В этой статье я расскажу как защитить ячейки в Excel от изменений и редактирования. Защита ячеек может заключаться в том, что пользователи, открывшие ваш файл не смогут редактировать значения ячеек, а также видеть формулы.

Прежде чем, мы разберемся как настроить защиту, важно понять принцип работы защиты ячеек в Excel. По-умолчанию, все ячейки в Excel уже заблокированы, но фактически доступ к ним будет ограничен после того, как вы в настройках защиты листа введете пароль и условия по ограничению доступа.

Как защитить все ячейки в файле Excel

Если вы хотите защитить абсолютно все ячейки в вашем Excel файле от редактирования и изменений, проделайте следующие действия:

• Перейдите во вкладку “Рецензирование ” на панели инструментов => в подразделе “Защита ” кликните по иконке “Защитить лист “:

• Во всплывающем окне, убедитесь, что установлена галочка напротив пункта ““:

• Введите пароль в поле ““, если хотите, чтобы снять защиту могли только те пользователи, которым вы сообщили пароль:

• Выберите из списка и отметьте “галочкой” те действия с ячейками листа, которые будут разрешены всем пользователям:

• Нажмите “ОК “

Если вы установили пароль, то система попросит вас повторно ввести его.

Теперь, всем пользователям, которые попытаются внести изменения или отредактировать значения ячеек будет отображаться такое сообщение:

Для того чтобы снять установленную защиту, перейдите во вкладку “Рецензирование “, и в разделе “Защита ” кликните по иконке “Снять защиту с листа “. После этого система попросит вас ввести пароль для снятия защиты.

Как защитить отдельные ячейки в Excel от изменений

Чаще всего, вам может не потребоваться защита всего листа целиком, а только отдельных ячеек. Как я писал в начале статьи, все ячейки в Excel по умолчанию заблокированы. Для того чтобы блокировка наступила фактически нужно настроить защиту листа и задать пароль.

Для примера рассмотрим простую таблицу с данными о доходах и расходах. Наша задача защитить от изменений ячейки в диапазоне B1:B3 .

Для того чтобы заблокировать отдельные ячейки проделаем следующие действия:

• Выделим абсолютно все ячейки на листе Excel (с помощью сочетания клавиш CTRL + A ):

• Перейдем на вкладку “Главная ” на панели инструментов => в разделе “Выравнивание ” кликнем по иконке в правом нижнем углу:

• Во всплывающем окне перейдем на вкладку “Защита ” и уберем галочку с пункта “Защищаемая ячейка “:

• Кликнем “ОК “

Таким образом, мы отключили настройку Excel для ячеек всего листа, при котором все ячейки готовы к защите и блокировке.

• Теперь, выделим ячейки, которые мы хотим защитить от редактирования (в нашем случае это диапазон ячеек B1:B3 );
• Снова перейдем на вкладку “Главная ” на панели инструментов и в подразделе “Выравнивание ” кликнем по иконке в правом нижнем углу, как мы делали это раннее.
• Во всплывающем окне, на вкладке “Защита ” поставим галочку в пункте “Защищаемая ячейка “:

• Перейдем во вкладку “Рецензирование ” на панели инструментов и кликнем по иконке “Защитить лист “:

• Во всплывающем окне, убедимся, что установлена галочка напротив пункта “Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек “:

• Введем пароль в поле “Пароль для отключения защиты листа “, чтобы снять защиту могли только те пользователи, которым мы сообщили пароль:

Как я уже говорил, Excel очень сложная и функциональная программа, здесь есть множество функций как простых так и запутанных. Не обошлось и без функций по защите данных. Вы можете настроить как защиту от случайного/неверного ввода, так и защиту всего листа или книги паролем от других пользователей. Читайте дальше как защитить Excel от редактирования?

Начать следует, думаю, с простого способа — «защиты от дурака» т.е. от неверного ввода данных.

