Функция ВПР в Excel позволяет данные из одной таблицы переставить в соответствующие ячейки второй. Ее английское наименование – VLOOKUP.

Очень удобная и часто используемая. Т.к. сопоставить вручную диапазоны с десятками тысяч наименований проблематично.

Как пользоваться функцией ВПР в Excel

Допустим, на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в определенном количестве.

Стоимость материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.

Необходимо узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем искомое.

Алгоритм действий:

Нажимаем ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.

Теперь найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.

Функция ВПР связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать, воспользуйтесь «Специальной вставкой».

1. Выделяем столбец со вставленными ценами.
2. Правая кнопка мыши – «Копировать».
3. Не снимая выделения, правая кнопка мыши – «Специальная вставка».
4. Поставить галочку напротив «Значения». ОК.

Формула в ячейках исчезнет. Останутся только значения.

Быстрое сравнение двух таблиц с помощью ВПР

Функция помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс. Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.

Данные, представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и процентную разницу.

Функция ВПР в Excel с несколькими условиями

До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.

Таблица для примера:

Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.

Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.

Рассмотрим формулу детально:

1. Что ищем.
2. Где ищем.
3. Какие данные берем.

Функция ВПР и выпадающий список

Допустим, какие-то данные у нас сделаны в виде раскрывающегося списка. В нашем примере – «Материалы». Необходимо настроить функцию так, чтобы при выборе наименования появлялась цена.

Сначала сделаем раскрывающийся список:

Теперь нужно сделать так, чтобы при выборе определенного материала в графе цена появлялась соответствующая цифра. Ставим курсор в ячейку Е9 (где должна будет появляться цена).

1. Открываем «Мастер функций» и выбираем ВПР.
2. Первый аргумент – «Искомое значение» - ячейка с выпадающим списком. Таблица – диапазон с названиями материалов и ценами. Столбец, соответственно, 2. Функция приобрела следующий вид: .
3. Нажимаем ВВОД и наслаждаемся результатом.

Изменяем материал – меняется цена:

Так работает раскрывающийся список в Excel с функцией ВПР. Все происходит автоматически. В течение нескольких секунд. Все работает быстро и качественно. Нужно только разобраться с этой функцией.

 are some of the most useful functions in Excel.

Note: The Lookup Wizard feature is no longer available in Excel.

Here"s an example of how to use VLOOKUP.

=VLOOKUP(B2,C2:E7,3,TRUE)

In this example, B2 is the first argument -an element of data that the function needs to work. For VLOOKUP, this first argument is the value that you want to find. This argument can be a cell reference, or a fixed value such as "smith" or 21,000. The second argument is the range of cells, C2-:E7, in which to search for the value you want to find. The third argument is the column in that range of cells that contains the value that you seek.

The fourth argument is optional. Enter either TRUE or FALSE. If you enter TRUE, or leave the argument blank, the function returns an approximate match of the value you specify in the first argument. If you enter FALSE, the function will match the value provide by the first argument. In other words, leaving the fourth argument blank-or entering TRUE-gives you more flexibility.

This example shows you how the function works. When you enter a value in cell B2 (the first argument), VLOOKUP searches the cells in the range C2:E7 (2nd argument) and returns the closest approximate match from the third column in the range, column E (3rd argument).

The fourth argument is empty, so the function returns an approximate match. If it didn"t, you"d have to enter one of the values in columns C or D to get a result at all.

When you"re comfortable with VLOOKUP, the HLOOKUP function is equally easy to use. You enter the same arguments, but it searches in rows instead of columns.

Using INDEX and MATCH instead of VLOOKUP

There are certain limitations with using VLOOKUP-the VLOOKUP function can only look up a value from left to right. This means that the column containing the value you look up should always be located to the left of the column containing the return value. Now if your spreadsheet isn"t built this way, then do not use VLOOKUP. Use the combination of INDEX and MATCH functions instead.

This example shows a small list where the value we want to search on, Chicago, isn"t in the leftmost column. So, we can"t use VLOOKUP. Instead, we"ll use the MATCH function to find Chicago in the range B1:B11. It"s found in row 4. Then, INDEX uses that value as the lookup argument, and finds the population for Chicago in the 4th column (column D). The formula used is shown in cell A14.

For more examples of using INDEX and MATCH instead of VLOOKUP, see the article https://www.mrexcel.com/excel-tips/excel-vlookup-index-match/ by Bill Jelen, Microsoft MVP.

Give it a try

If you want to experiment with lookup functions before you try them out with your own data, here"s some sample data.

VLOOKUP Example at work

Copy the following data into a blank spreadsheet.

Tip: Wrap Text (Home tab, Alignment group).

HLOOKUP Example

Tip: Before you paste the data into Excel, set the column widths for columns A through C to 250 pixels, and click Wrap Text (Home tab, Alignment group).

INDEX and MATCH Examples

This last example employs the INDEX and MATCH functions together to return the earliest invoice number and its corresponding date for each of five cities. Because the date is returned as a number, we use the TEXT function to format it as a date. The INDEX function actually uses the result of the MATCH function as its argument. The combination of the INDEX and MATCH functions are used twice in each formula – first, to return the invoice number, and then to return the date.

Copy all the cells in this table and paste it into cell A1 on a blank worksheet in Excel.

Tip: Before you paste the data into Excel, set the column widths for columns A through D to 250 pixels, and click Wrap Text (Home tab, Alignment group).

Как найти значение в другой таблице или сила ВПР

На самом деле я в данной статье хочу рассказать про возможности не только функции ВПР , но так же хочу затронуть и ПОИСКПОЗ , как очень родственную с ВПР функцию. У каждой из данных функций есть как свои плюсы, так и минусы. Если в двух словах, то ВПР ищет некое указанное нами значение среди множества значений, расположенных в одном столбце. Пожалуй наиболее часто необходимость в ВПР возникает когда надо сравнить данные, найти данные в другой таблице, из одной таблицы добавить данные в другую, опираясь на какой-либо критерий и т.д.
Чтобы чуть лучше понять принцип работы ВПР лучше начать с некоего практического примера. Имеется таблица такого вида:
рис.1

и из первой таблицы необходимо подставить во вторую дату для каждой фамилии. Для трех записей это не проблема и руками сделать - все очевидно. Но в жизни это таблицы на тысячи записей и поиск с подстановкой данных вручную может занять не один час. Плюс еще пара ложек дегтя: мало того, что ФИО расположены совершенно в разном порядке в обеих таблицах и количество записей в таблицах разное, так еще таблицы расположены на разных листах/книгах. Я полагаю, что убедил вас в том, что подстановка данных руками вообще не вариант. Зато ВПР (VLOOKUP) здесь будет незаменима. При этом практически ничего не надо будет делать - только записать в первую ячейку столбца С второй таблицы(туда, куда необходимо подставить даты из первой таблицы) такую формулу:
=ВПР($A2 ;Лист1!$A$2:$C$4 ;3;0)
Записать формулу можно либо непосредственно в ячейку, либо воспользовавшись диспетчером функций , выбрав в категории Ссылки и массивы ВПР и по отдельности указав нужные критерии. Теперь копируем(Ctrl +C ) ячейку с формулой, выделяем все ячейки столбца С до конца данных и вставляем(Ctrl +V ).

Сначала основной принцип работы: ВПР ищет в первом столбце аргумента Таблица значение, указанное аргументом Искомое_значение . При нахождении нужного значения функция возвращает значение напротив найденного значения, но из столбца , указанного аргументом Номер_столбца . С интервальным просмотром разберемся чуть позже. ВПР может вернуть только одно значений - первое, подходящее под критерий. Если искомое значение не найдено(отсутствует в таблице) , то результатом функции будет #Н/Д . Не надо этого бояться - это даже полезно. Вы точно будете знать, каких записей нет и таким образом можете сравнивать две таблицы друг с другом. Иногда получается так, что Вы видите: данные есть в обеих таблицах, но ВПР выдает #Н/Д. Значит данные в Ваших таблицах не идентичны. В какой-то из них есть лишние неприметные пробелы(обычно перед значением или после), либо знаки кириллицы перемешаны со знаками латиницы. Так же #Н/Д будет, если критерии числа и в искомой таблице они записаны как текст(как правило в левом верхнем углу такой ячейки появляется зеленый треугольничек) , а в итоговой - как числа. Или наоборот.

