например, вы можете зарегистрироваться на сайте pistonposter.сom. Данный сервис стабильно. Здесь предоставляется возможность создавать свои или блоги. Зайдите в раздел «Проекты». Введите свой текст, который вы планируете распространить. Можете также найти опцию «Действие», под которой есть несколько значков. Выберите изображение листка. Появится окно «Отправить сообщение». Укажите, куда и кому будут отправлены ваши , и нажмите кнопку «Отправить».

В социальной сети Vkontakte тоже можно отправлять одновременно несколько сообщений . Для этого зайдите в раздел «Мои сообщения» и нажмите на кнопку «Написать сообщение». Введите нужный вам текст и в поле «Получатель» выберите тех , которым хотите отправить ваши письма.

ePochta Mailer 4.25 – для отправки сообщений . Она позволяет массовые рассылки адресатам. Скачайте и установите ее на . Найти можно на сайте soft.softodrom.ru. Импортируйте в нее нужные e-mail и имена ваших адресатов. Добавьте текст, предназначенный для отправления. После этого нажмите на кнопку «Старт». В течение нескольких секунд все сообщения будут доставлены.

Наверное, все слышали выражение “Не волнуйся из-за мелочей”, и оно применимо ко многим аспектам жизни. Но когда речь идет об электронных письмах, каждая мелочь имеет значение.

Правила как писать email и почтового этикета указывают, что является уместным, а что нет, когда человек отправляет сообщение потенциальному клиенту, деловому партнеру, коллеге, менеджеру или знакомому. Они помогают избежать ошибок и недопонимания.

Зачем нужен почтовый этикет?

Исследования показывают, что ошибки серьезно влияют на восприятие человека другими людьми. Во время одного эксперимента участники, которые прочитали электронное письмо с грамматическими ошибками, подумали, что автор был менее добросовестным, умным, и заслуживающим доверия, чем те, кто прочитали то же самое письмо без ошибок.

В другом опыте люди подавали заявку на финансирование, и получали менее выгодные условия, когда в их запросах были орфографические ошибки.

Это и не удивительно. Когда человек читает письмо, полное ошибок и опечаток, он думает об одной из двух вещей:

• Отправитель не знает основных правил правописания и грамматики.
• Отправителя не настолько заботит это сообщение, чтобы проверить его перед отправкой.

Ничто из этого не станет хорошей основой для отношений. Чтобы избежать этих ошибок, на помощь приходят советы по почтовому этикету, которые должен знать каждый профессионал (особенно тот, кто общается с клиентами) и следовать им.

Пунктуация

Пунктуация незаметна, когда ее используют правильно, и очевидна, когда это делают неправильно. Не стоит портить впечатление о себе перед получателями — эти правила нужно запомнить и неукоснительно следовать им.

1. Конечная пунктуация

Каждая строка должна заканчиваться конечным знаком препинания, т.е. точкой, вопросительным или восклицательным знаком. Если пропустить этот знак, будет похоже на то, что мысль не закончена.

Неправильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение

Правильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение.

Вопросительные и восклицательные знаки следует использовать умеренно. Если в одном письме будет слишком много вопросительных знаков, может показаться, что это допрос получателя.

Каков Ваш статус? Вы уже поговорили со своей командой? Вы свободны для звонка завтра в полдень, чтобы мы могли обсудить какие-то потенциальные изменения?

И если переборщить с восклицательными знаками, можно показать себя как гиперактивного и перевозбужденного.

Еще раз спасибо за вчерашний продуктивный разговор! Хорошие новости: я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили сделку! Не могу дождаться нашего сотрудничества!

2. Точка с запятой (;)

Точка с запятой может использоваться для соединения двух отдельных, но связанных между собой предложений. Это не то же, что и запятая.

Неправильно: Она может позвонить мне завтра, тогда она сможет дать мне ответ.

Правильно: Она может позвонить мне завтра; тогда она сможет дать мне ответ.

