В таблице используются столбцы (256) и строки (65536).

Строки пронумерованы от 1 до 65536, столбцы помечаются латинскими буквами от А до Z, и комбинациями букв АА, АВ,..., IV. Элемент, находящийся на пересечении столбца и строки называется ячейкой . Прямоугольная область таблицы называется блоком (диапазоном, интервалом) ячеек. Она задается адресами верхней левой и правой нижней ячеек блока, перечисленными через двоеточие. Адрес ячейки - это номер столбца и строки. Используется в формулах (в виде относительной, абсолютной или смешанной ссылки), а также для быстрого перемещения по таблице.

Содержимым ячейки может быть:

число (целое со знаком или без (-345), дробное с фиксированной точкой (253,62) или с плавающей точкой (2,5362е+2));

Формат ячейки - формат чисел, шрифт, цвет символов, вид рамки, цвет фона, выравнивание по границам ячейки, защита ячейки.

Имя - используется как замена абсолютного адреса ячейки для использования его в формулах.

Например, назначив ячейке С3 имя “Произведение” в ячейку D3 можно поместить формулу: =Произведение/3 (вместо формулы =С3/3). В этом случае при копировании формулы адрес ячейки меняться не будет.

Ввод и редактирование данных

Основными объектами, над которыми производятся действия в электронных таблицах, являются ячейки и блоки ячеек.

БЛОК - одна ячейка, строка, столбец или любая прямоугольная область таблицы. Адрес блока задается так:

<адрес верхней левой ячейки> двоеточие <адрес правой нижней ячейки>

Примеры блоков: А1; А1:А9; В2:Z2; С3:Е8.

Рабочее поле таблицы включает в себя следующие элементы:

Рис.1. Окно Excel

ВВОД ДАННЫХ

Выделить ячейку.

Набрать данные.

Нажать .

В ячейку могут быть записаны данные следующего типа: ЧИСЛА; ФОРМУЛЫ; ТЕКСТ.

Различные способы редактирования и копирования данных

РЕДАКТИРОВАНИЕ

При вводе данных вы можете ошибиться и должны уметь исправлять ошибки. Конечно, Вы можете просто ввести в ячейку с ошибочными данными новое правильное значение, но если исправить требуется один - два символа, то целесообразнее отредактировать содержимое ячейки.

ПРАВИЛА РЕДАКТИРОВАНИЯ

Если ошибка допущена в тексте, то ее исправление сводится к тому, чтобы поставить текстовый курсор перед неправильно набранным символом и исправить его.

Если ошибка допущена при вводе числа, то так как компьютер не знает, что это ошибка, поэтому Excel автоматически пытается подобрать подходящий для данного изображения формат.

Например, вы хотели ввести число 410. Допущенные при вводе ошибке интерпретируются следующим образом:

Не пытайтесь исправить ошибку непосредственно в ячейке, вряд ли Вам это удастся, так как скрытый формат этой ячейки уже сформирован Вами. Поэтому нужно исправлять сначала формат ячейки на правильный с помощью меню ФОРМАТ / ЯЧЕЙКА / ЧИСЛО.

Если при вводе формул вы забыли поставить знак “=”, то все, что вы набрали запишется в клетку как текст. Если Вы поставили знак равенства, то компьютер распознал, что идет ввод формулы и не допустит записать формулу с ошибкой до тех пор, пока Вы ее не исправите.

Наиболее частые ошибки - это ввод адресов ячеек в режиме русских букв или ввод двух арифметических знаков подряд.

Вы помните, что при редактировании курсор ЭТ должен стоять на редактируемой ячейке.

Типы данных

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.

Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.

Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Любая формула начинается со знака (= ). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.

Ввод данных в ячейку

Данные набираются непосредственно в активной ячейке, при этом они отображаются в строке формул. Также данные могут набираться и в строке формул.

Ввод данных

1. Щелкните по ячейке.
2. Введите данные, например "Отчет за 2001 год".
3. Нажмите клавишу Enter .
4. Для отмены ввода нажмите Esc .

При вводе в строке формул щелкните кнопку Enter - √ для подтверждения, а для отмены ввода нажмите кнопку Отмена - × .

Нажатие клавиш перемещения курсора или щелчок по другой ячейке Сбудет всегда приводить к сохранению набранных данных в активной ячейке перед перемещением к следующей.

Текст, ширина которого слишком велика, чтобы вместиться в текущую ячейку, будет зрительно накладываться на соседние ячейки, хотя фактически он будет содержаться в одной ячейке. Excel ограничивает текст или формулы в ячейке длиной в 255 символов.

Числа, которые слишком велики, чтобы быть показанными внутри текущей ячейки, будут отображаться как последовательность символов # # # # . Чтобы показать числовое значение в ячейке, надо увеличить ширину столбца (см. раздел "Форматирование ячеек").