от редактирования. Проверка информации в ячейке

Когда в ячейку нельзя ввести значение отличное от условий (например больше 1000 или дробные числа) Для использования этой функции необходимо выделить нужный диапазон и в верхней панели выбрать Данные , а затем пункт Проверка данных (Excel 2003 пункт Данные , затем нажимаем на Проверка , далее Параметры и выбираем какой тип данных можно вводить в ячейки). В открывшемся окне делаем настройки

Т.е. вы можете задать условия, когда, чтобы данные в ячейки были только целыми, только временного формата и так далее. В варианте Другой можно задать формулу

Используя вкладку « Сообщение для ввода» можно, указать сообщения , появляющиеся перед вводом ,

Используя вкладку « Сообщение об ошибке» можно, указать сообщения об ошибке .

Как сделать проверку из списка ячеек читайте в статье как сделать .

Управляемый запрет изменений в Excel

Вы также можете частично или полностью наложить запрет на изменение ячеек в листе (в отличии от первого способа, изменять нельзя будет вообще) . Выполните следующие действия :
Выберите ячейки не требующие защиты и кликните правой кнопкой мыши . В появившемся меню нажмите на кнопку Формат ячеек (можно сразу комбинацией ) . Во вкладке Защита снимите отметку в опции Защищаемая ячейка . Ячейки , с которых вы сняли флажок , будут доступны для ввода и изменения данных, остальные нет. Для Excel 2003 и старше нужно открыть вкладку Сервис в верхнем меню , затем Защита и нажать на пункт Защитить лист в пункте Рецензирование .

Теперь, как показано на первой картинке, зайдем Рецензирование — Защитить лист. Все не отмеченные ячейки, как показано выше, ячейки закроются на редактирования. Вы можете так же указать пароль , который будет нужен для снятия защиты . Вы можете указать исключения применения защиты .

Например , чтобы оставить пользователю возможность изменять ячейки нужно нажать на первые 2 флажка . Еще вы можете разрешить доступ пользователю к опциям сортировки , автофильтрам и другим возможностям .

Удобно, если пользователей будет больше одного вы можете установить защиту листа на различные ячейки с отличающимися друг от друга паролями . При этом каждый из пользователей получит доступ только к необходимой ему части страницы.

Как быстро снять защиту паролем (если забыли) .

Вы так же можете защитить листы книги (например от перемещения). Нажмите Защитить книгу (кнопка рядом на панели во вкладке рецензирование — см. первую картинку).

С защитой от изменений косвенно связана статья про , они даже находятся в одной вкладке на панели инструментов — Изменения.

Как защитить Excel от редактирования, защита файла с шифрованием

Нужно защитить файл Excel тщательнее? Воспользуйтесь шифрованием файла при защите.

Этот алгоритм в особых случаях , сможет защитить всю книгу , с помощью алгоритмов шифровки RC4 . Для использования этой функции в меню Файл (круглая кнопка) выберите команду Сохранить как и окне сохранения файла найдите кнопку Сервис — Общие параметры . В новом окне , мы

В открывшемся окне вводим нужный пароль и не забываем его.

Чтобы предотвратить умышленное или случайное изменение, перемещение или удаление данных на листе другими пользователями, можно заблокировать ячейки на листе Excel, а затем защитить его паролем. Предположим, что у вас есть лист отчета о работе группы и вы хотите, чтобы ее участники могли добавлять данные только в определенные ячейки и не могли изменять другие элементы. С помощью защиты листа можно сделать доступными для редактирования только определенные части листа, после чего пользователи не смогут изменять данные в других его областях.

Важно:

Защита листа не является функцией безопасности. Она просто запрещает изменение заблокированных ячеек на листе.

Защита листа отличается от защиты файла или книги Excel паролем. Дополнительные сведения см. ниже.

Выбор элементов листа для блокировки

Вот какие элементы можно заблокировать на незащищенном листе:

Примечание: Элементы ActiveX, элементы управления форм, фигуры, диаграммы, графические элементы SmartArt, спарклайны, срезы, временные шкалы и некоторые другие элементы блокируются сразу после добавления в таблицу. Однако блокировка будет работать только в том случае, если включена защита листа. Дополнительные сведения о том, как включить защиту, см. в следующем разделе.

Включение защиты листа

Защита листа выполняется в два этапа: сначала нужно разблокировать ячейки, которые пользователи должны изменять, а затем защитить лист с использованием пароля или без него.