3. Запятая (,)

Одна из наиболее распространенных ошибок — ставить запятые там, где они не нужны. Самые важные правила:

Запятая ставится перед сочинительным союзом (и, но, а, или, зато), когда соединяет два равноправных простых предложения.

Я работал с подобным клиентом в прошлом году, и их процент открытия повысился на 20% за месяц.

Запятая используется для разделения пунктов в списке.

Я сосредоточился на длине писем, удобочитаемости и содержании.

4. Пунктуация приветствия

Есть несколько различных способов выделить приветствие (первая строка электронного письма, где к получателю обращаются по имени).

Если это формальное письмо, лучше использовать точку.

Уважаемая г-жа Фрост.

Если это относительно повседневное письмо, лучше использовать запятую.

Уважаемая Айя,

И если это дружеское письмо, можно использовать восклицательный знак.

Грамматика

Люди, не посвятившие свою жизнь изучению грамматики (которая на самом деле намного менее прибыльна, чем продажи), так или иначе будут делать ошибки. Но никто не заметит этого, если также не знает об этом загадочном правиле. Просто нужно избегать основных ошибок, которые сильнее всего бросаются в глаза, и все будет в порядке.

Например, нужно знать разницу между:

• Чтобы/что бы
• Ввиду/в виду
• Насчет/на счет
• Тоже, также/то же, так же
• -тся/-ться
• Вообще/в общем (и помнить, что нет слов «вобщем» и «вообщем»)

В качестве редактора можно использовать инструменты вроде Grammarly, который находит все грамматические и орфографические ошибки в режиме реального времени, а также посылает еженедельный отчет об общих тенденциях.

Эмодзи в электронных письмах

Можно понять желание добавить улыбающееся лицо к достаточно жесткому предложению, чтобы смягчить его, или закончить шутку смеющимся смайлом.

Однако этого стоит избегать, если только получатель уже не использовал эмодзи сам. Исследования показывают, что использование смайлов в рабочих электронных письмах плохо влияют на репутацию: из-за них отправитель кажется менее компетентным (и они не помогают казаться более дружелюбным).

Заголовки писем

Строка темы должна быть содержательной и относительно короткой. В идеале, она должна дать получателю понять, хочет ли он открыть это письмо.

Неправильно: “Привет”

О чем говорится в письме? Абсолютно непонятно.

Правильно: “Краткое содержание звонка о заказе партии подушек от 02.12”

Этот заголовок не оставляет сомнений о содержании письма.

Приветствия

Выше упоминается пунктуация, которая используется при приветствии. Также нужно выбрать форму приветствия, которая может быть официальной или неофициальной, в зависимости от адресата и отношений с ним.

Лучше всего подойдет обычное повседневное приветствие, которое задаст дружественный, спокойный тон и выразит уверенность.

Примеры повседневных приветствий:

• Привет
• Доброе утро [день, вечер]
• [Имя]

Если это первый контакт с человеком, или он занимает вышестоящую должность, стоит выбрать более формальный вариант.

Примеры формальных приветствий:

• Уважаемый/ая [имя]
• Уважаемый г-н/г-жа [фамилия]

И примеры приветствий, которые нельзя использовать даже в качестве шутки:

• Эй!: Слишком неофициально и нетерпеливо
• [Имя]!: Слишком нерасполагающе
• Доброе время суток: люди так не разговаривают
• Всем заинтересованным лицам: Слишком безлично
• Уважаемый господин или госпожа: Слишком старомодно
• Привет, друг: Слишком пугающе
• Господа: Слишком старомодно
• Все: Слишком прохладно

Концовка

Правильная концовка дополняет тон и содержание письма. Так как эту строку получатель читает последней, она влияет на его окончательное впечатление.

Если письмо написано в легком тоне, его можно закончить неформальной теплой подписью.

Например:

• Спасибо
• Еще раз спасибо
• Всего наилучшего
• Хорошего [дня недели]
• Хороших выходных
• До скорого
• Увидимся [завтра, в среду, когда вы вернетесь]
• С нетерпением жду нашего сотрудничества
• С нетерпением жду нашего следующего разговора
• С радостью выслушаю ваше мнение

Если тон письма более сдержанный, подпись должна быть соответствующей.