Описание аргументов ВПР
$A2 - аргумент Искомое_значение (назовем его Критерий для краткости). Это то, что мы ищем. Т.е. для первой записи второй таблицы это будет Петров С.А. Здесь можно указать либо непосредственно текст критерия(в этом случае он должен быть в кавычках - =ВПР("Петров С.А" ;Лист1!$A$2:$C$4;3;0) , либо ссылку на ячейку, с данным текстом(как в примере функции) . Есть небольшой нюанс: так же можно применять символы подстановки: "*" и "?". Это очень удобно, если Вам надо найти значения лишь по части строки. Например, Вы можете не вводить полностью "Петров С.А", а ввести лишь фамилию и знак звездочки - "Петров*". Тогда будет выведена любая запись, которая начинается на "Петров". Если же Вам надо найти запись, в которой в любом месте строки встречается фамилия "Петров" , то можно указать так: "*петров*" . Если хотите найти фамилию Петров и неважно какие инициалы будут у имени-отчества(если ФИО записаны в виде Иванов И.И.), то здесь в самый раз такой вид: "Иванов?.?." . Часто необходимо для каждой строки указать свое значение(в столбце А Фамилии и надо их все найти). В таком случае всегда указываются ссылки на ячейки столбца А. Например, в ячейке A1 записано: Иванов. Так же известно, что Иванов есть в другой таблице, но после фамилии могут быть записаны и имя и отчество(или еще что-то). Но нам нужно найти только строку, которая начинается на фамилию. Тогда необходимо записать следующим образом: A1 &"*" . Эта запись будет равнозначна "Иванов*" . В A1 записано Иванов, амперсанд(&) используется для объединения в одну строку двух текстовых значений. Звездочка в кавычках (как и положено быть тексту внутри формулы). Таким образом и получаем:
A1&"*" =>
"Иванов"&"*" =>
"Иванов*"
Очень удобно, если значений для поиска много.
Если надо определить есть ли хоть где-то слово в строке, то звездочки ставим с обеих сторон: "*"& A1 &"*"

Лист1!$A$2:$C$4 - аргумент Таблица . Указывается диапазон ячеек. Только диапазон должен содержать данные от первой ячейки с данными до самой последней. Это не обязательно должен быть указанный в примере диапазон. Если строк 100, то Лист1!$A$2:$C$100 . Важно помнить три вещи: первое, это Таблица всегда должна начинаться с того столбца, в котором ищем Критерий . И никак иначе. В противном случае ничего найдено не будет или результат будет совсем не тот, которого ожидаете. Второе: аргумент Таблица должен быть "закреплен" . Что это значит. Видите знаки доллара - $? Это и есть закрепление(если точнее, то это называется абсолютной ссылкой на диапазон) . Как это делается. Выделяете текст ссылки(только один диапазон - один критерий) и жмете F4 до тех пор, пока не увидите, что и перед обозначением имени столбца и перед номером строки не появились доллары. Если этого не сделать, то при копировании формулы аргумент Таблица будет "съезжать" и результат опять-таки будет неверным. И последнее - таблица должна содержать столбцы от первого(в котором ищем) до последнего(из которого необходимо возвращать значения). В примере Лист1!$A$2:$C$4 - значит не получится вернуть значение из столбца D(4), т.к. в таблице только три столбца.

3 - Номер_столбца . Здесь просто указываем номер столбца в аргументе Таблица , значения из которого нам необходимо подставить в качестве результата. В примере это Дата принятия - т.е. столбец №3. Если бы нужен был отдел, то указали бы 2, а если бы нам понадобилось просто сравнить есть ли фамилии одной таблицы в другой, то можно было бы указать и 1. Важно: аргумент Номер_столбца не должен превышать кол-во столбцов в аргументе Таблица . Иначе результатом формулы будет ошибка #ССЫЛКА! . Например, если в качестве указан диапазон $B$2:$C$4 и необходимо вернуть данные из столбца С, то правильно указать 2. Т.к. аргумент Таблица ($B$2:$C$4) содержит только два столбца - В и С. Если же попытаться указать номер столбца 3(каким по счету он является на листе), то получим ошибку #ССЫЛКА! , т.к. третьего столбца в указанном диапазоне просто нет.

Практический совет: если аргумент Таблица имеет слишком большое кол-во столбцов и Вам необходимо вернуть результат из последнего столбца, то совсем необязательно высчитывать их кол-во. Можно указать так: =ВПР($A2 ;Лист1! $A$2:$C$4 ;ЧИСЛСТОЛБ(Лист1! $A$2:$C$4);0) . К слову в данном случае Лист1! тоже можно убрать, как лишнее: =ВПР($A2 ;Лист1! $A$2:$C$4 ;ЧИСЛСТОЛБ($A$2:$C$4);0) .

0 - Интервальный_просмотр - очень интересный аргумент. Может быть равен либо ИСТИНА либо ЛОЖЬ. Сразу возникает вопрос: а почему в моей формуле там 0? Все очень просто - Excel в формулах может воспринимать 0 как ЛОЖЬ, а 1 как ИСТИНА. Если в ВПР указать данный параметр равный 0 или ЛОЖЬ, то будет происходить поиск точного соответствия заданному Критерию. Это не имеет никакого отношения к знакам подстановки("*" и "?"). Если же использовать 1 или ИСТИНА(или же вообще не указывать последний аргумент, т.к. по умолчанию он равен ИСТИНА), то...Очень долгая история. Вкратце - ВПР будет искать наиболее похожее значение, подходящее под Критерий . Иногда очень полезно. Правда, если использовать данный параметр, то необходимо, чтобы список в аргументе Таблица был отсортирован по возрастанию. Обращаю внимание на то, что сортировка необходима только в том случае, если аргумент Интервальный_просмотр у Вас равен ИСТИНА или 1. Если же 0 или ЛОЖЬ - сортировка не нужна.

Многие наверняка заметили, что на картинке у меня попутаны отделы для ФИО. Это не ошибка записи. В прилагаемом к статье примере показано, как можно одной формулой подставить и их и даты, не меняя вручную аргумент Номер_столбца . Мне показалось, что подобный пример вполне может пригодиться.

Как избежать ошибки #Н/Д(#N/A) в ВПР?
Еще частая проблема - многие не хотят видеть #Н/Д результатом, если совпадение не найдено. Это легко обойти:
=ЕСЛИ(ЕНД(ВПР($A2 ;Лист1! $A$2:$C$4 ;3;0));"";ВПР($A2 ;Лист1! $A$2:$C$4 ;3;0)))
Теперь если ВПР не найдет совпадения, то ячейка будет пустой.
А пользователям версий Excel 2007 и выше можно использовать ЕСЛИОШИБКА:
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР($A2 ;Лист1! $A$2:$C$4 ;3;0);"")

Обещанная ПОИСКПОЗ

Данная функция ищет значение, указанное параметром Искомое_значение в аргументе Просматриваемый_массив . А результатом функции является номер позиции найденного значения в Просматриваемом_массиве . Именно номер позиции, а не само значение. В принципе её я не буду расписывать так же подробно, потому как основные моменты ровно такие же. Если бы мы хотели применить её для таблицы выше, то она была бы такой:
=ПОИСКПОЗ($A2 ;Лист1! $A$2:$A$4 ;0)
$A2 - Искомое_значение. Здесь все ровно так же, как и с ВПР. Так же допустимы символы подстановки и ровно в таком же исполнении.

Лист1! $A$2:$A$4 - Просматриваемый_массив. Основное отличие от ВПР - допускается указать массив лишь с одним столбцом. Это должен быть тот столбец, в котором мы собираемся искать Искомое_значение . Если попытаться указать более одного столбца, то функция вернет ошибку.

Тип_сопоставления(0) - то же самое, что и в ВПР Интервальный_просмотр . С теми же особенностями. Отличается разве что возможностью поиска наименьшего от искомого или наибольшего. Но на этом я не буду останавливаться в данной статье.

С основным разобрались. Но ведь нам надо вернуть не номер позиции, а само значение. Значит ПОИСКПОЗ в чистом виде нам не подходит. По крайней мере одна, сама по себе. Но если её использовать вместе с функцией ИНДЕКС - то это то, что нам нужно и даже больше.
=ИНДЕКС(Лист1! $A$2:$C$4 ;ПОИСКПОЗ($A2 ;Лист1! $A$2:$A$4 ;0);2)
Такая формула результатом вернет то же, что и ВПР.