Шаг 1. Разблокировка всех ячеек, которые необходимо изменять

Шаг 2. Защита листа

Решите, какие действия пользователи должны выполнять на листе (например, вставка и удаление столбцов или строк, изменение объектов, сортировка или использование автофильтра). Кроме того, вы также можете указать пароль, чтобы заблокировать лист. Пароль не позволит другим пользователям снять с листа защиту - его потребуется ввести для ее отключения.

Ниже приведены инструкции по защите листа.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Защитить лист .




1. В списке Разрешить всем пользователям этого листа установите флажки для элементов, изменение которых должно быть доступно пользователям.

   

   Параметр	Возможность
   выделение заблокированных ячеек	Перемещение указателя на ячейки, для которых установлен флажок Защищаемая ячейка на вкладке Защита в диалоговом окне Формат ячеек . По умолчанию пользователям разрешено выделять защищенные ячейки.
   выделение незаблокированных ячеек	Перемещение указателя на ячейки, для которых снят флажок Защищаемая ячейка на вкладке Защита в диалоговом окне Формат ячеек . По умолчанию пользователям разрешено выделять незащищенные ячейки, а также перемещаться между незащищенными ячейками на защищенном листе с помощью клавиши TAB.
   форматирование ячеек	Изменение параметров в диалоговых окнах Формат ячеек или Условное форматирование . Если условное форматирование было применено до установки защиты листа, форматирование будет изменяться при вводе значения, удовлетворяющего определенному условию.
   форматирование столбцов	Использование любых команд форматирования столбцов, включая изменение ширины столбца или скрытие столбцов (вкладка Главная , группа Ячейки , кнопка Формат ).
   форматирование строк	Использование любых команд форматирования строк, включая изменение высоты строки или скрытие строк (вкладка Главная , группа Ячейки , кнопка Формат ).
   вставку столбцов	Вставка столбцов.
   вставку строк	Вставка строк.
   вставку гиперссылок	Вставка новых гиперссылок (даже в незаблокированных ячейках).
   удаление столбцов	Удаление столбцов. Примечание: Если Удаление столбцов защищена, а Вставка столбцов не защищена, пользователь может вставлять столбцы, но их нельзя удалить.
   удаление строк	Удаление строк. Примечание: Если Удаление строк защищена и Вставка строк не защищена, пользователь может вставлять строки, но их нельзя удалить.
   сортировку	Использование команд для сортировки данных (вкладка Данные , группа Сортировка и фильтр ). Примечание: Пользователи не смогут сортировать диапазоны, содержащие заблокированные ячейки на защищенном листе, независимо от настройки этого параметра.
   использование автофильтра	Использование стрелок раскрывающегося списка для изменения фильтра в диапазонах, если применяются автофильтры. Примечание: Пользователи не смогут применять или удалять автофильтры на защищенном листе независимо от настройки этого параметра.
   использование отчетов сводной таблицы	Форматирование, изменение макета, обновление данных либо иное изменение отчетов сводной таблицы, а также создание отчетов.
   изменение объектов	Выполнять следующие действия: Внесение изменений в графические объекты, в том числе карты, встроенные диаграммы, фигуры, надписи и элементы управления, которые не были разблокированы перед установкой защиты листа. Например, если на листе есть кнопка, запускающая макрос, ее можно нажать, чтобы запустить макрос, но нельзя удалить. Внесение каких-либо изменений (например, форматирование) во встроенную диаграмму. Диаграмма по-прежнему будет обновляться при изменениях ее исходных данных. Добавление или редактирование примечаний.
   изменение сценариев	Просмотр скрытых сценариев, изменение сценариев с установленным запретом на изменения и удаление этих сценариев. Пользователи могут изменять значения в изменяемых ячейках, если ячейки не защищены, и добавлять новые сценарии.

При желании можно ввести пароль в поле Пароль для отключения защиты листа и нажать кнопку ОК . В диалоговом окне Подтверждение пароля еще раз введите пароль и нажмите ОК .

Важно:

• Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и специальных знаков. В ненадежных паролях используются не все эти символы. Пароль должен состоять не менее чем из 8 знаков, но лучше использовать парольную фразу длиной не менее 14 знаков.

  Очень важно запомнить свой пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить.