Например:

• Спасибо
• Благодарю за уделенное время
• Хорошего вам дня [выходных]

А вот заключительные строки, которые не следует использовать:

• Искренне: Слишком старомодно
• Всего доброго: Слишком недружелюбно
• От всей души: Слишком интимно
• Сердечно: Слишком неестественно
• — [Имя отправителя]: Слишком грубо

Имя получателя

Нужно проверить трижды, написано ли оно правильно. Можно открыть профиль этого человека в социальных сетях и сравнить.

И не стоит сокращайте имя человека, если только он не подписывает свои электронные письма именно таким образом. Если он подписывается «Миша», можно использовать сокращенное имя; если же «Михаил», то нужно обращаться к нему соответственно.

Заглавные буквы

При отправке SMS, в социальных сетях или чатах многие люди не используют заглавные буквы. Но при написании делового электронного письма это необходимо. Другими словами, нужно использовать заглавную букву в первом слове в предложении и в именах собственных.

Например: Собакам рады в HubSpot.

Тон письма

Невероятно трудно задать и поддерживать нужный тон в электронном письме. Исследования показывают, что люди существенно переоценивают, как часто их получатели правильно определяют, был ли их тон саркастичным или серьезным.

В то время как в 80% случаев они полагали, что получатели поймут все правильно, в действительности цифра приближалась к 56%.

Это означает, что половина электронных писем будет неправильно истолкована? Нет. Но это значит, что нужно тщательно подбирать слова и думать о том, как получатель может их воспринять.

Во-первых, нужно избегать фраз и слов с негативным значением. Они могут заставить человека казаться более встревоженным, раздраженным или взволнованным, чем он есть на самом деле.

Например: Ошибки, проблемы, неудача, задержка, кризис, неприятность, невезение.

Во-вторых, не стоит использовать сарказм. Есть большая вероятность, что получатель не поймет шутку, и впечатление об отправителе будет испорчено.

Например: “Я попросил бы свою команду рассмотреть это завтра, но вы же знаете, никто на самом деле не делает работу, полученную в пятницу”.

В-третьих, нужно исключить прилагательные и наречия с оценочным значением. Они делают письмо чрезмерно эмоциональными, хотя цель — выглядеть спокойно и профессионально.

Примеры: Очень, действительно, чрезвычайно, высоко, серьезно, глубоко

В-четвертых, можно подражать стилю собеседника. Следование его примеру будет гарантией, что автор случайно не обидит его. Если тот пишет короткие и прямые сообщения, нужно отвечать тем же. Если он пытается укрепить контакт, переходя на личности (например, “Я видел, что вы были на Бермудах; надеюсь, вы прекрасно провели время»), стоит сделать то же самое.

В-пятых, если есть сомнения, лучше позвонить. Каждый раз, когда предстоит потенциально напряженный разговор, хорошей идеей будет позвонить по телефону или Skype, или встретиться с человеком лично.

Шрифты и форматирование

Хочется причинить боль глазам получателя? Причудливые шрифты, яркие цвета и оригинальное форматирование в помощь.

Да, это сделает письмо гораздо более запоминающимся, но вместе с тем покажет полное незнание коммуникационных норм.

Нужно всегда использовать стандартный шрифт. Никаких цветов, кроме черного. Только стандартный размер шрифта. Не выделять жирным шрифтом или курсивом более одного слова (или ряда слов) в одном письме.

При копировании и вставке текста нужно очистить форматирование. (Команда + \ на Mac, Ctrl + Shift + N на PC.), Если не сделать этого, отрывок будет отличаться от остальной части письма.

Гиперссылки

Вставка полного URL в письмо занимает ценное место и выглядит неаккуратно. Вместо этого можно создать гиперссылку или вставить сокращенный URL.

Неправильно: Взгляните на это: https://сайт/

Правильно: Взгляните на .