Аргументы функции ИНДЕКС
Лист1! $A$2:$C$4 - Массив. В качестве этого аргумента мы указываем диапазон, из которого хотим получить значения. Может быть как один столбец, так и несколько. В случае, если столбец один, то последний аргумент функции указывать не надо. К слову - данный аргумент может совершенно не совпадать с тем, который мы указываем в аргументе Просматриваемый_массив функции ПОИСКПОЗ.

Далее идут Номер_строки и Номер_столбца. Именно в качестве Номера_строки мы и подставляем ПОИСКПОЗ, которая возвращает нам номер позиции в массиве. На этом все и строится. ИНДЕКС возвращает значение из Массива, которое находится в указанной строке(Номер_строки) Массива и указанном столбце(Номер_столбца), если столбцов более одного. Важно знать, что в данной связке кол-во строк в аргументе Массив функции ИНДЕКС и кол-во строк в аргументе Просматриваемый_массив функции ПОИСКПОЗ должно совпадать. И начинаться с одной и той же строки. Это в обычных случаях, если Вы не преследуете иные цели.
Так же как и в случае с ВПР, ИНДЕКС в случае не нахождения искомого значения возвращает #Н/Д. И обойти подобные ошибки можно так же:
Для всех версий Excel(включая 2003 и раньше):
=ЕСЛИ(ЕНД(ПОИСКПОЗ($A2 ;Лист1! $A$2:$A$4 ;0));"";ИНДЕКС(Лист1! $A$2:$C$4 ;ПОИСКПОЗ($A2 ;Лист1! $A$2:$A$4 ;0);2))
Для версий 2007 и выше:
=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Лист1! $A$2:$C$4 ;ПОИСКПОЗ($A2 ;Лист1! $A$2:$A$4 ;0);2);"")

Работа с критериями длиннее 255 символов
Есть у ИНДЕКС-ПОИСКПОЗ и еще одно преимущество перед ВПР. Дело в том, что ВПР не может искать значения, длина строки которых содержит более 255 символов . Это случается редко, но случается. Можно, конечно, обмануть ВПР и урезать критерий:
=ВПР(ПСТР($A2 ;1;255);ПСТР(Лист1!$A$2:$C$4 ;1;255);3;0)
но это формула массива . Да и к тому же далеко не всегда такая формула вернет нужный результат. Если первые 255 символов идентичны первым 255 символам в таблице, а дальше знаки различаются - формула этого уже не увидит. Да и возвращает формула исключительно текстовые значения, что в случаях, когда возвращаться должны числа, не очень удобно.

Поэтому лучше использовать такую хитрую формулу:
=ИНДЕКС(Лист1!$A$2:$C$4 ;СУММПРОИЗВ(ПОИСКПОЗ(ИСТИНА;Лист1!$A$2:$A$4 =$A2 ;0));2)
Здесь я в формулах использовал одинаковые диапазоны для удобочитаемости, но в примере для скачивания они различаются от указанных здесь.
Сама формула построена на возможности функции СУММПРОИЗВ преобразовывать в массивные вычисления некоторых функций внутри неё. В данном случае ПОИСКПОЗ ищет позицию строки, в которой критерий равен значению в строке. Подстановочные символы здесь применить уже не получится.

В прилагаемом к статье примере Вы найдете примеры использования всех описанных случаев и пример того, почему ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ порой предпочтительнее ВПР.

Скачать пример

(26,0 KiB, 13 776 скачиваний)

{"Bottom bar":{"textstyle":"static","textpositionstatic":"bottom","textautohide":true,"textpositionmarginstatic":0,"textpositiondynamic":"bottomleft","textpositionmarginleft":24,"textpositionmarginright":24,"textpositionmargintop":24,"textpositionmarginbottom":24,"texteffect":"slide","texteffecteasing":"easeOutCubic","texteffectduration":600,"texteffectslidedirection":"left","texteffectslidedistance":30,"texteffectdelay":500,"texteffectseparate":false,"texteffect1":"slide","texteffectslidedirection1":"right","texteffectslidedistance1":120,"texteffecteasing1":"easeOutCubic","texteffectduration1":600,"texteffectdelay1":1000,"texteffect2":"slide","texteffectslidedirection2":"right","texteffectslidedistance2":120,"texteffecteasing2":"easeOutCubic","texteffectduration2":600,"texteffectdelay2":1500,"textcss":"display:block; padding:12px; text-align:left;","textbgcss":"display:block; position:absolute; top:0px; left:0px; width:100%; height:100%; background-color:#333333; opacity:0.6; filter:alpha(opacity=60);","titlecss":"display:block; position:relative; font:bold 14px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff;","descriptioncss":"display:block; position:relative; font:12px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff; margin-top:8px;","buttoncss":"display:block; position:relative; margin-top:8px;","texteffectresponsive":true,"texteffectresponsivesize":640,"titlecssresponsive":"font-size:12px;","descriptioncssresponsive":"display:none !important;","buttoncssresponsive":"","addgooglefonts":false,"googlefonts":"","textleftrightpercentforstatic":40}}

Это шестая глава книги Билла Джелена. .

Многоуровневый комиссионный план: функция ЕСЛИ или ВПР. Проблема: я рассчитываю комиссию на основе скользящей шкалы. Процент зависит от объема продаж (рис. 6.1).

Скачать заметку в формате или , примеры в формате

Стратегия: вы можете решить задачу с помощью нескольких операторов ЕСЛИ или с использовав необычную формой функции ВПР. При использовании функции ЕСЛИ начните проверку с самого большого значения. Например, в ячейке F2 (рис. 6.2.) содержится значение $22810. Проверка F2 > 20000 возвратит значение ИСТИНА, но и проверка F2 > 1000 также вернет ИСТИНА. В формуле ниже выбрана правильная последовательность проверок. Результат ЕСЛИ умножается на выручку в F2. Это избавит вас от необходимости вводить F2 пять раз.

Использована формула:

ЕСЛИ(F2>20000;0,02;
ЕСЛИ(F2>15000;0,0125;
ЕСЛИ(F2>10000;0,01;
ЕСЛИ(F2>7500;0,0025;
ЕСЛИ(F2>1000;0,001;0)))))*F2

Как бонусный план становится еще более сложным, вы должны увеличить количество вложений. Excel2013 позволяет вложить 32 оператора ЕСЛИ. Еще совсем недавно (в Excel 2003) можно было вложить только 7 операторов ЕСЛИ. Довольно быстро этот метод становится громоздким.

Это первый пример, когда полезна ВПР с третьим аргументом ИСТИНА (эквивалентно отсутствию аргумента). Использовать ВПР, вам придется в обратном порядке так, что наибольшее значение появляется в конце таблицы подстановки (рис. 6.3). Кроме того, нужно добавить первую строку для обработки продаж в диапазоне 0–$1000. (На самом деле, в зависимости от того, как вы хотите представить отрицательные значения, может потребоваться еще одна строка.)

В таблице подстановки (L2:M8) продажи $22 810 отсутствуют. Используя типичную ВПР с третьим аргументом ЛОЖЬ, мы получили бы ошибку #Н/Д. Когда вы опускаете третий аргумент (или используете значение ИСТИНА), ВПР будет искать ближайшее значение, меньшее, чем $22 810. В нашем случае ВПР вернет значение 2% для значения $20 000 чуть меньшего, чем $22 810.

Дополнительные сведения: возможно, вы сталкивались с обратной ситуацией, когда вам требовалось найти значение в таблице подстановки чуть большее искомого. Вы не можете сделать это с помощью ВПР, но можете использовать функцию ПОИСКПОЗ (см. ).

Поиск в двух направлениях с использованием ИНДЕКС и двух ПОИСКПОЗ. Проблема: мне нужно выполнить поиск кода продукта по столбцу и месяца по строке, а затем вернуть значение на пересечении этой строки и столбца.

Стратегия: вы можете использовать функцию ПОИСКПОЗ, чтобы найти строку, затем вторую ПОИСКПОЗ, чтобы найти столбец, а затем ИНДЕКС, чтобы выбрать правильное значение.

В этом примере, пользователь с помощью выпадающих меню в ячейках J2 и J3 выбирает артикул и месяц (рис. 6.4). Найдите объем продаж (в штуках) по артикулу А397 за апрель (рис. 6.5).

