Тамара Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва). Практикующий бизнес-тренер, автор книги «Строим систему обучения персонала» и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины. Создатель интернет-рассылки: «E-mail переписка в бизнесе» на сервере subscribe.ru! Книга является практическим пособием для деловых людей, ведущих активную переписку с клиентами и партнерами. В ней представлены инструменты, которые помогут сделать электронное общение эффективным, оптимальным по времени и результату, максимально соответствующим нормам и правилам, принятым в современном деловом сообществе. Автор дает практические советы, иллюстрирует свои наблюдения случаями из жизни, приводит аргументированные выводы. Текст книги богат узнаваемыми примерами реальной деловой переписки. Автор делится своими наблюдениями, приемами, «хитростями», которые способны существенно повлиять на эффективность и результативность делового электронного письма. Если вы – деловой человек и для вас важно писать оперативно, лаконично, грамотно, в соответствии в правилами хорошего делового тона, – эта книга станет вам надежным помощником.

Книга:

Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните, что это важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников переписки.

«Кому» («То»). В это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два адресата, значит автор письма ждет ответ от каждого или кого-то из них (имейте это в виду, если ваше имя значится в списке получателей). При этом (если вы – отправитель) имейте в виду, что включать в поле «Кому» («То») более одного адресата не очень целесообразно. На письмо, отправленное нескольким адресатам, можно не получить ни одного ответа, так как каждый будет думать, что ответит другой.

Если письмо адресовано вам, но содержит в копии других получателей, обязательно используйте при ответе кнопку «Ответить всем» («Reply ALL»)! Это позволит сохранить круг адресатов, который обозначил инициатор переписки.

«Копия» («Сс»). В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не должен отвечать на письмо, но при необходимости может это сделать.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

В случае если ваше имя находится в поле «Копия» («Сс»), то, вступая в переписку, помните, что бывают ситуации, когда крайне важно быть вежливым. Используйте фразы: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».

«Скрытая копия» («Всс»). Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».

Если в вашей деловой практике принято использовать это поле в работе, учитывайте следующее. Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Иногда бывает нелишним отправителю и «тайному получателю» иметь предварительную договоренность (или последующую информированность) о причине и целях такого способа информирования.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

«Скрытому» получателю категорически не следует вступать в переписку из этого поля.

Не забывайте ставить адресатов письма в скрытую копию, если не все получатели должны видеть друг друга.

BCC, или Blind Carbon Copy - это то, что в русском языке называется скрытой копией. Благодаря ей получатель не видит всех остальных адресов, куда приходит письмо. Эта функция встречается во всех почтовых сервисах, от Outlook до Gmail, и если вы до сих пор не знаете о её существовании, то вполне возможно, что ваши коллеги и клиенты вас недолюбливают.

В первую очередь скрытая копия - это негласный этикет электронной переписки. Как не стоит , точно так же не стоит никому показывать чужие почтовые адреса. И даже если вы всё-таки нажали на любимую кнопку «Ответить всем», до получателей в BCC ваше сообщение не дойдёт.

Не всем это известно, но BCC не только защищает электронные адреса от посторонних глаз, но и работает как своеобразный антивирус, не пропуская спам на ваш компьютер. Всё из-за того, что вирусам, перемещающимся по электронной почте, недоступны скрытые электронные адреса. И хотя почтовый адрес в интернете не настолько личный и важный, как домашний, в открытом доступе оставлять его не стоит - иначе спама, скорее всего, не избежать.

Крэйг Чайлд

журналист

«Скрытая копия - это та графа, куда вы помещаете контакты, которые не должны быть видны другим людям. Обычно её используют для рассылок и спама, но ещё это поле удобно, чтобы соблюдать приличия и не показывать почтовые адреса людям со стороны. Я думаю, что ошибочно полагать, будто людям комфортно, когда их адреса видят другие люди. Например, если это приглашение на вечеринку: не все знакомы друг с другом, поэтому часто бывает неуместно, чтобы люди видели контакты друг друга».

В Microsoft Outlook можно указать, что для всех отправляемых сообщений автоматическое Скрытая копия (копия) будет отправлено других списков рассылки или пользователей.

Один сценарий, в котором это правило полезен при отвечают всем участникам группы для ответа на входящие сообщения электронной почты, например центр технической поддержки. Когда один член группы ответов на сообщения, другим участникам группы автоматически получает копию ответ, сохранения всех исходящих сообщений в курсе.

клиентские правила

Создание правила

Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или групп, которые указаны в правиле будут автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или групп в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.

Отключение правила

В представлении почта на вкладке Главная нажмите кнопку правила > Управление правилами и оповещениями .