Приложения

Нужно указать где-нибудь в письме, что там есть приложение, чтоюы получатель не пропустил его.

Простого “я прикрепил [документ, электронную таблицу] для X” будет достаточно.

И нужно удостовериться в повторном прикреплении файлов, когда кто-то добавляется к почтовой цепи, или он не сможет увидеть их.

Подпись письма

Плохая подпись может действительно плохо сказаться на репутации. Даже если написать самое красноречивое и убедительное письмо в мире, с неудачной подписью оно будет выглядеть любительским.

Стоит помнить: чем меньше — тем лучше, подпись должна быть относительно маленькой, простой и ограниченной. Там не место для любимой вдохновляющей цитаты, портрета или полного списка контактов. В идеале подпись должна включать имя, должность, номера телефона и/или сайта компании.

Поля письма

Кому: Эта область проста: адрес электронной почты человека, с которым нужно связаться.

Копия: Если хочется подключить кого-то еще, нужно добавить его адрес сюда. По сути, это означает “Эй, прочитайте это, но отвечать не обязательно”.

Этот вариант необходим, когда в письме есть релевантная информация или нужно соединить другого человека с фактическим получателем.

Скрытая копия (BCC): Эта функция также копирует контакт на адрес электронной почты, но никто помимо адресата не будет видеть, что он получили это письмо. Другими словами, если послать письмо Майклу Скотту, а скрытую копию Джиму Хэлперт, то Майкл не будет знать, что Джим тоже получил его.

Зачем использовать BCC?

Чтобы скрыть адреса электронной почты. Эта функция может использоваться, чтобы оставить чью-то электронную почту в тайне от других. Например, если рассылать группе людей письма о предстоящем событии, можно выбрать BCC для всх электронные писем, чтобы не разглашать чужие адреса электронной почты без разрешения.

Для общего сведения: BCC позволяет человеку, не включенному в тред, увидеть сообщение.

Хороший тон: BCC позволяет вежливо удалять людей из цепочки писем. Например, если босс представляет человека кому-то, это будет хорошим тоном отправить боссу скрытую копию в ответ. Это показывает, что человек ответил, не затопляя инбокс потоком писем туда и обратно.

«Ответить» против «Ответить всем»

Ответить: Этот вариант позволяет непосредственно ответить тому человека, который писал по электронной почте в последний раз. Если отвечать непосредственно на первое сообщение, ответ пойдет к оригинальному отправителю электронного письма. Но если ответить на письмо кого-нибудь другого из цепочки, в итоге ответ отправится только тому человеку.

Ответить всем: При выборе этого варианта ответ отправляется всем, чьи адреса в полях «К» или «Копия». Это полезно для сообщения информации, которая касается всех.

Если есть сомнения, лучше выбрать «Ответить». Не стоит быть раздражающим человеком.

Пересылка писем

Для соблюдения почтового этикета нужно соблюдать несколько правил при пересылке:

Некоторые электронные письма не предназначены для пересылки. Если контакт сообщает личную или закрытую информацию, нужно пересылать такие письма с больщой осторожностью.

При пересылке долгого почтового треда, хорошим тоном будет резюмировать то, что обсуждается в письмах, чтобы получатель точно знал, чего от него хотят. Нет ничего хуже, чем получить цепочку из 50 писем с примечанием, в котором просто говорится “посмотрите ниже”.

Чтобы пересланное письмо начало новую почтовую цепь (вместо того, чтобы быть частью текущего треда), нужно просто включить собственный комментарий в строку темы.

Строка темы новой ветви дискуссии: Взгляните на это! Fw: примечания со вторника

Время ответа

У всех переполненные ящики входящих сообщений и плотные графики, поэтому не всегда возможно ответить на письмо сразу же. Надлежащее время ответа зависит от человека:

Непосредственные участники команды: Ответ в течение 12 часов. Команда должна работать быстро и эффективно; к тому же, большинство писем касается оперативных вопросов.