Ваша первая формула будет использовать ПОИСКПОЗ, чтобы найти строку в левом столбце таблицы. Формула в J5 =ПОИСКПОЗ(J2;$A$2:$A$20;0). Ответ 2 указывает, что A397 находится во второй строке таблицы подстановки. Вторая формула в J6 (рис. 6.6) =ПОИСКПОЗ(J3;B1:G1;0) ищет столбец в первой строке. Результат 4 указывает на то, что Апрель найден в четвертом столбце таблицы подстановки. Наконец, ИНДЕКС возвращает значение из таблицы B2:G20, беря столбец из J5 (второй) и строку из J6 (четвертую). В J7 формула =ИНДЕКС(B2:G20;J5;J6).

Избавьтесь от промежуточных вычислений, и создайте мега-формулу. Возьмите за основу формулу в J7 и замените ссылки на промежуточные вычисления, т.е. подставьте вместо J5 –> ПОИСКПОЗ(J2;$A$2:$A$20;0), а вместо J6 –> ПОИСКПОЗ(J3;B1:G1;0). Используйте для этого копирование из строки формул, не беря в буфер знак равенства. Вот что у вас получится: =ИНДЕКС(B2:G20;ПОИСКПОЗ(J2;$A$2:$A$20;0);ПОИСКПОЗ(J3;B1:G1;0)).

Поиск в двух направлениях с использованием ВПР и ПОИСКПОЗ. Воспользуемся предыдущим примером, но пойдем другим путем. Возьмем ВПР, чтобы найти нужную строку, а внутри нее используем ПОИСКПОЗ (в качестве третьего аргумента ВПР) для нахождения правильного столбца.

Поиск по двум столбцам. Проблема: мне нужно найти объем продаж (в штуках) по коду компании и номеру Центра (рис. 6.9).

Рис. 6.9. Поиск по Компании и Центру

Стратегия: есть три варианта решения этой проблемы: а) сцепленный ключ, (б) СУМЕСЛИМН, (с) СМЕЩ. Сцепленный ключ будет работать только если вы можете добавить новый столбец слева от столбца С. СУММЕСЛИМН будет работать только если возвращаемое значение является числовым. СМЕЩ будет работать только если столбцы Компания и Центр отсортированы, как показано выше.

Сцепленный ключ. Вставьте новый столбец между В и C. Вы хотите объединить содержимое столбца А, разделитель, и содержимое столбца В. Например, =А2& " - " &В2 подготовит ключ 100-1010 (рис. 6.10).

Разделитель текста использовать необязательно. Однако, если вы не используете разделитель, у вас может получиться один и тот же ключ для двух разных связок Компания/Центр (рис. 6.11). Использование дефиса предотвратит эту двусмысленность. Если ваши данные уже содержат дефис, в качестве разделителя можно использовать что-то вроде вертикальной черты |.

После создания столбца со сцепленным ключом в таблице подстановки, вы можете использовать ВПР (рис. 6.12). Формула в G5: =ВПР(G2& " - " &G3;$C$2:$D$22;2;ЛОЖЬ).

Рис. 6.12. Два ключевых поля, объединенные вместе «на лету» (т.е. в самой формуле), могут использоваться в качестве первого аргумента функция ВПР

СУМЕСЛИМН. Если значение, которое вы пытаетесь вернуть, численное, вы можете использовать СУММЕСЛИМН, БДСУММ, СУММПРОИЗВ. Из этих трех, СУММЕСЛИМН самая простая, но она будет работать, лишь начиная с версии Excel 2007 (рис. 6.13).

Рис. 6.13. Решение с помощью СУММЕСЛИМН (здесь и далее, если рисунок кажется мелким, кликните на нем правой кнопкой мыши, и выберите Открыть картинку в новой вкладке )

Первый аргумент СУММЕСЛИМН – диапазон суммирования, в нашем случае С2:С22. Именно данные из этого диапазона войду в итоговую сумму при выполнении условий. Вот почему требуется, чтобы эти данные были числовыми. В противном случае, функция не будет работать. Далее у вас есть пары аргументов, которые определяют диапазон соответствия критерию и сам критерий (можно ввести до 127 пар). Первый диапазон критериев – Компании (А2:А22). Вы хотите найти записи, в которых значение в столбце Компания равно 200 (значение из F2). Следующий диапазон критериев – Центры (В2:В22). Вы хотите найти записи, в которых Центр совпадает со значением в F3. В нашем случае обоим критериям (компания = 200 и центр = 1030) отвечает единственная строка – 11. Только она даст вклад в сумму и СУММЕСЛИМН вернет единственное значение – 15 097 из ячейки D11. Формула в F5: =СУММЕСЛИМН($C$2:$C$22;$A$2:$A$22;F2;$B$2:$B$22;F3).

Если вы можете вместо вертикального диапазона критериев (F2:F3) использовать горизонтальный (например, F2:G2), вам подойдет и слегка устаревшая функция БДСУММ (рис. 6.15). Синтаксис функции: БДСУММ(база_данных;поле;условия). Укажите А1:С22 в качестве базы данных, в поле – 3 (результат извлечь из третьего столбца таблицы), условия – диапазон F1:G2.

Рис. 6.15. БДСУММ также справится с проблемой, но диапазон критериев должен иметь заголовок и располагаться горизонтально

СМЕЩ используется для указания на диапазон. Расположение и размер диапазона вычисляется на лету в момент расчета формулы. СМЕЩ использует пять аргументов, по крайней мере один из которых (кроме первого) сам по себе основан на расчете (формуле). Поскольку СМЕЩ возвращает не значение, а ссылку на диапазон ячеек, функция обычно используется внутри другой функции, например, СУММ, или в данном случае внутри ВПР (рис. 6.16).

Синтаксис: СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]). Например, вы могли бы начать со ссылки на В1 (начало отсчета), спуститься вниз на N строк, сместиться вправо на 0 столбцов (выбрать новую точку отсчета – левую верхнюю ячейку диапазона, который будет возвращен функцией СМЕЩ), и выбрать сам диапазон в 7 строк в высоту и 2 столбца в ширину (желтая область на рисунке).

Функции ПОИСКПОЗ ищет первую строку в диапазоне А2:А22, в которой встречается искомая компания = 200, и возвращает значение 8. Это значение будет указывать функции СМЕЩ насколько сместиться по столбцу В, определяя левый верхний угол диапазона – В9. В ячейке F6 СЧЕТЕСЛИ выясняет, как много ячеек в столбце А, содержащих значение 200 (из ячейки F2). Функция СЧЕТЕСЛИ возвращает значение 7, которое будет использовано в четвертом аргументе функции СМЕЩ и определит высоту диапазона – (с 9-й по 15-ю строку). Можете составить единую формулу, избавившись от промежуточных вычислений:

ВПР(F3;СМЕЩ($B$1;ПОИСКПОЗ(F2;A2:A22;0);0;СЧЁТЕСЛИ(A:A;F2);2);2;ЛОЖЬ)

Сумма всех поисков. Проблема: есть ли какие-то интересные трюки со старой функцией поиска – ПРОСМОТР, которые можно было бы использовать в этой главе, рассказывающей о расширенном поиска?

Допустим, вы хотите оценить общие премиальные выплаты за месяц (рис. 6.17). Вы пока не рассчитываете бонусы по каждому сотруднику, а лишь хотите знать общую сумму бонусов. Формула СУММ(ВПР) не будет работать, даже если вы используете Ctrl+Shift+Enter, чтобы ввести формулу массива. А вот СУММ(ПРОСМОТР) введенная с помощью Ctrl+Shift+Enter будет работать. Правда, функция ПРОСМОТР выполняет лишь приблизительный поиск (т.е., подобна ВПР с аргументом ИСТИНА). В ячейку G8 введите формулу =СУММ(ПРОСМОТР(C2:C26;G2:G6;H2:H6)), но не нажимайте Enter, а нажмите Ctrl+Shift+Enter, завершая ввод формулы массива (если вы не знакомы с формулами массива, см. ).

ВПР, ссылающаяся на другой лист. Проблема: таблица подстановки хранится на другом листе книги. Как сделать ВПР, указывающую на другой лист (рис. 6.18)?

Стратегия: вы могли бы изучить синтаксис для ссылки на другие листы и ввести в формулу правильную последовательность символов. Однако, есть гораздо более простые способы ввести формулу без изучения синтаксиса. Рассмотрим три альтернативные стратегии.