Удалить содержимое ячейки можно с помощью клавиши Delete .

Выделение ячеек

Множество операций, таких, как вставка строк или столбцов, удаление, копирование или перемещение ячеек, требует выделения одной или нескольких ячеек перед началом операции.

Область выделения может быть как отдельной ячейкой, так и занимать целую рабочую книгу. Активная ячейка всегда является частью выделенной области. Область выделения должна быть прямоугольной и может быть определена как:

• одна или несколько ячеек;
• один или несколько столбцов;
• одна или несколько строк;
• один или несколько рабочих листов.

Табл. 17 иллюстрирует некоторые из возможных комбинаций.

Таблица 17 . Обозначения областей таблицы.

Для того чтобы в ячейку ввести какие-либо данные необходимо:

1) Щелкнуть по ячейке, чтобы выделить ее.

2) Ввести данные в выделенную ячейку с клавиатуры.

Текст отобразится как в самой ячейке, так и в строке формул.

3) Для завершения ввода, можно нажать клавишу Enter на клавиатуре или щелчком левой кнопки мыши по значку галочки в строке формул. Если вы ошиблись или передумали вводить данные, то для отмены можно нажать на клавишу Esc или щелкнуть по значку крестика в строке формул.

Ввод чисел

Следует помнить, что в русской версии Excel разделителем целой и дробной части является запятая, в английской - точка.

Числовые значения в ячейке могут содержать как цифры, так и специальные символы: + - Е е () . , % /

Существуют некоторые особенности ввода чисел с использованием специальных символов:

1) Для ввода отрицательного числа перед числом ставится знак "-" (минус).

2) Число, которое заключено в скобки воспринимает программой как отрицательное. Т.е. (7) - для Excel означает -7.

3) Для отображения числа в экспоненциальном виде используется символ Е или е. Например, 7е2 означает 7*100, записывается в Excel как 7,00E+02 в экспоненциальном формате, а в числовом формате означает 700.

4) Для удобства ввода больших чисел, между разрядами можно ставить пробел (987 654,00). После нажатия клавиши Enter , в ячейке число отобразиться с пробелами, а в строке формул пробела не будет.

5) Знак процента используется для ввода процентного формата.

6) Для ввода дробных значений можно использовать знак Слеш (/) . Если программа может распознать введенное число как дату, например 14/11, то в ячейке отразится дата - 14 ноября. Если надо представить это число как дробь, то перед вводимом числом необходимо ввести ноль - 0 14/11, и тогда в ячейке отобразится 1 и 3/11.

Число, которое Excel не может распознать как дату, например 14/28, будет представлено как дробь.

Ввод времени.

Для того чтобы в Excel ввести в ячейку время необходимо ввести часы, минуты и секунды, используя в качестве разделителя двоеточие. При вводе данных можно использовать как все три компонента, так и два (когда секунды не нужны). Если время было введено как часы и минуты, то в строке формул все равно время отобразиться с секундами.

Ввод даты.

Дата состоит из трех частей: день, месяц, год. В Excel используются следующие разделители: дефис (- ), слеш (/ ), точка (. ). Если ввести только день и месяц, то Excel автоматически поставит текущий год, а в строке формул дата будет отображаться полностью.

В Excel самая ранняя дата - 1 января 1900 года, начиная с нее всем датам присваивается порядковый номер от 1 и далее, так дате 01.01.2015 соответствует число 42005. Благодаря этому есть возможность выполнять вычисления между датами, узнать какая дата будет или была через определенное количество дней. Даты до 1900 года воспринимаются как текст.

Ввод текста.

В Excel можно записывать текст в несколько строк. Для этого нужно нажать клавиши Alt+Enter.

Если текст слишком длинный и не влезает в ячейку, можно воспользоваться командой Перенести текст. Для этого нужно:

1) Выделить ячейку с содержимым, которое не влезает

2) На вкладке Главная , в группе Выравнивание нажать кнопку Перенести текст

Обратите внимание, что в отличие от предыдущего случая, в строке формул текст остался написанным в одну строчку.

3) При необходимости можно изменить высоту строки или ширину столбца.

Для ввода символа, которого нет на клавиатуре, необходимо:

1) На вкладке Вставка , в группе Символы , выбрать команду Символ .

2) В открывшемся диалоговом окне можно выбрать нужный шрифт. Для облегчения поиска выбрать необходимый набор символов. Так же Excel показывает последние символы, которые вы использовали для вставки.

Для вставки выбранного символа нужно дважды щелкнуть по нему или нажать кнопку Вставить .

Редактирование данных.

Существует несколько способов редактирования данных в ячейке: редактирование непосредственно в ячейке или в строке формул.