На вкладке в разделе Правило

Нажмите кнопку ОК .

Правила и оповещения .

Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе ("").

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Если вы хотите гибкость, чтобы отключить автоматическое новые правила копия на основе одного сообщения без необходимости переходить в диалоговом окне правила и оповещения , можно использовать функцию категорий в Outlook, вместе с правилом.

Совет:

Сначала необходимо создать правило автоматически отправить скрытую копию (Cc) для всех отправляемых сообщений электронной почты.

Это правило определенного называется клиентские правила . Клиентские правила выполняется только на том компьютере, на котором она создана и выполняется, только если приложение Outlook запущено. Если бы вы отправляете сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет выполняться с этого компьютера, чтобы он был создан на этом компьютере. В этой же правило необходимо создать на каждом компьютере, который планируется использовать его.

Создание правила

Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или распределение списки, указанное в правиле будет автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или распространения списков в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.

Отключение правила

Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.

В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения .

На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.

Нажмите кнопку ОК .

Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения .

Совет:

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Если вы хотите отключать новое правило автоматической отправки копии для отдельных сообщений без вызова диалогового окна Правила и оповещения , вы можете задать для правила категорию, доступную в Office Outlook 2007.

Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.

Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.

Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.

При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.

Как отправить документ по электронной почте для чайников, три простых способа.

Хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>>

С развитием Всемирной паутины появилось и больше способов общения между людьми на расстоянии. Теперь можно не выходя из дома не только кому-то позвонить, но ещё и отправить письмо по электронной почте.

При этом с помощью e-mail можно направлять письма с вложениями в виде различных текстовых документов, презентаций, фотографий, видео и другое. Конечно весь процесс по отправке электронного письма с вложением довольно прост.

Однако начинающим пользователям иногда бывает затруднительно справиться с данной задачей без посторонней помощи. В этом материале будет более подробно рассмотрено отправление писем с вложениями по электронной почте.

Как отправить документ по электронной почте

Несмотря на множество различных сервисов, предоставляющих возможность отправки писем в электронном виде через Интернет (Яндекс.Почта, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler и другие), все они работают по одному и тому же алгоритму.

Только прикрепление файла на таких сервисах может немного различаться. Но в целом для отправки электронного письма с вложением можно придерживаться следующего алгоритма действий:

• Сначала нужно войти на свой аккаунт на сервисе и нажать на «Написать» или иную кнопку, предусмотренную почтовым сервисом для написания письма в электронном виде.
• Затем указываете в строке «Кому» электронный адрес почты адресата.
• При необходимости в поле «Тема» можно указать тематику вашего письма.
• Далее, кроме обычного текста, если требуется отправка документа или иного файла с компьютера, нужно найти инструмент, который за это отвечает на используемом вами сервисе и нажать на него. Например, если использовать для этих целей Яндекс.Почту, Gmail или Yahoo, тогда нужно кликнуть по значку в виде канцелярской скрепки, а на Mail.ru и Rambler имеется кнопка «Прикрепить файл».
• После того, как найдете документ, который требуется отправить, кликаете по нему мышкой, чтобы его выделить и нажимаете на кнопку «Открыть».
• После загрузки файлов на почтовый сервис, проверяете правильность оформления письма (кому отправляете и что именно). Если документов больше чем нужно или выбрали не то, что нужно, то рядом с ним, как правило, с правой стороны появляется значок корзины, нажав на который происходит удаление ненужного файла. Чтобы добавить документ, вновь нажимаете либо на скрепку, либо на «Прикрепить файл».
• Для отправки электронного письма адресату, кликаете по кнопке «Отправить».

Также стоит отметить, что при использовании мобильной версии почтовых ящиков, алгоритм действий аналогичен расширенной. То есть если вы в дороге, а нужный документ имеется на телефоне или планшете, то при наличии мобильного приложения, его также можно будет отправить по e-mail.

В этом случае также заполняете все необходимые поля, а затем нажимаете на скрепку или «Прикрепить файл», таким образом, добавляете документ и отправляете. Как можно увидеть всё достаточно просто и удобно.

Отправить ссылку

Если ваш документ хранится на облачных сервисах, таких как Гугл Диск, Яндекс Диск, и другие, или вы создали документ в Гугл Доке, то можно отправить ссылку на документ.

Для этого откройте документ, нажмите на настройки доступа и скопируйте ссылку, которую можно отправить в электронном послании. Если это документы хранящиеся на Диске, то можно будет скачать их на свой компьютер, если это документ в Гугл Документах, то можно совместно редактировать его, вносить поправки, комментарии и так далее.