Ссылки типа А2:С29 предполагает, что диапазон расположен на том же листе, что и формула. Чтобы сослаться на другой рабочий лист, официальный синтаксис требует набрать ‘имя листа’!А2:С29. Вы заключаете имя листа в апострофы, затем ставите восклицательный знак, и, наконец, даете ссылку на диапазон ячеек. Если вы введите формулу ВПР с указанным синтаксисом, то получите (рис. 6.19):

ВПР(A2;
‘Таблица просмотра’!$A$1:$C$29;
3;ЛОЖЬ)

Синтаксис слегка изменится если лист, на который ссылаются, не имеет пробелов в имени. В таком случае, можно опустить в апострофы. Формула становится: =ВПР(A38;ТаблицаПросмотра!$A$1:$C$29;3;ЛОЖЬ). Обратите внимание, что при переименовании листа в формуле ВПР изменения происходят автоматически. Excel сам удаляет или добавляет апострофы, во всех формулах, указывающих на переименованный лист.

Альтернативная стратегия: если изучение синтаксиса вам кажется сложным (и неинтересным), используйте имя для таблицы подстановки. Это имя в дальнейшем можно вставить в ВПР (или любую другую функцию). Чтобы присвоить имя, выполните следующие действия:

1. Перейдите на лист с таблицей подстановки.
2. Выделите весь диапазон, включающий таблицу подстановки. В данном примере A2:С29.
3. Щелкните в поле имя слева от строки формул.
4. Введите имя и нажмите Enter. Не используйте пробелы в имени.

Когда вы доберетесь до второго аргумента функции ВПР, начните вводить «Та…». Появится подсказка (рис. 6.21). Для выбора из списка используйте стрелку вниз для перемещения к строке выбора. Затем нажмите клавишу Tab, чтобы вставить этот фрагмент в формулу. Не пытайтесь использовать Enter. Так как формула еще не завершена, вы получите ошибку. Вместо этого можете дважды щелкнуть мышью на строке «ТабПодст».

В результате вы получите формулу: =ВПР(A2;ТабПодст;3;ЛОЖЬ). Она легче для восприятия, и не требует знания специальных синтаксических правил.

Помните, что одно и тоже имя можно использовать лишь один раз в книге. В принципе, вы можете создать именованный диапазон ТабПодст еще и на Лист1 (рис. 6.22), но он будет определен не во всей книге, а только на Лист1. В этом случае вы можете использовать оба имени диапазона, но опять, как и выше предварить имя нужно будет названием листа и восклицательным знаком: Лист1!ТабПодст. Чтобы не усложнять себе жизнь используйте только разные имена в одной книге.

Альтернативная стратегия: используйте сочетания клавиш, чтобы перейти на другой лист. Начните набирать формулу =ВПР(А2; (рис. 6.23). В этот момент нажмите одновременно Ctrl+PgDn, и вы перейдете на следующий лист. Вы можете повторно нажать Ctrl+PgDn, чтобы перейти к следующему листу. Когда вы окажетесь на нудном листе выберите мышкой диапазон таблицы подстановки, и продолжите набор формулы.

Альтернативная стратегия: разместите рабочие листы бок о бок и используйте мышь, переходя из окна в окно, чтобы построить формулу. Для этого:

• Пройдите по меню Вид –> Новое окно ; появится вторая такая же по содержанию книга Excel; к имени первого файла прибавится двоеточие и цифра 1, второго – цифра 2.
• Пройдите по меню Вид –> Упорядочить все .
• В открывшемся диалоговом окне Расположение окон выберите Рядом и Только окна текущей книги (последняя опция пригодится, если у вас было первоначально открыто несколько книг, а работать вы хотите только с одной книгой и ее дублем; рис. 6.24).
• Во втором окне перейдите на лист с таблицей подстановки; создайте формулу ВПР с помощью набора с клавиатуры и мыши.
• Активизируйте окно с:2 в названии; закройте окно кликнув на крестик в правом верхнем углу.

Рис. 6.24. Два окна одной книги рядом; в разных окнах активны разные листы книги

ВПР, ссылающаяся на другую книгу. Проблема: как создать ВПР, ссылающуюся на другую книгу?

В этом разделе для иллюстрации использованы два файла: , .

Подводный камень: этот прием хорошо работает, когда вторая книга открыта. Когда книга закрыта, вы ограничены чтением 10 000 ячеек из закрытой книги. Это не так много, как кажется: если столбцов три, то это 3333 записей, а если столбцов 20, то лишь 499 записей. Проверьте, что ваша таблица подстановки не превышает лимит в 10К ячеек, прежде чем ссылаться на закрытую книгу.

Если вы только что создали книгу, содержащую таблицу подстановки, вы должны сохранить файл прежде, чем перейти к созданию ВПР. Ссылки на несохраненные книги не будут работать, если вы закроете книгу, из которой ссылаетесь, перед сохранением рабочей книги, на которую ссылаются.

Предположим, что у вас есть две открытые книги. Книга, в которой создается ВПР, является активной. Выполните следующие шаги:

1. Начните создавать формулу =ВПР(А2;
2. В этот момент нажмите Ctrl+Tab, чтобы переключиться на другую книгу. Обратите внимание, что вы все еще находитесь в режиме редактирования формулы; при этом активной стала книга, содержащая таблицу подстановки.
3. Используйте мышь или клавиши со стрелками для выбора таблицы подстановки. Обратите внимание, что, как только вы выберите таблицу, Excel автоматически добавит знак доллара в этой части формулы (рис. 6.25). Майкрософт считает, что в 90% случаев ссылки на связанные книги должны быть абсолютными, поэтому он автоматически делает их такими. Не нажмите по привычке F
4. Введите оставшуюся часть формулы: ;3;ЛОЖЬ) .
5. Нажмите Enter. Вы вернетесь в исходную книгу

Давайте рассмотрим синтаксис формулы: =ВПР(A2;"Product Table’!$A$2:$C$29;3;ЛОЖЬ).

• Открывающий апостроф
• Имя файла в квадратных скобках
• Имя листа
• Закрывающий апостроф
• Восклицательный знак
• Ссылка на диапазон

Есть два иных варианта синтаксиса формулы. Если, ни имя файла, ни имя листа не содержать пробелов, цифр, или специальных символов, формула не содержит апострофов: =ВПР(А2;ProductTable!$А$2:$С$29;3;ЛОЖЬ).

Если книга с таблицей подстановки закрыта, то Excel вставит в формулу ВПР путь к книге: =ВПР(A2;’D:\Dropbox\ДжеленВПР\Глава 6\Product Table’!$A$2:$C$29;3;ЛОЖЬ)

Рис. 6.28. При открытии файла выберите Обновить

Если вас напрягает постоянные вопросы об обновлении, включите автоматическое обновление. Пройдите по меню ДАННЫЕ –> Подключения –> Изменить связи . В открывшемся окне Изменение связей , в верхней области выберите связь и нажмите внизу кнопку Запрос на обновление связей . В открывшемся окне переключитесь на опцию Не задавать вопрос и обновлять связи . Нажмите Оk. Сохраните файл.

Подводный камень: не переименовывайте и перемещайте книгу, после того как вы создали ссылку на нее. Если вы это сделаете, то должны будете отредактировать ссылки в окне Изменение связей (см. рис. 6.29).

Вернуть последнюю запись. Проблема: некто регистрируется данные по группам. Одна группа – один столбец. Для каждой группы данные начинаются в 5-й строке. Существует различное количество данных в каждом столбце. Мне нужно получить последнюю запись в каждой группе.

Стратегии: существует несколько способов решения задачи. Например, вы могли бы совместить СМЕЩ с СЧЁТЗ, но сейчас проблема будет решить с использованием ВПР с параметром ИСТИНА.

Вернемся к рис. 6.2 и 6.3, где ВПР ищет ставку комиссионного вознаграждения. В таблице подстановки были записи 1000, 7500, 10 000, 15 000 и 20 000. Когда у кого-то была продажа $12 345, то ВПР искала комиссию для ближайшего меньшего значения – $10 000.

Вы можете воспользоваться лазейкой в Excel. Сказать, что вы ищете число, которое больше, чем любое значение в таблице подстановки. Excel вернет последнюю не пустую запись в таблице. Например, в таблице ниже я задал поиск 9 999 999.

Обратите внимание, что в столбце G формула не сбилась из-за наличия пробела. В то же время, формула проигнорировала ZZZ в Н9 и #Н/Д в F10.

Если вы ищите последнюю текстовую запись в столбце, то используйте в качестве поисковой строки текст, который будет превосходить всё разумное в алфавитном порядке, например, ЯЯЯЯЯ (рис. 6.32). Столбцы F и H иллюстрируют проблему этого метода. Если среди значений есть, и текст, и числа, и значения ошибок, ВПР не будет работать. Точнее, вернет последнее текстовое значение.