Общие коллеги: Для всех остальных сотрудников время ответа составляет 24 часа. Не получается ответить в этот период времени? Нужно сообщить им, что письмо прочитано, и ответ будет готов к времени Х.

Внешние контакты: Если письмо не отмечено как срочное или то, на которое нужно ответить как можно скорее, подходящим временем ответа будет конец той недели, на которой это письмо получено — например, если его получили во вторник, необходимо ответить до пятницы этой недели. Для контактов высокой ценности время ответа составляет 24 часа.

Ответы при отсутствии на работе

Если сотрудник будет недоступен длительное время, автоматизированный ответ «ООО» (Out-of-Office) даст знать, что он не в состоянии ответить на сообщение до даты возвращения в офис.

Хорошие и плохие варианты для ответов ООО:

• Хорошо: Сообщить, сколько времени сотрудник будет недоступен.
• Плохо: Создавать ответ ООО на один день.
• Хорошо: Предложить другого сотрудника, с которым можно связаться по срочным вопросам.
• Плохо: Не сообщить этому коллеге, что его включили в ответ ООО.
• Хорошо: Включить «ООО» в свой заголовок писем, чтобы люди могли легко определить автоматизированный ответ.
• Плохо: Включать больше деталей, чем необходимо: например, где именно сотрудник проводит отпуск.

Если сотрудник берет отпуск на продолжительный период времени, может быть полезно оставить канал для связи в действительно срочных и требующих внимания ситуациях.

Отправка с телефона

Не стоит добавлять “Пишу с телефона” или “Написано на телефоне — пожалуйста, извините за опечатки”. Многие люди используют это в качестве оправдания своей лени, чтобы лишний раз не перечитывать письмо, прежде чем нажать «Отправить».

Как писать email письма грамотно — E-mail этикет

Тамара Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва). Практикующий бизнес-тренер, автор книги «Строим систему обучения персонала» и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины. Создатель интернет-рассылки: «E-mail переписка в бизнесе» на сервере subscribe.ru! Книга является практическим пособием для деловых людей, ведущих активную переписку с клиентами и партнерами. В ней представлены инструменты, которые помогут сделать электронное общение эффективным, оптимальным по времени и результату, максимально соответствующим нормам и правилам, принятым в современном деловом сообществе. Автор дает практические советы, иллюстрирует свои наблюдения случаями из жизни, приводит аргументированные выводы. Текст книги богат узнаваемыми примерами реальной деловой переписки. Автор делится своими наблюдениями, приемами, «хитростями», которые способны существенно повлиять на эффективность и результативность делового электронного письма. Если вы – деловой человек и для вас важно писать оперативно, лаконично, грамотно, в соответствии в правилами хорошего делового тона, – эта книга станет вам надежным помощником.

Книга:

Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните, что это важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников переписки.

«Кому» («То»). В это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два адресата, значит автор письма ждет ответ от каждого или кого-то из них (имейте это в виду, если ваше имя значится в списке получателей). При этом (если вы – отправитель) имейте в виду, что включать в поле «Кому» («То») более одного адресата не очень целесообразно. На письмо, отправленное нескольким адресатам, можно не получить ни одного ответа, так как каждый будет думать, что ответит другой.

Если письмо адресовано вам, но содержит в копии других получателей, обязательно используйте при ответе кнопку «Ответить всем» («Reply ALL»)! Это позволит сохранить круг адресатов, который обозначил инициатор переписки.

«Копия» («Сс»). В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не должен отвечать на письмо, но при необходимости может это сделать.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

В случае если ваше имя находится в поле «Копия» («Сс»), то, вступая в переписку, помните, что бывают ситуации, когда крайне важно быть вежливым. Используйте фразы: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».

«Скрытая копия» («Всс»). Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».

Если в вашей деловой практике принято использовать это поле в работе, учитывайте следующее. Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Иногда бывает нелишним отправителю и «тайному получателю» иметь предварительную договоренность (или последующую информированность) о причине и целях такого способа информирования.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

«Скрытому» получателю категорически не следует вступать в переписку из этого поля.