Ворд

Если вы используете программу Ворд, для создания и редактирования документов, то можно один раз настроить функцию отправки по емейл и затем пользоваться ею.

Инструкция:

Обратите внимание на верхнюю панель, а именно на вкладку — рассылки. Там должен появиться новый значок, с тем именем, что вы ему дали.

Теперь, после создания или редактирования документа, жмите на этот значок. Вам потребуется только указать электронную почту получателя, и документ отправиться по указанному адресу.

Как отправить документ по электронной почте, итог

Я показал вам три способа, как отправить документ по электронной почте, выбирайте самый удобный для вас. Один раз отправив письмо, вы поймёте, что нет ничего сложного в этом процессе.

Главное понять, что вы не пересылаете бумажный документ, он остаётся у вас. Вы отправляете его электронную копию, а получатель сам распечатает его, если будет нужно.

А вот для отправки бумажного оригинала любого документа, вам следует воспользоваться нашей обычной, всем привычной почтой и отправить документ заказным письмом.

Создания резервной копии текстовых сообщений на Android с последующим сохранением в Gmail аккаунт это очень простой процесс с которым справится даже начинающий пользователь. Продолжайте читать и Вы узнаете как сделать бэкап смс на Android.

Что Вам потребуется

Очень легко потерять смс сообщения. Бывают случаи, когда хочешь удалить только одно сообщение, а вместо этого удаляешь целый диалог.

• Android смартфон
• Приложение SMS Backup+ из Google Play Store

Все готово? Тогда можно приступать.

Примечание: Технически, Вы можете настроить SMS Backup+ таким образом, что он будет работать с любым почтовым сервером на котором включен IMAP. Однако, поскольку приложение было разработано для работы с Gmail и в Gmail отлично работает поиск по сообщениям, а также есть еще различные функции, то мы не будем все портить.

Шаг 1: Настройка Gmail аккаунта для IMAP Доступа

SMS Backup+ требует IMAP доступ к Вашему Gmail аккаунту. Давайте потратим одну минуту и зайдем в Gmail, чтобы проверить включена эта функция или нет.

Зайдите под своей учетной записью в Gmail и перейдите в настройках на вкладку «Пересылка и POP/IMAP «. Проверьте чтобы была включена функция IMAP и сохраните настройки. Это единственное, что Вы должны настроить в Gmail аккаунте.

Шаг 2: Установка и настройка SMS Backup+

После того как Вы включили поддержку IMAP в своем Gmail аккаунте необходимо установить SMS Backup+. Перейдите в Google Play Store и скачайте приложение . После того как приложение установлено необходимо его настроить. Запустите приложение. Первое, что Вы увидите, будет выглядеть следующим образом:

Первый шаг состоит в настройке соединения приложения с Вашей учетной записью Gmail. Нажмите «Подключение». Вам будет предложено Выбрать аккаунт который будет использоваться для сохранения бекапа смс.

Выберите акканут и дайте требуемые разрешения. Вы сможете сделать бекап смс на android прямо сейчас или пропустить это действие.

Начнется процесс создания резервной копии, который, в зависимости от количество сообщений может длиться пару минут или несколько часов.

Вам даже не придется ждать, пока процесс завершится, чтобы перейти к учетной записи Gmail и проверить сохраненные сообщения. Войдите в свой Gmail аккаунт и с левой стороны у Вас появится новая вкладка «SMS», откройте ее.

Поздравляем! Вы узнали как сделать бэкап смс на android с помощью приложения SMS Backup+. В Gmail сохраняются не только СМС, но и ММС сообщения, которые Вы приняли или отправили. Теперь давайте рассмотрим дополнительные функции.

Шаг 3(не обязательно): Как сделать бэкап смс на android автоматически

После того, как вы настроили автоматическое резервное копирование, вернитесь на главный экран и голову в «Расширенные настройки». Здесь Вы можете изменить настройки для создания резервной копии, для восстановления, а также для уведомлений. В настройках «Резервирование» можно выбрать данные для бэкапа (СМС, ММС, Журнал вызовов), а также создать белый список в котором будут находиться контакты, сообщения и звонки от которых нужно сохранять.

Настроек для восстановления не так много, но все же их тоже стоит посмотреть. Когда SMS Backup+ хранит Ваши сообщения в Gmail, он создает диалог для каждого контакта. Вы можете указать SMS Backup+, что нужно восстановить только те диалоги, которые помечены как важные в Gmail аккаунте.

На этом все. Теперь Вы знаете как сделать бэкап смс на android в ручном, а также в автоматическом режиме.