Что делать, если данные повернуто боком, и вам нужно получить последнее значение из каждой строки? Использовать ГПР вместо ВПР (рис. 6.33).

Дополнительные сведения: вы не обязаны указывать ИСТИНА в качестве четвертого аргумента ВПР. Если опустить четвертый аргумент, Excel по умолчанию использует ИСТИНА.

Возвращение последнего из найденных значений. Проблема: функция ВПР возвращает первое найденное значение. Например, на рис. 6.34 для буквы А ВПР вернет значение 15. Мне нужно получить значение для последнего вхождения. На рис. 6.34 – значение 12 для А .

Стратегия: используйте формулу =ПРОСМОТР(2;1/($A$1:$A$7=D2);$B$1:$B$7).

Во-первых, ПРОСМОТР – устаревшая функция, которая оставлена в Excel для обратной совместимости с Quattro Pro. Это необычная функция, имеющая три аргумента:

• искомое значение – значение, которое функция ПРОСМОТР ищет в первом векторе;
• просматриваемый вектор – диапазон, состоящий из одной строки или одного столбца; значения должны быть расположены в порядке возрастания: …, -2, -1, 0, 1, 2, …, A-Z, ЛОЖЬ, ИСТИНА; в противном случае функция ПРОСМОТР может возвратить неправильный результат (текст в нижнем и верхнем регистрах считается эквивалентным);
• вектор результатов – диапазон, состоящий из одной строки или столбца; вектор результатов должен иметь тот же размер, что и просматриваемый вектор.

Функция ПРОСМОТР в отличие от ВПР не имеет четвертого аргумента – тип сравнения. Она всегда использует приблизительное совпадение (аналог ИСТИНА в ВПР). Как и любой иной приблизительный поиск, функция ПРОСМОТР дает корректные результаты если просматриваемый вектор (аналог таблицы подстановки в ВПР) отсортирован по возрастанию. Однако, так как в нашем примере вы пытаетесь обмануть Excel, таблицу А1:В7 сортировать не следует. (Пользователи применяют ПРОСМОТР вместо ВПР, как правило в случае, если поиск ведется внутри формулы массива, так как ВПР в этом случае не работает. Об этом см. ниже.)

За работой формулы =ПРОСМОТР(2;1/($A$1:$A$7=D2);$B$1:$B$7) можно проследить в окне Вычисление формулы (рис. 6.36). Чтобы открыть его выделите ячейку Е2 и пройдите по меню ГЛАВНАЯ –> Зависимости формул –> Вычислить формулу . Нажимайте кнопку Вычислить , и изучайте, как меняется содержимое окна Вычисление .

Рис. 6.36. Окно Вычисление формулы

Сравнение $A$1:$A$7=D2 сгенерит массив значений ЛОЖЬ/ИСТИНА (рис. 6.37). В нашем случае {ИСТИНА;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ИСТИНА;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ). Далее формула делит единицу на этот массив. Excel считает, что ИСТИНА = 1, а ЛОЖЬ = 0. Так что 1/1 =1, а 1/0 возвращает ошибку #ДЕЛ/0! После выполнения деления у вас образовался массив, состоящий из единиц и ошибок #ДЕЛ/0! Приблизительный ВПР игнорирует текстовые записи и значения ошибок. Аналогично и ПРОСМОТР. Теперь самое интересное. Почему я ищу 2 (первый аргумент функции ПРОСМОТР)? Потому, что массив возвращает только единицы и ошибки #ДЕЛ/0! Так что двойка будет заведомо больше любого значения массива (вспомните трюк с 9999999 выше). В итоге ПРОСМОТР вернет последнее значение, соответствующее единице (ошибки игнорируются). Что нам и было нужно))

Рис. 6.37. Пошаговое вычисление формулы =ПРОСМОТР(2;1/($A$1:$A$7=D2);$B$1:$B$7)

Дополнительные сведения: эту формулу я подсмотрел на форуме MrExcel.com . Кроме того, я нашел там немало диких формул, которые я когда-либо видел. Я взял коллекцию этих формул и издал их в своей книге Excel Gurus Gone Wild .

Встраивание небольшой таблицы подстановки в формулу. Проблема: у меня небольшая таблица подстановки на 5 строк, скрытая в столбцах АА:АВ. Торговые представители, которые используют файл, могут случайно удалить строку в своих данных, не учитывая, что при этом удалиться часть таблицы подстановки. Как мне надежно спрятать таблицу подстановки?

Стратегия: переместите таблицу подстановки на новый лист и скройте его. Однако, если таблица подстановки небольшая и неизменная, вы можете встроить ее прямо в формулу ВПР. Выполните следующие действия:

1. Выделите ячейку, содержащую формулу с ВПР (в примере ниже – С4).
2. Нажмите F2, чтобы перейти в режим редактирования формулы.
3. Выделите часть формулы, относящейся к таблице подстановки (рис. 6.38).
4. Нажмите F Это приведет к замене ссылок на значения (рис. 6.39).
5. Нажмите Enter, завершая редактирование формулы. Скопируйте формулу в другие ячейки.

Пару слов о синтаксисе массивов. Фигурные скобки указывают на то, что это массив. Каждая точка с запятой означает переход в новый столбец. Каждое двоеточие означает переход на новую строку.

Впоследствии изменить массив (встроенную таблицу) довольно трудно. Вы можете попытаться разгадать эту загадку, глядя на точки с запятыми и двоеточия, а можете скопировать массив и поместить его обратно на лист Excel. В последнем случае выполните следующее:

• Выделите массив из формулы, включая фигурные скобки.
• Скопируйте символы из буфера обмена.
• Выберите в свободной части листа пустой диапазон из двух столбцов и пяти строк.
• В строке формул введите знак равенства. Нажмите Ctrl+V. Нажмите одновременно Ctrl+Shift+Ввод. Excel поместит массив обратно на лист как формулу массива. Он выглядит как обычная таблица, но нельзя изменять отдельные ячейки (рис. 6.40).
• Выделите таблицу целиком скопируйте ее в буфер, вставьте, как значения. Теперь вы можете редактировать отдельные ячейки в таблице.

Функция ВЫБОР вместо ВПР. Проблема: мне надо выбрать из пяти вариантов. Я не люблю использовать кучу вложенных ЕСЛИ, но и таблицу подстановки размещать на листе не хотелось бы. Есть ли функция, которая позволит мне указать возможные значения внутри самой функции?

Стратегии: в этой ситуации, вы можете использовать функцию ВЫБОР (рис. 6.41).

Первый аргумент функции – число от 1 до 254 (или ссылка на число). Затем необходимо указать значения для каждого возможного числа, введенные в виде отдельных аргументов. Например, =ВЫБОР(B6; " RO – без питания " ; " BB – только завтрак " ; " HB – завтрак и ужин " ; " FB – завтрак, обед и ужин " ; " AI – все включено " ; " UAI – ультра все включено ").

Немного неудобно, что вы должны указать каждый вариант как отдельный аргумент. Я всегда хочу указать все аргументы одним диапазоном, например, В8:В13, но это не будет работать. Однако, если у вас где-то на листе уже есть список аргументов, вы не нуждаетесь в использовании функции ВЫБОР; примените ВПР или ИНДЕКС.

В нашем примере функция ВЫБОР возвращает описание типа питания на основе кода, взятого в ячейке В6. Обратите внимание, что ВЫБОР работает только если у вас цифровые коды (1, 2, 3…). Если у вас буквенные коды (а, б, в…), вам, вероятно, не обойтись без таблицы подстановки. Или вы можете преобразовать буквы в цифры, используя функцию КОДСИМВ(). Например, для строчных русских букв: =КОДСИМВ([ссылка на ячейку с буквой])-223, а для прописных английских: =КОДСИМВ()-64.

Если всё же у вас есть где-то на листе список названий, у вас может появиться искушение ввести формулу =ВЫБОР(В8;В9;В10;В11;В12;В13). Вместо этого, проще использовать =ИНДЕКС(B8:B13;B6). Функция возвратит 3-й пункт из списка в В8:В13 (рис. 6.42).

Я не хочу использовать ВПР. Проблема: я дочитал книгу до этой страницы, и не полюбил ВПР. Есть ли что-нибудь, что будет делать ВПР для меня?