Как определить, защищен ли лист?

Если лист защищен, команда Защитить лист на ленте изменяется на Снять защиту листа . Команду Снять защиту листа можно найти на вкладке Рецензирование в группе Изменения .

Если лист не защищен, на ленте выводится кнопка "Защитить лист".

Отмена защиты листа Excel

Чтобы снять защиту листа, сделайте следующее:

Выберите лист, защиту которого вы хотите снять.

Выберите Файл > Сведения > Защита > Снять защиту листа или Рецензирование Изменения > Снять защиту листа .

Если лист защищен паролем, введите его в диалоговом окне Защита листа и нажмите кнопку OK .

Программа Microsoft Office Excel предназначена для того, чтобы работать с информацией в таблицах. Она представлена в виде сетки, которую образуют столбцы и строки. В некоторых случаях у автора «книги» - документа Excel - возникает необходимость защитить данные от изменения . Вы можете предохранить произвольное количество клеток от введения неправильных данных или редактирования. Это нужно для того, чтобы:

• ограничить права пользователей или групп, установив пароль на определённый перечень (или всю книгу);
• предохранить элементы от того, чтобы не изменить клетку самостоятельно и не потерять информацию.

В статье рассмотрены доступные в Excel варианты.

Именно так вы можете предотвратить вмешательство в книгу Excel от случайного или намеренного вмешательства того или иного юзера. Это позволит избежать утери данных при сохранении и закрытии документа, а также попытки восстановить значения, что занимает время и не всегда является возможным.

К сожалению, в Excel нет кнопки, которая мгновенно ограничит доступ к той или иной области. Тем не менее всё можно сделать с помощью возможностей программы, не прибегая к другим. Для того чтобы установить подобную защиту от введения неправильных данных или изменения, воспользуйтесь одним из способов:

1. ограничение на ввод некорректной информации;
2. предохранение выборочного количества или определённой группы значений от редактирования;
3. установка различных прав для разных юзеров или групп;
4. ограничение прав к одному или нескольким страницами книги Excel.

Вы также можете запаролить функции сохранности, делая изменение недоступным для людей, не знающих кода доступа. Например, это позволяет разбить книгу на области, в каждой из которых работает один человек. Комбинируя различные функции, вы сможете добиться желаемого типа ограничения прав на редактирование. Ограничение на изменение также можно отменить (если был установлен пароль, потребуется ввести его).

Настройку можно произвести для различного типа защищаемых данных.

Указанный способ - самый простой в применении. С его помощью вы сможете контролировать то, что вы (или другой пользователь) вводите в клетку. Можно отсеивать данные, которые не проходят по определённым критериям, что также можно указать. Таким образом, вы можете предотвратить ввод отрицательной цены, дробного количества человек или неправильной даты определённого события. Для того чтобы установить защиту, нужно:

1. Выделить элементы, на которые будет распространяться функция.
2. Перейти во вкладку «Данные» в Excel, затем в области «Работа с данными » кликнуть «Проверка данных».
3. Откроется окно - в «Параметры» укажите тип данных, от введения которых хотите уберечь клетки.
4. Вы также можете настроить уведомления, которые Excel будет выводить перед редактированием и в случае ввода некорректных данных. Это делается во вкладках «Сообщение для ввода» и «Сообщение об ошибке» соответственно.
5. Затем необходимо сохранить настройки, нажав «ОК», и они вступят в силу.

Добавляем автоматические уведомления для работы с ячейками.

Ограничение от редактирования

Используя эту функцию, вы можете чётко указать конкретные клетки или группы, которые необходимо уберечь от изменения. Это можно сделать для:

• Всех элементов рабочей области - нажмите Ctrl + «A»;
• Конкретных - выберите их вручную, используя Ctrl для добавления ячейки в перечень и Shift для того, чтобы включить в него сразу несколько по горизонтали, вертикали или поперёк;
• Определённых групп элементов, например, только клетки с формулами , примечаниями или любые другие.