Для редактирования в ячейке необходимо:

1) Дважды щелкнуть левой клавишей мыши по ячейке, которую вы собираетесь редактировать.

2) Внести необходимые изменения в ячейке.

3) Для сохранения изменений надо нажать клавишу Enter , для отмены - клавишу Esc

Для редактирования данных в строке формул:

1) Выделить ячейку, один раз щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

2) В строке формул щелкнуть левой кнопкой мыши в месте редактирования.

3) Повторить действия пункта 2 и пункта 3 предыдущего способа.

Кроме того для сохранения и отмены внесенных изменений можно использовать клавишу Ввод и клавишу Отмена в строке формул.

Ввод данных в Excel мало у кого может вызвать какие-либо затруднения, разве что может появится путаница из-за выбранного формата ячеек. Но в нем есть также немало хитростей, используя которые можно гораздо упростить ввод данных в ячейку Excel и ускорить этот процесс в целом.

Данные, вводимые в Эксель, можно разделить на константы и формулы, и далее речь пойдет именно о константах. Под константами понимаются числовые и текстовые значения, значения даты и времени, логические значения.

Числовые значения
Ввод любых данных в Экселе можно производить с клавиатуры, из буфера обмена или подгружать из других файлов. Для ввода с клавиатуры нужно выделить ячейку, ввести значение и нажать «Enter» или любую другую клавишу смены положения курсора, например, табуляцию или стрелочки вверх, вниз и так далее.

При вводе числовых значений также используются специальные символы, такие как тире, для обозначения отрицательных значений, знак косой черты для дробных чисел, знак денежной единицы, процентов, и символ «Е» для представления числа в экспоненциальном виде.

По умолчанию в новом документе все ячейки имеют общий формат. Вводимое числовое значение выравнивается по правому краю и если оно не помещается в диапазон ячейки, то автоматически будет записано в экспоненциальной форме для сокращения количества знаков.

В случае выбора числового формата ячейки непомещающееся в диапазон ячейки значение будет заменено на знак решетки, который исчезнет при увеличении ширины ячейки до необходимого размера.

Для удобства в числовом формате вводимые значения можно разделять пробелом между группами разрядов, и это будет только визуальный эффект. Но почему-то это срабатывает, только если изначально формат ячейки был «Общий» .

При вводе дробных значений некоторые записи Эксель может интерпретировать как дату и производить автозамену. Чтобы этого не происходило, необходимо перед дробным значением ввести ноль или же сразу выбрать необходимый формат ячейки перед внесением дробного значения. Так при вводе «1/10» будет произведена автоматическая замена на «01.окт» , если формат ячейки был общим.

В Экселе есть возможность автоматического заполнения ряда значений. Например, введем в ячейку значение «1» , затем выделим ее, подведем курсор к нижнему правому углу ячейки до появления черного крестика, зажмем его левой кнопкой мыши и протянем по нескольким ячейкам столбца или строки. В результате мы получим автозаполнение выделенных ячеек введенным нами значением «1» . При этом правом нижнем углу выделенных ячеек появится значок , при нажатии на который появится меню настроек. В нашем случае будет выбрано «Копировать ячейки» , но если выбрать в меню «Заполнить» , в ячейках появится последовательность чисел с шагом «1» независимо от начального введенного числа.

Если ввести два числа с каким-то шагом, выделить их и протянуть по ячейкам, то получится заполнение ряда значений с выбранным нами шагом. А если в настройках автозаполнения выбрать «Копировать ячейки» , то получится копирование введенных нами значений в выделенные ячейки.

Также есть возможность ввода прогрессии с заданными параметрами, такими как шаг и максимальное значение. Для этого выделяем ячейку с начальным значением, на вкладке «Главная» выбираем меню «Заполнить» , и нажимаем пункт «Прогрессия…» . В результате появится окошко настроек, где необходимо выбрать тип прогрессии, шаг, максимальное значение и направление заполнения.

При необходимости заполнить какую-то область данными, можно выделить весь диапазон заполняемых ячеек и более не отвлекаться на выбор следующей ячейки. При вводе значения будут вводиться слева на право и сверху вниз, т.е. после заполнения первого столбца Эксель перейдет к заполнению второго.

Если необходимо скопировать одно и то же значение в большое количество ячеек, можно скопировать это значение в буфер обмена, выделить диапазон заполняемых ячеек или отдельные ячейки с зажатой клавишей «CTRL» , а затем вставить значение из буфера обмена.

Текстовые значения
Текстовые значения можно также вводить как с клавиатуры, так и вставлять через буфер обмена. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки. При вводе длинного текста, ширина которого превышает ширину ячейки, текст будет отображаться поверх соседних следующих ячеек. Если же в следующей ячейке есть данные, то текст будет скрыт, и не будет показываться за пределами ячейки ввода.