Стратегия: возможны два варианта: PowerPivot и Easy-XL.

Easy-XL – это сторонняя утилита, которая, в частности, включает механизмы подобные ВПР. Скачайте бесплатную 30-дневную пробную версию Easy-XL с сайта

Функция ВПР (VLOOKUP) в Excel используется для поиска данных из одной таблицы и сопоставления их с данными из другой таблицы.

Кликните по кнопке ниже для загрузки Excel файла с примерами работы функции ВПР :

Видео-урок: Как использовать функцию ВПР в Excel

Функция ВПР в Excel для чайников

На примере ниже, в таблице справа, мы хотим подставить данные результатов экзамена по математике для студента Сидорова. Нам известны данные по всем студентам из таблицы слева. Используя формулу, мы можем подставить необходимые для нас данные.

Синтаксис

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, ) – английская версия

=ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр]) – русская версия

Аргументы функции

• lookup_value (искомое_значение) – это величина для поиска, из крайнего левого столбца таблицы. Это может быть значение, ссылка на ячейку или текстовая строка. В примере со студентами это их фамилии;
• table_array (таблица) – это диапазон данных, в котором будет осуществлен поиск. Это может быть ссылка на диапазон ячеек или именованный диапазон. В примере с таблицей со студентами, это будет вся таблица, которая содержит оценку и фамилии студентов;
• col_index (номер_столбца) – это порядковый номер столбца в диапазоне с данными, из которого будет получена искомая величина;
• ([интервальный_просмотр]) – этот аргумент указывает на точность совпадения данных при поиске. Укажите “0” – если точное, “1” – если приблизительное совпадение.

Дополнительная информация

• совпадение искомых данных может быть точным и приблизительным;
• при сопоставлении по приблизительной точности данных убедитесь, что данные в таблицах отсортированы в убывающем порядке (от большого к малому). Иначе, результат сопоставления будет некорректным;
• при сопоставлении данных по приблизительной точности:
  – если функция не найдет искомое значение, она выдаст наибольшую величину, которая будет меньше чем значения поиска;
  – если функция при сопоставлении выдает ошибку #N/A, то искомое значение меньше чем самая маленькая величина в искомом диапазоне;
  – вы можете использовать подстановочные знаки для искомых значений.

Примеры использования ВПР в Excel

Пример 1. Ищем результат экзамена для студента

На примере ниже, в левой колонке таблицы указан список студентов. В правой части таблицы указаны итоговые баллы по экзаменам этих студентов.

Перед нами стоит задача узнать, какой балл получил студент Петров по Физике.

Узнать это мы можем с помощью формулы ниже:

=VLOOKUP(“Петров”,$A$3:$E$10,3,0) – английская версия

=ВПР(“Петров”;$A$3:$E$10;3;0) – русская версия

Формула выше состоит из четырех аргументов:

• “Петров” – фамилия, данные по которой, ищем;
• $A$3:$E$10 – диапазон данных с результатами экзаменов;
• “3” – порядковый номер столбца диапазона данных со значением оценки по Физике;
• “0” – точное совпадение искомого значения.

Ниже, наглядно изображено как работает по примеру наша функция.

Сначала, она ищет в крайней левой колонке диапазона данных фамилию “Петров”. Поиск происходит сверху вниз.

Как только Excel нашел точное совпадение “Петров” в диапазоне данных, система “шагает” в право, на третью колонку для отображения искомых данных.

Используя этот подход вы можете получить любые данные по каждому студенту и учебному предмету.

Например, чтобы найти результаты экзамена для студента Пескова по Химии, нам нужна формула:

=VLOOKUP(“Песков”,$A$20:$E$28,4,0) – английская версия

=ВПР(“Песков”;$A$20:$E$28;4;0) – русская версия

В приведенном выше примере фамилия студента указана в двойных кавычках. Также, можно использовать ссылку на ячейку с искомым значением. Ссылка на ячейку делает формулу динамической.

Например, если у вас есть ячейка с фамилией, и вы ищете оценку по математике, результат будет автоматически обновляться при изменении имени учащегося (как показано ниже):

Если в качестве аргумента поиска будет введена фамилия студента, которой нет в диапазоне данных, функция выдаст ошибку.

Пример 2. Двухфакторный поиск данных

На примере выше мы указывали вручную в качестве атрибута “номер_столбца” порядковый номер колонки с данными.

Но что, если мы хотим сделать поиск динамическим? Что если, мы хотим вводить имя студента и название предмета и функция автоматически выведет нужные данные? Для этого нам потребуется использовать двух факторный поиск.

Ниже пример двух факторного поиска:

Чтобы сделать двух факторную формулу поиска, важно сделать выбор данных из колонок динамическим. Так, когда пользователь меняет название предмета: Физика, Математика и т.д., в формуле изменяется соответствующий атрибут столбца с данными.

Чтобы сделать это, нам потребуется функция в качестве аргумента отвечающего за порядковый номер колонки.

Так будет выглядеть формула для двухфакторного поиска:

– английская версия

– русская версия

В формуле выше используется функция , которая отвечает за порядковый номер колонки с данными. принимает название учебного предмета как значение поиска (в ячейке “H4”) и возвращает его позицию в диапазоне ячеек “A2:E2”.

Если указать “Математика”, Excel вернет “2”, поскольку “Математика” находится в ячейке “B2” (вторая по счету в этом массиве).

Пример 3. Используем выпадающий список при двух факторном поиске

Используя способ из примера №2, нам требуется делать много ручной работы. Высок риск допустить ошибку и потратить много времени, особенно, если вы работаете с большим объемом данных.

Здесь лучше использовать выпадающие списки как значения для поиска (в нашем примере это фамилии студентов и учебные предметы).

Основываясь на тех данных, что вы выберете из выпадающего списка, функция автоматически выведет необходимые данные, как это указано на примере ниже:

Такой подход позволяет создать дашборд, с помощью которого вы легко сможете обрабатывать большие списки с данными.

Ниже мы рассмотрим, как сделать такую таблицу.

Для этого нам потребуется формула из Примера №2:

=VLOOKUP($G$5,$A$4:$E$12,MATCH($H$4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия

=ВПР($G$5;$A$4:$E$12;ПОИСКПОЗ($H$4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия

Данные поиска были преобразованы в выпадающие списки.

Чтобы сделать выпадающий список, нужно:

• Выбрать ячейку, в которой вы хотите создать выпадающий список. В нашем примере в ячейке “G4” мы указали фамилии студентов.
• Перейти к вкладке Данные -> Проверка данных.
• В диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке «Настройки» выбрать «Список» и в раскрывающемся списке выберите «Разрешить».
• В источнике выбрать $A$3:$A$10
• Нажать «ОК».

Теперь у вас появится раскрывающийся список в ячейке “G4”. Аналогично, вы можете создать его в “H3” для предметов.

Пример 4. Трех факторный поиск данных ВПР

Что такое трех факторный поиск?

В Примере 2 мы использовали одну таблицу с оценками для студентов по разным предметам. Это пример двухфакторного поиска, поскольку мы используем две переменные для получения оценки (фамилия студента и предмет).

Теперь предположим, что к концу года студент прошел три уровня экзаменов: «Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен».

Трехсторонний поиск – это возможность получить отметки студента по предмету с определенным уровнем экзамена.

Вот пример трехстороннего поиска:

В приведенном выше примере, функция ищет данные в трех разных таблицах с данными («Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен») и возвращает значения оценок студента по определенному предмету по конкретному уровню экзамена.

Для таких расчетов нам поможет формула:

=VLOOKUP(G5,CHOOSE(IF(H3=”Вступительный”,1,IF(H3=”Полугодовой”,2,3)),$A$4:$E$12,$A$16:$E$24,$A$28:$E$36),MATCH(H4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия

=ВПР(G5;ВЫБОР(ЕСЛИ(H3=”Вступительный”;1;ЕСЛИ(H3=”Полугодовой”;2;3));$A$4:$E$12;$A$16:$E$24;$A$28:$E$36);ПОИСКПОЗ(H4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия

Эта формула использует функцию CHOOSE (ВЫБОР), чтобы убедиться, что данные выбраны из правильной таблицы. Давайте проанализируем часть формулы CHOOSE (ВЫБОР):

CHOOSE(IF(H3=”Вступительный”,1,IF(H3=”Полугодовой”,2,3)),$A$4:$E$12,$A$16:$E$24,$A$28:$E$36),MATCH(H4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия

ВЫБОР(ЕСЛИ(H3=”Вступительный”;1;ЕСЛИ(H3=”Полугодовой”;2;3));$A$4:$E$12;$A$16:$E$24;$A$28:$E$36);ПОИСКПОЗ(H4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия

Первый аргумент формулы (IF(H3=”Вступительный”,1,IF(H3=”Полугодовой”,2,3) или (ЕСЛИ(H3=”Вступительный”;1;ЕСЛИ(H3=”Полугодовой”;2;3) проверяет ячейку “H3” и определяет, на какой уровень экзамена ссылаются. Если это “Вступительный”, функция возвращает данные из диапазона $A$4:$E$12, который содержит оценки для вступительного экзамена.