Ограничение всей рабочей области:

1. Выделите все элементы - нажмите Ctrl + «A» или кликните на область, где пересекается нумерация строк и столбцов на рамке таблицы (пустая клетка без цифры и буквы).
2. Выберите «Формат ячеек», в окне перейдите в «Защита» и активируйте пункты «Защищаемая ячейка» (установлен по умолчанию, опционально или взамен), «Скрыть формулы».
3. После этого вам необходимо активировать сохранную функцию страницы.

Выделяя всю таблицу либо её часть, ограничиваем доступ.

Ограничение прав к клеткам, выбранным вручную:

1. Выделите элементы, которые предохранять не нужно, кликая по ним, удерживая Shift (для включения в перечень группы) и Ctrl (для включения конкретной, в том числе несмежной ячейки).
2. На выделенной области нажмите правой клавишей мыши, чтобы открыть контекстное меню.
3. Выберите «Формат ячеек», в окне перейдите в «Защита» и снимите галочку с «Защищаемая ячейка» - все остальные отмеченные элементы будут ограничены в редактировании при активации предохранения листа.
4. Кликните «ОК», чтобы применить настройки.
5. После этого вам необходимо активировать опцию.

Ограничение доступа к определённым группам клеток нужно в том случае, если необходимо ограничить редактирование одной или нескольких групп с конкретными свойствами содержимого:

1. Укажите элементы, принадлежащие к одной или нескольким группам, которые нужно уберечь. Для этого перейдите по пути «Главная» - «Редактирование» - «Найти и выделить» - «Выделение группы ячеек».
2. Укажите необходимые опции и нажмите «ОК», чтобы изменения вступили в силу.
3. После этого вам нужно активировать функцию предохранения.

Пример выбора содержимого с определенными свойствами.

Как установить защиту листа в Excel

Недостаточно просто снять или установить флажки в пунктах об ограничении прав на изменение данных. Защищёнными (или наоборот, если вы сняли отметку) клетки станут после того, как будет активирована функция для всей страницы. Настройки Excel по умолчанию - активированный пункт «Защищаемая ячейка» и выключенный «Скрыть формулы», но вы можете проверить это или внести поправки, если необходимо.

1. Перейти во вкладку «Рецензирование», указать «Защитить лист» - так вы ограничите права ко всем клеткам, которые отмечены галочкой (остальные по-прежнему можно будет изменять).
2. Вы также можете внести дополнительные настройки перед применением опции, чтобы указать, что именно будет сделано с отмеченными элементами.
3. Подтвердите активацию ограничения доступа.

Если вы хотите оставить возможность форматирования всех элементов страницы Excel, отметьте только три первых пункта.

Excel позволяет добавить пароль при защите листа.

Ограничение разных диапазонов для разных пользователей

В случае, если над документом работает несколько человек, и каждому из них должен быть доступен только определённый участок, необходимо:

1. Перейти во вкладку «Рецензирование», нажать «Разрешить изменение диапазонов».
2. В новом окне создать область - ввести перечень значений и пароль для доступа к ним.
3. Сделать требуемое количество произвольных областей и разрешить доступ любому количеству юзеров.
4. Установить функцию, чтобы изменения вступили в силу.

При утилизации такой системы функций каждый пользователь перед тем, как редактировать определённый участок таблицы, будет вынужден ввести пароль. Если он не знает секретного кода, внести изменения не получится.

Ограничиваем либо предоставляем доступ к диапазонам ячеек.

Ограничение одного или нескольких листов от изменения и форматирования

В большинстве случаев недостаточно ограничить права к клеткам и их группам по функционалу. Целесообразно запретить редактирование всей страницы Excel либо нескольких. Для этого нужно:

1. Перейти в «Рецензирование», указать «Защитить лист» в области «Изменения».
2. Ввести пароль, если необходимо.
3. Сохранить изменения.

С помощью указанной функции вы сможете избежать не только изменения определённых значений, но и редактирования названия, «шапки» (закреплённых строк и столбцов), форматирования и изменения размеров в окне Excel.

Как установить пароль для защиты от редактирования

Ограничения, установленные в документе Excel, может отменить любой пользователь, имеющий права (по умолчанию). Для того, чтобы лишить возможности других юзеров отключать функцию предохранения от редактирования или ввода неверных данных, можно установить пароль. Для этого:

1. Укажите клетки или листы, к которым хотите ограничить доступ.
2. Перейдите в «Рецензирование» и кликните «Разрешить изменение диапазонов».
3. В новом окне создайте диапазон или укажите существующий.
4. Укажите пароль, сохраните настройки.

После активации функции документ не сможет быть изменён человеком, не знающим кода доступа к файлу. Будьте аккуратнее, так как пароль от Excel восстановить невозможно - он будет утерян со всеми данными.

Как снять защиту

Этот алгоритм подойдёт как для возврата прав ко всему листу, так и некоторым его элементам, если они - единственные заблокированные. Для этого:

1. Укажите перечень клеток, к которому требуется восстановить доступ (нажмите Ctrl + «A», чтобы выбрать все).
2. Вызовите окно «Формат ячеек», кликнув правой клавишей мыши по области элементов.
3. Перейдите в «Защита» и настройте пункты «Скрыть формулы» и «Защищаемая ячейка».
4. Сохраните изменения.

После использования указанных функций документ Excel снова станет доступен для всех юзеров. Для того чтобы отменить защиту только на части книги, сначала сделайте это для всей, после чего выделите элементы, права к которым следует ограничить вновь.

Итог

Зная, какие сохранные возможности предлагает Excel, вы можете довольно тонко настроить ограничения доступа. Так можно предостеречь себя от случайного ввода нежелательных данных, а также редактирования книги сторонним пользователем. Вы можете запаролить клетки, а также снять предохранение от нежелательного доступа или поправок полностью или частично. Это самые простые способы ограничения прав , которые могут быть настроены в самом Excel.

По различным причинам возникают ситуации, когда у пользователей Excel появляется желание защитить ячейки в своих Excel – таблицах. Кто-то хочет защитить все ячейки без исключения, а кому-то надо установить выборочную защиту исключительно на ячейки с заливкой или с формулами.

Кто-то хочет защитить данные от самого себя, чтобы случайно не удалить что-то важное, а кому-то необходимо защитить ячейки от других, например не очень опытных пользователей, которые могут, заменить в ячейке формулу с промежуточным расчетом на свое значение и поставить тем самым под сомнение конечный результат. При этом найти подобную ошибку будет довольно проблематично.

Установка и снятие защиты ячеек стандартными средствами Excel

Защита ячеек производится в два этапа, для того чтобы защитить ячейки от изменений, необходимо:

Этап первый - выделить ячейки и сделать их защищаемыми;

Для этого достаточно после выделения ячеек нажать сочетание клавиш Ctrl+1 либо кликнуть правой кнопкой мыши в области выделенных ячеек, выбрать из контекстного меню пункт «Формат ячеек…», зайти на вкладку «Защита» и установить флажки в полях «Защищаемая ячейка» и/или "Скрыть формулы".

Наличие установленных флажков не защищает ячейки, а говорит лишь о том, что ячейки станут защищенными после установки защиты листа. Изменять формат ячеек можно как во всем выделенном диапазоне, так и у группы несмежных ячеек. По умолчанию в каждой новой книге и на каждом новом рабочем листе все ячейки являются защищаемыми и у всех ячеек отсутствует флажок в поле "Скрыть формулы".

Этап второй - установить защиту листа.

Защите листа в различных версиях Excel посвящена отдельная публикация , здесь же следует напомнить, что установить защиту листа в Microsoft Excel 2003 можно в меню Сервис/Защита/Защитить лист, а в Excel 2007/2010/2013 лист защищается на вкладке «Рецензирование», в группе кнопок «Изменения» нажатием кнопки «Защитить лист». При необходимости можно отметить галочками разрешения для пользователей и ввести пароль.

Использование надстройки позволяет:

1. Одним кликом мыши вызывать диалоговое окно макроса прямо с панели инструментов Excel;

2. выбирать по своему усмотрению один из четырех режимов обработки данных;

3. на выбор пользователя устанавливать либо снимать свойство "Защищаемая ячейка" и "Скрыть формулы" по семи условиям (на пустые ячейки, на ячейки с числовыми и текстовыми значениями, с формулами, с примечаниями, с заливками и рамками).

видео по установке/снятию защиты ячеек

макрос (надстройка) для выборочной установки и снятия свойства "защищаемая ячейка"