Если выбран уровень “Полугодовой”, то система возвращает данные из диапазона $A$16:$E$24, в другом случае она возвращает данные из диапазона $A$28:$E$36.

Такой подход делает массив таблиц динамическим и трех факторным.

Пример 5. Получаем последнее значение колонки с помощью функции VLOOKUP (ВПР)

С помощью ВПР вы можете вычислить последнее число из списка.

Наибольшее положительное число, которое вы можете использовать в Excel, равно 9.99999999999999E + 307 . Это также означает, что самый большой номер поиска в номере VLOOKUP также 9.99999999999999E + 307 .

Я не думаю, что вам когда-нибудь понадобится какой-то расчет, в котором участвует такое большое число. Но с его помощью мы можем получить последнее число в списке.

Предположим, у вас есть набор данных (в диапазоне ячеек A1:A14), как показано ниже, и вы хотите получить число из последней ячейки в списке.

Для этого нам подойдет следующая формула:

=VLOOKUP(9.99999999999999E+307,$A$1:$A$14,TRUE) – английская версия

=ВПР(9.99999999999999E+307;$A$1:$A$14;ИСТИНА)

Обратите внимание, что в формуле выше используется приблизительная точность совпадения данных (несмотря на это нет необходимости упорядочивать список).

Вот как работает функция с приблизительной точностью совпадения данных. Она просматривает левую колонку сверху вниз.

• Если он находит точное совпадение, она возвращает это значение;
• Если она находит число, превышающее значение поиска => возвращает число в ячейке над ним;
• Если значение поиска больше всех чисел в списке, функция возвращает последнее число из списка.

В нашем примере работает третий сценарий.

Число 9.99999999999999E + 307 это самое большое число, которое можно использовать в Excel, когда оно используется как критерий поиска, тогда функция VLOOKUP (ВПР) возвращает последнее число из списка.

Таким же образом вы можете использовать этот принцип для возврата последнего текстового элемента из списка. Вот формула, которая может это сделать:

=VLOOKUP(“яяя”,$A$1:$A$14,1,TRUE) – английская версия

=ВПР(“яяя”;$A$1:$A$14;1;ИСТИНА) – русская версия

Здесь действует та же логика. Система просматривает все названия из списка. Так как “яяя” самое большое текстовое значение => результатом вычисления будет самое крайнее значение из списка данных.

Пример 6. Частичный поиск с использованием символов подстановочных знаков и ВПР

Символы подстановки в Excel могут быть полезными во многих ситуациях.

Частичный поиск необходим, когда вам нужно искать значение в списке, в котором нет точного соответствия искомым данным.

Например, у вас есть набор данных, как показано ниже, и вы хотите найти компанию “ABC” в списке, но в списке есть только “ABC Ltd” вместо “ABC”.

Вы не можете использовать “ABC” в качестве значения поиска, так как в столбце “A” нет точного соответствия. Приблизительное совпадение часто приводит к ошибочным результатам и требует сортировки списка в порядке возрастания.

Однако, вы можете использовать подстановочный знак в VLOOKUP (ВПР) для более точного соответствия данных.

Введите следующую формулу в ячейку “D2” и перетащите ее в другие ячейки:

=VLOOKUP(“*”&C2&”*”,$A$2:$A$8,1,FALSE) – английская версия

=ВПР(“*”&C2&”*”;$A$2:$A$8;1;ЛОЖЬ) – русская версия

Как это работает?

В формуле, указанной выше мы добавили к значению поиска “звездочки” с двух сторон. Указывая такие “звездочки” вы даете Excel понять, что готовы осуществить поиск, при котором в искомых данных как в начале так и в конце значения могут быть любые другие слова, буквы или цифры.

Таким образом, осуществляя поиск, Excel будет понимать, что необходимо искать значение, которое содержит слово из ячейки “С2” (в нашем примере).

Например, в ячейке “C2” указано название компании “ABC”, поэтому функция просматривает значения в диапазоне данных “A2:A8” и ищет “ABC”. Она находит соответствие в ячейке “A2”, так как та содержит слово “ABC” в “ABC Ltd”. Не имеет значения, есть ли какие-либо символы слева или справа от “ABC”.

Примечание: ВПР всегда возвращает первое совпадающее значение и перестает искать дальше. Поэтому, если у вас есть название компании “ABC Ltd”. и “ABC Corporation” в списке, она вернет первый по порядку и проигнорирует остальные.

Пример 7. Функция ВПР возвращает ошибку, несмотря на совпадение в значении поиска

Это может свести вас с ума, когда вы увидите, что имеется соответствующее значение поиска, а функция возвращает ошибку.

Например, у вас в таблице есть очевидное соответствие (Иван), но система по-прежнему возвращает ошибку.

Рассматривая значения в таблице глубже, вы можете заметить, что в диапазоне данных значение “Иван “ написано с пробелом. Если в диапазоне данных по которым вы осуществляете поиск есть пробелы до значений, после или между словами, то функция их не сопоставит.

Решение есть, и зовут его – функция TRIM. Она удаляет все лишние пробелы в значениях.

Ниже формула, которая поможет вам сопоставить данные несмотря на лишние пробелы в диапазоне данных.

=VLOOKUP(“Иван”,TRIM($A$2:$A$15),1,0) – английская версия

=ВПР(“Иван”,СЖПРОБЕЛЫ($A$2:$A$15);1;0) – русская версия

Для того, чтобы функция TRIM (СЖПРОБЕЛЫ) заработала при использовании VLOOKUP (ВПР) , следует вводить формулу после набора не с помощью клавиши Enter на клавиатуре, а с помощью сочетания клавиш Ctrl + Shift + Enter.

Пример 8. Функция ВПР в Excel с несколькими условиями

Функция в своей базовой форме может искать одно значение поиска и возвращать соответствующие данные из указанного диапазона данных.

Но часто нам необходимо использовать VLOOKUP с поиском по несколькими критериям.

Представим, что у вас есть таблица с результатами экзаменов студентов по трем уровням экзамена: «Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен»:

Сопоставить данные по конкретному студенту, предмету и уровню экзамена с помощью функции ВПР – нелегкая задача, так как сопоставляя данные по студенту и предмету, она будет выдавать результат первого совпадения, но далеко не факт, что этот результат будет корректным и соответствовать необходимому уровню экзамена.

Осуществить поиск по студенту + названию предмета + уровню экзамена можно с помощью создания вспомогательного столбца, как показано на примере ниже:

Благодаря вспомогательному столбцу мы избежали того, что при сопоставлении данных, функция будет выдавать данные по не нужному уровню экзамена.

Теперь вы можете использовать значения вспомогательного столбца в качестве значений поиска.

Ниже формула, с помощью которой удобно сопоставлять данные из вашей таблицы в список студентов, распределенных по уровню экзамена.

=VLOOKUP($F3&”|”&G$2,$C$2:$D$19,2,0) – английская версия

=ВПР($F3&”|”&G$2;$C$2:$D$19;2;0) – русская версия

С помощью этой формулы мы объединили имя студента и уровень экзамена, чтобы получить значение поиска которое мы проверяем его во вспомогательном столбце и получить данные.

Пример 9. Обработка ошибок с помощью функции ВПР

Функция возвращает ошибку каждый раз, когда не может сопоставить значение поиска в заданном диапазоне данных.

В Excel есть возможность заменить сообщения об ошибке на заданное вами текстовое или числовое значение типа “Нет”, “Не доступно”, “Нет данных” и.т.д.

На примере ниже, мы пытаемся сопоставить результаты экзамена студента Ивана из таблицы. Но так как данных по Ивану в таблице нет, функция выдает ошибку.

Для того, чтобы заменить сообщение ошибки на какое-то более формальное значение нам поможет функция